Global Artist Administration & Projects Coordinator

Banque Internationale à Luxembourg SA; Antwerpen; Remote; EUR 35,000 - 52,000; Full time

Job summary

Tomorrowland in België zoekt een Artist Administration Coordinator om de administratieve opvolging van artiesten te versterken voor internationale projecten zoals Tomorrowland België, Tomorrowland Winter en Tomorrowland Thailand.

Je coördinereert contractbeheer, facturatie en verzending van documenten, werkt nauw samen met Talent Buyers, Finance en Legal en bewaakt deadlines met een proactieve, resultaatgerichte aanpak.

Qualifications

• Bacheloropleiding of gelijkwaardig door ervaring vereist.
• Ervaring in administratie, projectcoördinatie, events of een vergelijkbare omgeving.
• Sterke organisatorische vaardigheden en een nauwgezette werkwijze.
• Ervaring met contractbeheer, facturatieprocessen of administratieve opvolging.
• Uitstekende communicatieve vaardigheden en het vermogen om professioneel te schakelen met artiesten, agencies en interne stakeholders.
• Een proactieve houding en het vermogen om meerdere prioriteiten tegelijk te beheren.
• Vlotte kennis van het Engels en Nederlands (Nederlands vereist).
• Ervaring binnen de muziek-, festival- of entertainmentsector.
• Kennis van ERP-systemen of administratieve software.

Responsibilities

• Coördineren van de volledige administratieve flow van artiestenboekingen, van contractvoorbereiding tot finale betaling.
• Opstellen, opvolgen en beheren van artiestencontracten en bijhorende deadlines.
• Controleren, verwerken en opvolgen van artiestenfacturen.
• Opvolgen van belastingdocumentatie en withholding tax-verplichtingen in samenwerking met Finance.
• Ondersteunen van artiestgerelateerde operaties binnen diverse Tomorrowland-projecten.
• Meewerken aan artiestenaankondigingen, website-updates en interne communicatie.
• Coördineren van vergaderingen, opvolgen van actiepunten en ondersteunen van projectplanningen.
• Bijdragen aan digitalisatie- en automatiseringsprojecten binnen het Artist Team.
• Fungeren als back-up en sparringpartner voor collega's om continuïteit binnen het team te garanderen.

Skills

Organisatie

Communicatie

Projectcoördinatie

Administratieve opvolging

Education

Bacheloropleiding of gelijkwaardig door ervaring

Tools

ERP-systemen

Job description

Tomorrowland in België zoekt een Artist Administration Coordinator om de administratieve opvolging van artiesten te versterken voor internationale projecten zoals Tomorrowland België, Tomorrowland Winter en Tomorrowland Thailand.

Je coördinereert contractbeheer, facturatie en verzending van documenten, werkt nauw samen met Talent Buyers, Finance en Legal en bewaakt deadlines met een proactieve, resultaatgerichte aanpak.