Financieel en HR medewerker

KU Leuven; Vlaams-Brabant; Hybrid; EUR 36,000 - 48,000; Part time

Benefits offered by this job

Vakantiedagen

Hospitalisatieverzekering

Telewerk 50% mogelijk

Samenaankoop

Bedrijfsfiets

Fietsvergoeding

Openbaar vervoer korting

Job summary

KU Leuven zoekt een financieel/HR medewerker voor de afdeling Farmaceutische en Farmacologische Wetenschappen op de Health Sciences Campus Gasthuisberg. Je werkt binnen een internationaal team en bouwt mee aan SAP- en HR-processen in een parttime, hybride werkomgeving.

Je voert HR-administratieve taken uit, bereidt kostprijssimulaties voor en adviseert over contract- en financieringsmodaliteiten. Je beheert tevens financiële verrichtingen in SAP en rapporteert aan de departementale beheerder.

Qualifications

• Bachelor diploma in financieel-administratieve HR of gelijkwaardig door ervaring.
• Vloeiende communicatie in Nederlands en Engels.
• Kennis van SAP-werkprocessen en HR-financiële procedures.
• Nauwkeurig, planmatig en klantgericht werken.

Responsibilities

• Beheer van HR-administratieve dossiers en vacatures.
• Opstellen kostprijssimulaties en advies geven over aanstellingsmodaliteiten.
• Behandeling van financiële transacties in SAP (facturen, bestellingen, leveringen).
• Ondersteunen departementale antennepool en samenwerking met centrale diensten.

Skills

HR administratie

Financiële kennis

Communicatie NL/EN

Education

Bachelor financieel-administratieve HR

Tools

SAP

Job description

(ref. ATP-2026-407)
Laatst aangepast: 02/10/26

Het Departement Farmaceutische en Farmacologische Wetenschappen is een internationaal erkend departement dat deel uitmaakt van de Groep Biomedische Wetenschappen van KU Leuven en dat gevestigd is op de Health Sciences Campus Gasthuisberg. Ons departement bestaat uit een grote waaier aan verschillende disciplines en expertise in zowel het onderzoek als het onderwijs omtrent geneesmiddelenontdekking en ontwikkeling; en dit ‘from target to market’. De 10 onderzoeksgroepen verbonden aan ons departement focussen elk op een verschillend aspect gaande van diagnose tot behandeling, van ontwikkeling tot experimenteel onderzoek tot het onderzoek naar sociaal-economische facetten,...

Voor de verdere optimalisering van zowel de financiële als de HR-ondersteuning, zijn wij op zoek naar een financieel/HR medewerker die deel zal uitmaken van de departementale antennepool aangestuurd door de departementaal beheerder. Het team bestaat uit collega’s die nauw samenwerken in een sterk geïnternationaliseerde context. Voor de uitvoering van je takenpakket is het volgen van een intern accreditatietraject (SAP, HR) noodzakelijk.

• Je werkt samen met je collega's van de SAP-antennepool en met je collega HR-ondersteuners om expertise te delen, processen te verbeteren en een ononderbroken dienstverlening aan te bieden tijdens afwezigheden.
• Je behaalt via een aangeboden opleidingstraject op korte tijd de KU Leuven antenne-accreditatie (financieel + HR).
• Je blijft door deelnames aan opleidingen, zelfstudie en teamoverleg een expert in je vakgebied.
• Je bent een essentiële schakel tussen het departement en de centrale universitaire diensten (Personeelsdienst, Financiële Dienst, Juridische Dienst, Aankoopdienst, Doctoral School, Admissions, Dienst Studiegelden & Mobiliteit, …) enzorgt mee voor een vlotte doorstroom van taken en informatie.

Betreffende het financiële luik van je functie neem je, samen met je collega's van de financiële antennepool, onder andere volgende taken op:

• Je bent het eerste aanspreekpunt voor onze onderzoekers in verband met financiële en administratieve vragen.
• Je informeert en adviseert hen over de financiële procedures en richtlijnen.
• Je geeft advies over de financiële gebruiksrichtlijnen van de kredieten en volgt op dat deze tijdig en correct gebruikt worden.
• Je staat in voor de verwerking van uiteenlopende financiële verrichtingen in SAP (interne en externe facturen, bestellingen en leveringen, aankoopdossiers, leveranciersfacturen, verkoopsfacturen, ...).
• Je verwerkt eveneens beroepskosten, reiswijzers en uitgaven via kredietkaarten.
• Je beheert mee de jou toegewezen kredieten, je doet proactief voorstellen tot kredietoptimalisatie en rapporteert periodiek.

Betreffende het HR-luik van je functie neem je, samen met je collega HR-ondersteuners, onder andere volgende taken op:

• Je staat in voor de administratieve opvolging van vacatures en aanstellingen van de verschillende personeelscategorieën.
• Je stelt kostprijssimulaties op en begeleidt leidinggevenden bij het zoeken naar de best mogelijke aanstellingsmodaliteiten.
• Je volgt proactief personeelsdossiers op en adviseert de leidinggevenden en kredietbeheerders over personeelsstatuten, contractverlengingen en herfinancieringen.
• Je verwerft kennis over de HR-procedures aan KU Leuven en over de mogelijkheden en de beperkingen van de verschillende personeelsstatuten. Je krijgt hiervoor de nodige opleiding.
• Je bent in het bezit van een professioneel bachelor diploma in een financieel-administratieve-HR richting of je bent gelijkwaardig door relevante werkervaring.
• Je werkt zeer nauwkeurig, volgt de voortgang van dossiers op en behoudt steeds het overzicht.
• Je werkt efficiënt, resultaatgericht en kan goed omgaan met deadlines.
• Je kan je werk zelfstandig plannen en prioriteiten stellen en je denkt oplossingsgericht.
• Je gaat professioneel en discreet om met een veelheid aan complexe en confidentiële gegevens.
• Je kan jezelf vlot en correct uitdrukken in het Nederlands en het Engels, zowel mondeling als schriftelijk.
• Je kan je diplomatisch opstellen en weet goed om te gaan met diverse belanghebbenden.
• Je werkt vlot met courante MS-Office toepassingen.
• Je bent dynamisch en klantgericht, maar eveneens minutieus en discreet, en je stelt je flexibel op.
• Je werkt zelfstandig en autonoom maar fungeert tevens uitstekend in teamverband.
• Kennis van de interne organisatie en ervaring met SAP aan KU Leuven zijn pluspunten.

Je komt terecht in een dynamische en collegiale omgeving waar we samen inzetten op verdere vorming en professionalisering.

Wij beogen een deeltijdse tewerkstelling van minimaal 60% en maximaal 80% (bespreekbaar) voor bepaalde duur (1 jaar) met reële kans op verlenging bepaalde duur of een contract van onbepaalde duur na positieve evaluatie. Naast jouw basisloon kan je rekenen op een reeks extralegale voordelen: bijkomende vakantiedagen, groeps- en hospitalisatieverzekering, mogelijkheid tot (maximaal) 50% telewerk, samenaankoop, bedrijfsfiets, fietsvergoeding, gratis of tegen gunsttarief pendelen met het openbaar vervoer,.. B en je onmiddellijk inzetbaar in alle opdrachten van deze functie dan start je in graad 5. Beloftevolle kandidaten die nog niet alle opdrachten meteen kunnen opnemen of nog een specifiek opleidingstraject moeten doorlopen starten in graad 4.

Meer info over de inhoud van de job is te verkrijgen bij mevrouw An Haine, mail: [e-mail]. Voor vragen over de selectieprocedure kan je terecht bij mevrouw Sam Ampoorter, mail: [e-mail], of via [phone].

KU Leuven wil een inclusieve, respectvolle en sociaal veilige gemeenschap zijn. Wij omarmen diversiteit tussen individuen en groepen als een meerwaarde. Open dialoog en verschillen in perspectief zijn noodzakelijk in een ambitieuze onderzoeks- en onderwijsomgeving. In ons streven naar gelijke kansen erkennen wij de gevolgen van historische ongelijkheden. Wij aanvaarden geen enkele vorm van discriminatie op basis van, onder meer, geslacht, genderidentiteit en -expressie, seksuele oriëntatie, leeftijd, etnische of nationale afkomst, huidskleur, levensbeschouwelijke overtuiging, neurodivergentie, arbeidshandicap, gezondheid, of socio-economische status. Bij vragen over toegankelijkheid of aangeboden ondersteuning helpen we je graag op dit e-mailadres .