Project Coordinator & Admin Specialist

Jobat; Merelbeke-Melle; On-site; EUR 29,016 - 42,408; Full time

Job summary

Jobat in België zoekt een gedreven projectondersteuner die de planning van meerdere projecten coördineert in samenwerking met Project Managers. Je beheert dossiers van opstart tot oplevering en zorgt voor tijdige offerte- en documentenverwerking.

Je stemt planningen af tussen interne teams, klanten en externe partners, organiseert vergaderingen, registreert actiepunten en updates, en denkt proactief mee over wijzigingen. Je staat centraal in administratieve en financiële processen rond projecten.

Responsibilities

• Opvolgen en coördineren van de planning van meerdere projecten in samenwerking met Project Managers
• Beheren van projectdossiers van opstart tot oplevering
• Opmaken en administratief verwerken van offertes, opdrachten en projectdocumentatie
• Afstemmen van planningen tussen interne teams, klanten en externe partners
• Organiseren en voorbereiden van overlegmomenten
• Registreren en opvolgen van actiepunten, deadlines en projectupdates
• Proactief anticiperen op wijzigingen en bijsturen van planningen waar nodig
• Opmaken en verwerken van facturen en vorderingsstaten
• Controleren en registreren van gepresteerde uren
• Beheren en opvolgen van onderhoudscontracten
• Verwerken van projectgegevens ter voorbereiding van facturatie
• Ondersteunen bij projectgebonden financiële administratie, inclusief meerwerken en offertes
• Fungeren als centraal aanspreekpunt voor administratieve en planningsgerelateerde vragen
• Ondersteunen van interne communicatie en teamorganisatie
• Mee opvolgen van opleidingen en bijhorende administratieve processen

Skills

Planning en coördinatie

Job description

Jobat in België zoekt een gedreven projectondersteuner die de planning van meerdere projecten coördineert in samenwerking met Project Managers. Je beheert dossiers van opstart tot oplevering en zorgt voor tijdige offerte- en documentenverwerking.

Je stemt planningen af tussen interne teams, klanten en externe partners, organiseert vergaderingen, registreert actiepunten en updates, en denkt proactief mee over wijzigingen. Je staat centraal in administratieve en financiële processen rond projecten.