HR-medewerker verzekeringen en payroll

Infano VZW; Ternat; On-site; EUR 26,000 - 36,000; Full time

Benefits offered by this job

Maaltijdcheques

Hospitalisatieverzekering

GSM-abonnement

Bedrijfswagen + tankkaart

Job summary

Infano VZW zoekt een administratieve duizendpoot voor verzekeringen, loonverwerking en algemene HR-administratie. Je registreert en volgt verzekeringen, verwerkt wijzigingen en onderhoudt contacten met verzekeraars.

Daarnaast ondersteun je loonadministratie, verzamel je uren en voer je HR-gegevens in systemen. De functie vereist een bachelor in administratie of gelijkwaardig door ervaring, uitstekende MS Office-vaardigheden, discretie en een proactieve, zelfstandige werkhouding.

Qualifications

• Je hebt minimaal een bachelor diploma in een administratieve richting of gelijkwaardig door ervaring.
• Je hebt een uitstekende kennis van MS Office, vooral van Excel.
• Je kan vertrouwelijk omgaan met gevoelige informatie.
• Je kan nauwkeurig en gestructureerd werken.
• Je beschikt over goede communicatieve vaardigheden.
• Je bent discreet, betrouwbaar en punctueel en hebt een hands-on mentaliteit.
• Je werkt proactief, zelfstandig en oplossingsgericht.
• Affiniteit met personeelsadministratie en verzekeringen is een plus maar geen must.

Responsibilities

• Registreren en opvolgen van verzekeringen.
• Verwerken van wijzigingen zoals in- en uitdiensttreding of contractaanpassingen.
• Onderhouden van contact met verzekeraars.
• Beheren van verzekeringen in het kader van schadedossiers en verzamelen van bewijsstukken.
• Controleren en voorbereiden van facturen en premies.
• Bijhouden van polisdocumenten en interne richtlijnen.
• Verzamelen en controleren van urenregistraties en verlof.
• Invoeren en actualiseren van personeelsgegevens in HR- of payrollsystemen.
• Beheren van de prestaties en administratie van flexi-jobbers en vrijwilligers.
• Opvolgen van contractwijzigingen.
• Voorbereiden van documenten voor nieuwe medewerkers.
• Controleren van inputgegevens voor maandelijkse loonverwerking.
• Assisteren bij wijzigingen in persoonlijke gegevens.
• Ondersteuning bij verwerking van onkostennota's woon-werkverkeer.
• Bijhouden van personeelsdossiers en contact met externe partijen.
• Uitvoeren van algemene administratieve taken en sleutelplanbeheer.
• Opstellen van eenvoudige rapporten en handleidingen.

Skills

Nauwkeurig

Discreet

Communicatie

Vertrouwelijkheid

Proactief

Zelfstandig werken

Organisatievermogen

Education

Bachelor diploma administratie

Tools

MS Office

MS Excel

Job description

Ben jij een administratieve duizendpoot die nauwkeurigheid en discretie hoog in het vaandel draagt? Dan ben jij misschien wel de veelzijdige kracht die we zoeken.

Verzekeringsbeheer

• Registreren en opvolgen van verzekeringen (hospitalisatie, groepsverzekering, arbeidsongevallenverzekering, brandverzekering, vrijwilligersverzekering, …)
• Verwerken van wijzigingen zoals in- en uitdiensttreding of contractaanpassingen
• Onderhouden van contact met verzekeraars
• Beheren van verzekeringen in het kader van schadedossiers en verzamelen van bewijsstukken
• Controleren en voorbereiden van facturen en premies
• Bijhouden van polisdocumenten en interne richtlijnen

Ondersteuning bij loonverwerking

• Verzamelen en controleren van urenregistraties, overuren, verlof, …
• Invoeren en actualiseren van personeelsgegevens in HR- of payrollsystemen
• Beheren van de prestaties en administratie van flexi-jobbers en vrijwilligers
• Opvolgen van contractwijzigingen (indiensttreding, verlenging, uitdiensttreding)
• Voorbereiden van documenten en formulieren voor nieuwe medewerkers
• Controleren van inputgegevens voor de maandelijkse loonverwerking
• Assisteren bij het verwerken van wijzigingen in persoonlijke gegevens (adres, bankrekening, burgerlijke staat, …)
• Ondersteuning bieden bij de verwerking van de onkostennota's in het kader van het woon-werkverkeer

Algemene administratie

• Bijhouden en archiveren van personeelsdossiers
• Contact onderhouden met externe partijen (sociaal secretariaat, verzekeraars, …)
• Uitvoeren van algemene administratieve taken (post, correspondentie, agendabeheer, …)
• Beheren van het sleutelplan
• Opstellen van eenvoudige rapporten en overzichten (afwezigheden, verlofsaldi, contracten)
• Bijdragen aan het up‑to‑date houden van interne handleidingen en HR-procedures
• Beantwoorden van eerstelijnsvragen van medewerkers over verzekeringen, verlof, …

• Je hebt minimaal een bachelor diploma in een administratieve richting of gelijkwaardig door ervaring
• Je hebt een uitstekende kennis van MS Office, vooral van Excel
• Je kan vertrouwelijk omgaan met gevoelige informatie
• Je kan nauwkeurig en gestructureerd werken
• Je beschikt over goede communicatieve vaardigheden
• Je bent discreet, betrouwbaar en punctueel en hebt een hand‑on mentaliteit
• Je werkt proactief, zelfstandig en oplossingsgericht
• Affiniteit met personeelsadministratie en verzekeringen is een plus maar geen must

• Een uitdagende functie
• Een voltijdse of 4/5de tewerkstelling
• Een dynamische en maatschappelijk relevante werkomgeving met ruimte voor initiatief.
• Een organisatie die inzet op innovatie, samenwerking en groei – ook van haar medewerkers.
• Marktconforme verloning aangevuld met extralegale voordelen:
• Maaltijdcheques
• Hospitalisatieverzekering
• GSM-abonnement
• Bedrijfswagen + tankkaart
• Een informele werksfeer waarin collegialiteit en samenwerking centraal staan

Administratie, Verzekeringen, Payroll, Communicatie, Brandverzekering, Archive, MS Office Suite, Handleiding, Administratie, Correspondentie, MS Excel, Agendabeheer