Executive & Personal Assistant to the CEO – Assistant(e) personnel(le) du CEO (H/F/X)

Martelange.lu; Martelange; On-site; EUR 60,000 - 85,000; Full time

Benefits offered by this job

Rémunération compétitive

CDI à Martelange

Avantages divers

Job summary

Martelange.lu recherche une personne de confiance pour devenir le bras droit organisationnel du CEO, capable de prendre des décisions et de proposer des solutions sans relance.

Poste basé à Martelange, en contact direct avec le CEO et les sociétés du groupe situées en Belgique et au Luxembourg. CDI à temps plein, rémunération compétitive et avantages. Maîtrise du français et de l’anglais requise et autonomie élevée.

Qualifications

• Expérience confirmée d'au moins cinq ans en assistanat de direction ou expérience équivalente auprès d’un dirigeant.
• Maîtrise parfaite du français et bonne maîtrise de l’anglais.
• Excellentes compétences organisationnelles et discrétion absolue.

Responsibilities

• 1. Gestion autonome des dossiers : prise en charge complète et suivi jusqu’à résolution.
• 2. Agenda et priorités : gestion de l’agenda, arbitrage des priorités, réorganisation rapide.
• 3. Réunions et suivi des décisions : préparation des réunions, rédaction CR, relance des interlocuteurs.
• 4. Coordination transversale : liaison avec les sociétés du groupe et partenaires externes.
• 5. Communication : tri et traitement des mails/appels, rédaction de courriers.
• 6. Déplacements et logistique : organisation des déplacements et événements professionnels.
• 7. Administration : gestion des dossiers, notes de frais et suivi des factures.
• 8. Gestion personnelle et conciergerie : organisation des demandes personnelles et logistique du quotidien.

Skills

Assistanat de direction

Anglais

Français

MS Office

Tools

Microsoft Office

Job description

À propos du poste

Nous recherchons une véritable personne de confiance, capable de devenir le bras droit organisationnel de notre CEO. Pas une assistante qui exécute uniquement des demandes, mais une personne à qui l'on confie un problème et qui revient avec une solution, sans qu'il soit nécessaire de relancer.

Martelange.lu est une entreprise dynamique située à Martelange, à la frontière belgoluxembourgeoise. Le CEO dirige plusieurs sociétés aux activités commerciales, immobilières et opérationnelles différentes, entre la Belgique et le Luxembourg. Vous évoluerez dans cet environnement multisociétés, avec de nombreux interlocuteurs internes et externes.

Votre mission

libérer le CEO des contraintes organisationnelles, administratives et logistiques, tant professionnelles que personnelles, en assurant une prise en charge proactive, autonome et rigoureuse de chaque demande, jusqu'à sa résolution complète. Vous savez distinguer les décisions qui nécessitent réellement l'intervention du CEO de celles que vous pouvez prendre vous-même, dans un cadre de responsabilité clairement défini.

Lieu : Martelange, à la frontière belgo-luxembourgeoise

Rattachement : directement au CEO

Entrée en fonction : dès que possible

Responsabilités principales

• 1. Gestion autonome des dossiers : prendre en charge intégralement les dossiers confiés, sans supervision permanente, et en assurer le suivi systématique jusqu'à leur résolution. Aucune demande ne reste sans réponse, aucun dossier sans conclusion.


• 2. Agenda et priorités : gérer et protéger l'agenda du CEO, arbitrer les priorités, anticiper les conflits et réorganiser rapidement en cas d'imprévu.


• 3. Réunions et suivi des décisions : préparer les réunions (ordres du jour, documents, chiffres), rédiger les comptes rendus et relancer les interlocuteurs jusqu'à l'exécution des décisions et des engagements.


• 4. Coordination transversale : assurer la liaison entre le CEO, les responsables des différentes sociétés du groupe et les partenaires externes (clients, fournisseurs, banques, conseillers).


• 5. Communication : trier et traiter les e-mails et appels, répondre directement lorsque c'est possible, rédiger courriers et messages, et filtrer ce qui doit réellement remonter au CEO.


• 6. Déplacements, voyages et dîners : organiser de A à Z les déplacements professionnels et internationaux, rendezvous, événements et dîners, en réglant chaque détail pratique (transport, hôtel, réservations, documents).


• 7. Administration : gérer les dossiers, contrats, notes de frais et le suivi des factures pour les différentes sociétés ; garder une documentation organisée et facile à retrouver.


• 8. Gestion personnelle et conciergerie privée : organisation des déplacements privés, réservations, coordination de prestataires, suivi de travaux et d'interventions, rendezvous personnels (banque, administrations), gestion des demandes personnelles et de toute question logistique du quotidien.

Sens des priorités : vous distinguez ce qui est réellement urgent de ce qui peut attendre. Sens du service : vous comprenez les exigences d'un dirigeant et y répondez avec efficacité et bon sens. Discrétion absolue : vous traitez les informations professionnelles et privées avec une confidentialité totale. Réactivité : vous vous adaptez à un agenda évolutif, gérez les imprévus et répondez rapidement aux demandes urgentes.

Votre profil

Expérience confirmée d'au moins cinq ans en assistanat de direction, en assistanat personnel auprès d'un dirigeant ou dans un environnement particulièrement exigeant. Une candidature exceptionnelle ne remplissant pas strictement ce critère sera également étudiée.

Maturité, intelligence pratique, bon sens et fiabilité : ces qualités comptent autant que les compétences administratives. Français irréprochable et bonne maîtrise de l'anglais.

À l'aise avec Microsoft Office (Outlook, Excel, Word, PowerPoint) et les outils numériques. Permis B et véhicule personnel, Martelange étant peu desservi par les transports en commun.

Ce que nous offrons Une fonction de confiance, en contact direct et quotidien avec la direction générale. De vraies responsabilités et une réelle autonomie, avec la liberté d'organiser votre travail et de prendre des décisions. Une grande diversité de missions, entre plusieurs sociétés, la Belgique et le Luxembourg, le professionnel et le privé. Une rémunération à la hauteur des exigences du poste, assortie d'avantages. Un CDI à temps plein à Martelange.