Artist Hospitality & Administration Coordinator

Banque Internationale à Luxembourg SA; Antwerpen; Remote; EUR 28,000 - 42,000; Full time

Job summary

Tomorrowland is op zoek naar een administratieve ondersteuning die het team helpt bij de opvolging van projecten, offertes, bestellingen, facturatieflows en budgetopvolging. Je onderhoudt beleidsdocumenten, templates en databases, deelt informatie helder en zorgt voor continuïteit tijdens events binnen de artist village en hospitality flow.

Je beschikt over 2-4 jaar relevante ervaring, een bachelor diploma, bent georganiseerd, discreet en flexibel; je werkt graag mee aan een warme,

Qualifications

• 2-4 jaar relevante ervaring in een administratieve functie.
• Een bachelor diploma is vereist.
• Sterke administratieve vaardigheden en nauwkeurigheid.

Responsibilities

• Ondersteunen van het team bij de administratieve opvolging van projecten (offertes, bestellingen, facturatieflows, betalingen, budgetopvolging).
• Bijhouden van beleidsdocumenten, manuals, templates en databases op een up-to-date niveau.
• Verzamel, orden en deelt informatie op een duidelijke manier voor beter overzicht en continuïteit.
• Professioneel, discreet en respectvol communiceren met artiesten, management en externe partners.
• Tijdens events operationeel ondersteunen binnen de artist village, backstage werking of hospitality flow.

Skills

Administratieve opvolging

Organisatie

Discretie

Communicatie

Education

Bachelor diploma

Job description

Artist Hospitality & Administration binnen Tomorrowland draait om artiesten, hun teams en bijzondere gasten op een warme, professionele en zorgvuldige manier te ontvangen. We zorgen ervoor dat alles klopt: van voorbereiding en planning tot backstage flow, dressing rooms, routes en de juiste details op het juiste moment.

Onze werking is de voorbije jaren sterk gegroeid. Naast Tomorrowland België zijn er onder meer Tomorrowland Winter, Tomorrowland Brasil, Tomorrowland Thailand, CORE, Magic of Tomorrowland en andere internationale projecten.

Die groei maakt onze werking rijker en internationaler, en vraagt ook meer structuur, opvolging en ondersteuning.

Waar we ook actief zijn, willen we dezelfde kwaliteit, menselijkheid en beleving bieden. Dat vraagt voorbereiding, organisatie, discretie en oog voor detail.

Achter de schermen beheren we draaiboeken, manuals, budgetten, offertes, bestellingen, facturatie, PO-aanvragen, beleidsdocumenten en onze artiestendatabase.

Ook buiten de festivals onderhouden we artiestenrelaties en ondersteunen we projecten waarbij artiesten betrokken zijn, zoals fashion, foundation, partnerships of speciale activaties.

Jouw verantwoordelijkheden

Je ondersteunt het team in de administratieve opvolging van projecten, waaronder offertes, bestellingen, PO’s, facturatieflows, betalingen en budgetopvolging.

Je houdt beleidsdocumenten, manuals, templates, draaiboeken, interne databases en relationele artiesteninformatie mee up-to-date.

Je verzamelt, ordent, bewaart en deelt informatie op een duidelijke manier, zodat er meer overzicht, continuïteit en efficiëntie ontstaat binnen het departement.

Je communiceert professioneel, discreet en respectvol met artiesten, management, collega’s en externe partners.

Tijdens events ondersteun je operationeel binnen de artist village, backstage werking of hospitality flow en schakel je snel waar nodig.

Je draagt mee verantwoordelijkheid, neemt initiatief en helpt bouwen aan een warme, gestructureerde en kwalitatieve werking.

Je hebt 2-4 jaar relevante ervaring.

Je beschikt over een bachelordiploma.

Je bent administratief sterk en werkt nauwkeurig.

Je bent georganiseerd en houdt overzicht, ook wanneer er veel tegelijk gebeurt.

Je communiceert vriendelijk, professioneel en discreet.

Je voelt goed aan hoe je met artiesten, management, collega’s en externe partners omgaat.

Je bent flexibel en bereid om tijdens events mee operationeel te ondersteunen.

Je neemt initiatief en denkt graag mee over hoe dingen beter, duidelijker of efficiënter kunnen.

Wat bieden wij?

Je komt terecht in een bijzonder team binnen een uitzonderlijke, internationale omgeving.

Je werkt mee aan een departement dat een unieke rol speelt binnen de Tomorrowland-beleving.

Je krijgt de kans om structuur te brengen in een werking die sterk gegroeid is.

Je kan mee vorm geven aan de functie, de structuur en de toekomst van het departement.

Je werkt in een omgeving waar kwaliteit, menselijkheid, vertrouwen en beleving centraal staan.

Voltijds

Locatie

minimaal vereist Onderwijs

Om in aanmerking te komen voor deze job is het van cruciaal belang dat je kennis hebt van de volgende talen

Nederlands; Vlaams

Schrijven C2 Beheersing

Spreken C2 Beheersing

Schrijven C2 Beheersing

Spreken C2 Beheersing