Front Office & Hospitality Officer

Synergie Mechelen; Brussel; On-site; EUR 26,000 - 38,000; Full time

Job summary

Synergie Mechelen zoekt een Front Office & Hospitality Officer voor een internationaal advieskantoor in Brussel. Je ontvangt directieleden, klanten en bezoekers met een warme, discrete aanpak en een professionele gastvrijheid.

Je werkt met een team van receptionisten, beheert inkomende telefoons en e-mails, regelt badges en bezoekersregistratie, en ondersteunt meetings en events met catering en logistiek. Dit is een uitdagende rol waar zelfstandig afstemmen met collega's centraal staat en waar

Qualifications

• Bedreven in gastvrijheid en klantgerichtheid.
• Uitstekende communicatieve vaardigheden.
• Betrouwbare telefoon- en e-mailafhandeling.

Responsibilities

• Hartelijk en professioneel ontvangen van gasten, klanten en bezoekers op hoog niveau.
• Zorg dragen voor een persoonlijke, gastvrije ervaring van aankomst tot vertrek.
• Behandelen van inkomende telefoons en mails.
• Aanmaken en verstrekken van tijdelijke badges en opvolgen van bezoekersregistratie.
• Vergaderzalen boeken en verzorgen, inclusief catering en speciale wensen.
• Regelen van taxi’s, transport en andere reserveringen voor gasten en medewerkers.
• Beheren van kantoorartikelen en tijdig bijbestellen.
• Ondersteunen bij evenementen en klantbezoeken.
• Zelfstandig afstemmen met het team over de dagelijkse werking

Skills

Reception

Customer service

Phone handling

Event coordination

Team collaboration

Job description

Hospitality is voor jou geen jobomschrijving, maar een manier van werken. Als Receptionist ben je het visitekaartje van een internationaal advieskantoor in Brussel. Je ontvangt directieleden, klanten en gasten zoals je dat in een goed hotel zou doen: attent, discreet en altijd een stap vooruit. Je werkt samen met een team van receptionisten en flexibele collega’s die op verschillende plaatsen worden ingezet, en je levert een niveau van service dat zich kan meten met dat van andere grote kantoren in Europa.

Jouw verantwoordelijkheden als Front Office & Hospitality Officer

• Warm en professioneel onthalen van gasten, klanten en bezoekers op hoog niveau
• Zorgen voor een persoonlijke, gastvrije ervaring van aankomst tot vertrek
• Behandelen van inkomende telefoons en mails
• Aanmaken en verstrekken van tijdelijke badges en opvolgen van de bezoekersregistratie
• Vergaderzalen boeken, klaarzetten en verzorgen, inclusief catering en bijzondere wensen
• Taxi’s, transport en andere reserveringen regelen voor gasten en medewerkers
• Beheren van kantoormateriaal en bijbestellen waar nodig
• Ondersteunen bij evenementen en klantenbezoeken
• Zelfstandig afstemmen met je team en collega’s over de dagelijkse werking