Financieel en HR medewerker

KU Leuven; Vlaams-Brabant; On-site; EUR 42,000 - 60,000; Full time

Job summary

KU Leuven zoekt een administratieve HR/financiële medewerker die nauwkeurig werkt en processen optimaliseert in samenwerking met SAP-antennepool en HR-ondersteuners. U behaalt via een opleidingstraject de KU Leuven antenne-accreditatie en blijft expert in het vakgebied door opleidingen en teamoverleg.

U staat in voor administratieve opvolging van vacatures en aanstellingen, kostprijssimulaties en begeleiding bij aanstellingsmodaliteiten.

Qualifications

• Je werkt nauwkeurig en behoudt het overzicht bij administratieve taken.

Responsibilities

• Samenwerken met SAP-antennepool en HR-ondersteuners om processen te verbeteren en ononderbroken dienstverlening te garanderen.

Skills

Administratieve vaardigheden

Klantgerichtheid

Plannen & prioriteren

Education

Bachelor diploma financieel-administratieve HR

Tools

SAP

MS Office

Job description

• Je werkt samen met je collega's van de SAP-antennepool en met je collega HR-ondersteuners om expertise te delen, processen te verbeteren en een ononderbroken dienstverlening aan te bieden tijdens afwezigheden.
• Je behaalt via een aangeboden opleidingstraject op korte tijd de KU Leuven antenne-accreditatie (financieel + HR).
• Je blijft door deelnames aan opleidingen, zelfstudie en teamoverleg een expert in je vakgebied.
• Je bent een essentiële schakel tussen het departement en de centrale universitaire diensten (Personeelsdienst, Financiële Dienst, Juridische Dienst, Aankoopdienst, Doctoral School, Admissions, Dienst Studiegelden & Mobiliteit, …) en zorgt mee voor een vlotte doorstroom van taken en informatie.

Betreffende het financiële luik van je functie neem je, samen met je collega's van de financiële antennepool, onder andere volgende taken op:

• Je bent het eerste aanspreekpunt voor onze onderzoekers in verband met financiële en administratieve vragen.
• Je informeert en adviseert hen over de financiële procedures en richtlijnen.
• Je geeft advies over de financiële gebruiksrichtlijnen van de kredieten en volgt op dat deze tijdig en correct gebruikt worden.
• Je staat in voor de verwerking van uiteenlopende financiële verrichtingen in SAP (interne en externe facturen, bestellingen en leveringen, aankoopdossiers, leveranciersfacturen, verkoopsfacturen, ...).
• Je verwerkt eveneens beroepskosten, reiswijzers en uitgaven via kredietkaarten.
• Je beheert mee de jou toegewezen kredieten, je doet proactief voorstellen tot kredietoptimalisatie en rapporteert periodiek.

Betreffende het HR-luik van je functie neem je, samen met je collega HR-ondersteuners, onder andere volgende taken op:

• Je staat in voor de administratieve opvolging van vacatures en aanstellingen van de verschillende personeelscategorieën.
• Je stelt kostprijssimulaties op en begeleidt leidinggevenden bij het zoeken naar de best mogelijke aanstellingsmodaliteiten.
• Je volgt proactief personeelsdossiers op en adviseert de leidinggevenden en kredietbeheerders over personeelsstatuten, contractverlengingen en herfinancieringen.
• Je verwerft kennis over de HR-procedures aan KU Leuven en over de mogelijkheden en de beperkingen van de verschillende personeelsstatuten. Je krijgt hiervoor

• nodige opleiding.
• Je bent in het bezit van een professioneel bachelor diploma in een financieel-administratieve-HR richting of je bent gelijkwaardig door relevante werkervaring.
• Je werkt zeer nauwkeurig, volgt de voortgang van dossiers op en behoudt steeds het overzicht.
• Je werkt efficiënt, resultaatgericht en kan goed omgaan met deadlines.
• Je kan je werk zelfstandig plannen en prioriteiten stellen en je denkt oplossingsgericht.
• Je gaat professioneel en discreet om met een veelheid aan complexe en confidentiële gegevens.
• Je kan jezelf vlot en correct uitdrukken in het Nederlands en het Engels, zowel mondeling als schriftelijk.
• Je kan je diplomatisch opstellen en weet goed om te gaan met diverse belanghebbenden.
• Je werkt vlot met courante MS-Office toepassingen.
• Je bent dynamisch en klantgericht, maar eveneens minutieus en discreet, en je stelt je flexibel op.
• Je werkt zelfstandig en autonoom maar fungeert tevens uitstekend in teamverband.
• Kennis van de interne organisatie en ervaring met SAP aan

Administratie, MS Office Suite, Engelse taal, Juridische Dienst, Financiële diensten, School, Nederlands, Personeelsdienst, Krediet, SAP