Freelance Management Assistant

Yelski; Brussel; On-site; EUR 13,000 - 20,000; Part time

Job summary

Een nucleaire scale-up in Brussel zoekt een proactieve ondersteunende medewerker met een Bachelor-denkniveau en relevante ervaring. Je bent verantwoordelijk voor het beheer van personeelsdossiers, financiële administratie en sales support. De functie biedt een hybride werkomgeving met flexibele uren en heeft een grote impact op de organisatie. Je werkt nauw samen met het team en hebt de ruimte om processen efficiënt te organiseren.

Qualifications

• Relevante ervaring in een ondersteunende rol (Office of Management support).
• Je bent in staat om ownership te nemen over processen.
• Vloeiend in Nederlands; basiscommunicatie in Frans en Engels.

Responsibilities

• Beheer van personeelsdossiers en coördinatie van onboarding.
• Voorbereiden van facturatie en beheer van financiële administratie.
• Verwerken van offertes en ondersteuning bij tenders.
• Organisatie van unieke events en beheer van mailboxen.

Skills

Proactieve houding

Communicatief in Nederlands, Frans en Engels

Nauwkeurigheid

Discretie met gevoelige informatie

Ownership

Education

Bachelor-denkniveau

Tools

MS Office

Odoo

Octopus

Job description

Yelski wil de beste oplossing bieden voor haar opdrachtgevers. Daarom werken we met een klein maar fijn team van freelancers die we daarbij inzetten. Vandaag is dat een nucleaire scale-up in Brussel. We vullen onze ploeg graag aan met jouw expertise. Lees mee, reageer via de knop hieronder of deel de opdracht met iemand voor wie de opdracht op het lijf is geschreven.

De opdracht

Bij deze nucleaire scale-up draait alles om complexe vraagstukken en innovatieve projecten. Terwijl de ingenieurs zich buigen over de techniek van de toekomst, zorg jij voor de fundering waarop zij bouwen. We zoeken geen passieve ondersteuner, maar een proactieve eigenaar die energie haalt uit het ontzorgen van een kennisgedreven organisatie. Jij brengt de grip en de ademruimte die nodig is om deze ambitieuze club gecontroleerd te laten groeien.

Binnen deze organisatie krijg je een brede en gevarieerde rol met een directe impact op de dagelijkse werking, waarbij je echt het verschil maakt voor zowel de directie als de ingenieurs. Je werkt vanuit ons kantoor in Brussel in een warme, no-nonsense sfeer waar persoonlijke ontwikkeling en een open bedrijfscultuur centraal staan. We bieden je de autonomie en het volledige vertrouwen om de administratieve processen naar je eigen hand te zetten en deze zo efficiënt mogelijk te organiseren.

Je takenpakket

HR-Fundament: Je beheert personeelsdossiers, coördineert de onboarding van nieuwe talenten en ondersteunt de interactie met het sociaal secretariaat.

Financiële Flow: Je bereidt facturatie voor, beheert binnenkomende facturen in Octopus en zorgt dat de financiële administratie vlekkeloos verloopt.

Sales & Business Support: Je verwerkt offertes, houdt CV’s van de consultants up-to-date en ondersteunt bij tenders.

Office Regie: Van het beheren van de mailboxen tot het organiseren van unieke events (zoals het 10‑jarig jubileum!) en het regelen van attenties voor collega’s.

Wat breng je mee?

Je bent iemand die maturiteit combineert met een gezonde dosis proactiviteit. Je beschikt over een Bachelor‑denkniveau en hebt relevante ervaring in een ondersteunende rol (Office of Management support). MS Office kent weinig geheimen voor je en als je al eens met CRM‑of boekhoudpakketten (zoals Odoo of Octopus) hebt gewerkt, is dat een grote plus.

Je werkt nauwkeurig, bent discreet met gevoelige informatie en durft ownership te nemen over processen. Je communiceert vloeiend in het Nederlands en trekt je plan in het Frans en Engels.

Je beschikbaarheid

We voorzien 6 tot 8 prestatiedagen per maand en schatten de workload in op gemiddeld 12u tot 16u per week. De uren kan je flexibel plannen, dat doe je bij de opstart en in goed overleg zodat de vraag van de opdrachtgever en jouw weekplanning op elkaar inhaken.

Je werkt hybride, op woensdag op kantoor in Brussel en van thuisuit. Aanwezigheid op kantoor is nodig in functie van administratieve taken, bij teammeetings of onboarding van nieuwe medewerkers. In de opstartfase word je begeleid om het werk onder de knie te krijgen. De opdracht is voor onbepaalde duur. De opstart is voorzien in de loop van april 2026.