Projectadministrator team Vlaamse en Federale overheidsfinanciering

KU Leuven; Vlaams-Brabant; Sur place; EUR 32 000 - 46 000; Plein temps

Résumé du poste

KU Leuven zoekt een administratieve collega die onderzoekers ondersteunt bij subsidieaanvragen bij Vlaamse en federale financieringskanalen. Je draagt zorg voor een vlot en correct aanvraagproces en bewaakt deadlines. Je werkt nauw samen met onderzoekers en interne teams om documenten en gegevens tijdig en volledig aan te leveren.

Met een bachelor of gelijkwaardige achtergrond en ervaring in onderzoeksfinanciering, ben je vertrouwd met MS Office en kan je dossiers zelfstandig beheren en opvolgen.

Qualifications

• Bachelor diploma of gelijkwaardig door ervaring.
• Meerdere jaren relevante administratieve ervaring.
• Kennis van subsidieaanvragen, onderzoeksadministratie of overheidsfinanciering is een pluspunt.
• Dankzij goede kennis van MS Office kan je dossiers efficiënt beheren.

Responsabilités

• Je ondersteunt onderzoekers bij de voorbereiding, indiening en opvolging van subsidieaanvragen bij VLAIO, FWO en andere Vlaamse of federale kanalen.
• Je bewaakt deadlines en volgt dossiers gelijktijdig op, met proactieve communicatie over ontbrekende informatie.
• Je registreert en opvolgt aanvragen en toegekende projecten in de systemen.
• Je verzamelt en controleert documenten en stemt af met onderzoekers en collega's binnen LRD.
• Je bouwt expertise op rond procedures en vertaalt deze naar praktische ondersteuning voor onderzoekers.
• Je werkt samen met juridische, financiële en onderzoeksadministratieve teams voor kwalitatieve dienstverlening.

Connaissances

Administratieve vaardigheden

Taal NL/EN

Communicatie NL/EN

MS Word

MS Excel

Access

Formation

Bachelor diploma of gelijkwaardig

Outils

MS Word

MS Excel

Access

Description du poste

Je wordt deel van de dienst Vlaamse en Federale Overheidsfinanciering binnen KU Leuven Research & Development (LRD).

Samen met je collega's ondersteun je onderzoekers bij de voorbereiding, indiening en opvolging van onderzoeksprojecten die worden gefinancierd door Vlaamse en federale overheden, met een bijzondere focus op VLAIO en het Fonds Wetenschappelijk Onderzoek (FWO).

Je combineert administratieve nauwkeurigheid met inhoudelijke ondersteuning en draagt bij aan een vlot en correct aanvraagproces, zodat onderzoekers zich maximaal kunnen concentreren op hun onderzoek.

• Je bent een belangrijk aanspreekpunt voor onderzoekers bij de voorbereiding en indiening van subsidieaanvragen bij VLAIO, FWO en andere Vlaamse of federale financieringskanalen;
• Je begeleidt onderzoekers bij het administratieve luik van hun aanvraag en zorgt ervoor dat dossiers tijdig, volledig en correct worden ingediend;
• Je verzamelt en controleert de nodige documenten en gegevens, en stemt hiervoor af met onderzoekers en collega's binnen LRD;
• Je bewaakt deadlines en volgt verschillende dossiers gelijktijdig op, waarbij je proactief communiceert over ontbrekende informatie of aandachtspunten;
• Je zorgt voor een correcte registratie en administratieve opvolging van aanvragen en toegekende projecten in de bestaande systemen;
• Je bouwt expertise op rond de procedures en richtlijnen van VLAIO, FWO en andere onderzoeksfinanciers, en vertaalt die naar praktische ondersteuning voor onderzoekers;
• Je werkt nauw samen met collega's uit juridische, financiële en onderzoeksadministratieve teams om een kwalitatieve dienstverlening te garanderen;
• Je hebt interesse in zowel administratief werk als in de inhoudelijke context van onderzoek en onderzoeksfinanciering.

• Je bent in het bezit van een bachelordiploma of bent gelijkwaardig door ervaring;
• Je hebt meerdere jaren relevante administratieve ervaring of bent een snelle leerling met een sterke interesse in onderzoeksfinanciering. Kennis van of ervaring met subsidieaanvragen, onderzoeksadministratie of overheidsfinanciering is een pluspunt;
• Je kan je zowel mondeling als schriftelijk vlot uitdrukken in het Nederlands en het Engels;
• Je beschikt over een goede kennis van MS Office-pakketten (Word, Excel, Access);
• Je kan zelfstandig, proactief en op een efficiënte manier een dossierflow verwerken en hebt zin voor orde en systematiek. Je haalt energie en voldoening uit het afwerken van dossiers.

Administratie, Engelse taal, Onderzoek, Nederlands, MS Excel, Onderzoek