Executive Assistant (FR / NL)

Gosselin & de Walque; Brussel; Sur place; EUR 52 000 - 68 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

CDI

Impact direct

Environnement stimulant

Équilibre travail-vie

Résumé du poste

FINN et Gosselin & de Walque, leader en communication stratégique et affairs publiques en Belgique, recherche un(e) assistant(e) de direction polyvalent(e). Master et 7 ans d'expérience, maîtrise Word/Excel/PowerPoint et outils digitaux (Google, Slack, Teamleader).

Vous coordonnez les agendas, organisez les réunions et assurez le reporting et le suivi administratif, en soutien des fondateurs et de l'équipe. CDI, Bruxelles, au moins 4 jours au bureau, équilibre vie pro/perso et autonomie.

Qualifications

• Titulaire d'un Master en gestion administrative, comptabilité, RH ou domaine équivalent.
• Minimum 7 années d'expérience dans une fonction similaire.
• Maîtrise des logiciels Word, Excel et PowerPoint et des outils digitaux (Google, Slack, Teamleader).

Responsabilités

• Coordination des agendas des fondateurs et organisation des réunions.
• Support administratif transversal pour l'équipe et reporting client.
• Gestion des véhicules, assurances et abonnements.
• Suivi des outils opérationnels et logistique des bureaux.
• Appui dans le recrutement et les processus RH, onboarding.

Connaissances

7 ans d'expérience

Autonomie & proactivité

Bilinguisme FR/NL

Excellentes communication écrite/orale

Organisation et rigueur

Formation

Master en gestion administrative, comptabilité, RH ou équivalent

Outils

Word

Excel

PowerPoint

Google apps

Slack

Teamleader

Description du poste

FR - ASSISTANT-E DE DIRECTION

Zie Nederlands hieronder

Vous avez organisé votre premier agenda avant même de savoir lire ? L'idée de jongler entre trois priorités simultanées - et 4 fondateurs motivés - vous stimule plutôt qu'elle ne vous stresse ? Vous avez au moins 7 ans d'expérience dans un rôle d'assistant(e) de direction ou de secrétariat? Alors, on a besoin de vous.

Qui sommes-nous ?

FINN et Gosselin & de Walque ont récemment fusionné pour devenir le leader de la communication stratégique et des affaires publiques en Belgique. Nous servons des clients exceptionnels et réalisons des missions de haut niveau.

Les membres de notre équipe ont notamment été les Directeurs de la communication ou Conseillers du Premier ministre, de Vice-Premiers ministres et de Ministres-Présidents, responsables de la communication de sociétés cotées, encore vice-président d'une start-up tech à Berlin, et journalistes pour des médias nationaux. Nous sommes aussi membre d'Only Entrepreneurs, réseau européen de bureaux de conseil en communication stratégique.

Nous recherchons un(e) assistant(e) de direction polyvalent(e), autonome et chaleureux (contrat à durée indéterminée).

Principales responsabilités

Votre rôle est essentiel pour nous : vous serez la cheville ouvrière qui permet à l'équipe de fonctionner au meilleur de ses capacités. Proactif(-ve) et dynamique, vous prenez les devants sans attendre qu'on vous le demande.

Support aux fondateurs et à l'équipe

• Coordination des agendas des fondateurs
• Organisation des réunions d'équipe hebdomadaires et suivi des actions
• Support administratif transversal pour l'ensemble des collaborateurs

Opérations et administration

• Assistance à l'équipe pour le reporting et la facturation clients
• Gestion des voitures de société, des assurances et des abonnements
• Suivi et mise à jour des outils et fichiers opérationnels du cabinet
• Coordination logistique des bureaux, réservation des salles de réunions

Ressources humaines (en appui)

• Appui dans la préparation des cycles d'évaluation et suivi des procédures associées
• Assistance aux processus de recrutement (logistique, coordination, onboarding)
• Support à l'équipe Happiness : organisation des team buildings, événements internes et moments de convivialité

Comptabilité (en appui)

• Assistance au suivi des factures et des paiements
• Liaison avec le bureau comptable et le groupe Only pour les opérations courantes

Qui êtes-vous ?

• Vous êtes titulaire d'un Master en gestion administrative, en comptabilité, en ressources humaines ou tout autre domaine.
• Vous démontrez une expérience réussie de minimum 7 ans dans une fonction similaire.
• Vous maîtrisez parfaitement l'utilisation des logiciels de type Word, Excel et PowerPoint ainsi que les principaux outils digitaux (Google et/ou Microsoft, Slack, les plateformes de timesheet telles que Teamleader, etc.)
• Vous comprenez le fonctionnement des plateformes de comptabilité, secrétariat social, gestion de projets, marchés publics, ... ou vous êtes prêt(e) à y être formé(e).
• Vous êtes positif(-ve), dynamique et autonome : vous prenez des initiatives et vous adorez trouver des solutions.
• Votre expression tant à l'écrit qu'à l'oral est impeccable.
• Vous avez une connaissance active du français ou du néerlandais et êtes disposé(e) à progresser activement dans la deuxième langue (le bilinguisme est un plus). Une connaissance passive de l'anglais est requise.
• Vous êtes réactif(ve) et vous respectez les échéances, même quand tout s'accélère.
• Vous êtes disponible pour travailler depuis nos bureaux situés à Bruxelles au minimum 4 jours par semaine.
• Vous partagez nos valeurs : la recherche de l'intelligence, la franchise, l'engagement.

Ce que nous offrons

• Un contrat de travail à durée indéterminée dans une entreprise en pleine croissance.
• Un rôle à impact direct sur la qualité du travail de l'équipe et le bon fonctionnement de la maison.
• Un environnement de travail respectueux et stimulant. Chez FINN/Gosselin & de Walque, vous trouverez des collègues qui respectent et encouragent la responsabilité et l'autonomie, mais qui vous apportent un esprit d'équipe, une convivialité et l'envie de travailler ensemble.
• Un réel équilibre vie professionnelle - vie privée. Nous sommes plusieurs à mener une vie de famille et des activités extra-professionnelles. Nous comprenons que tout n'est pas toujours planifiable. C'est pourquoi nous croyons fermement au travail d'équipe. Si nous encourageons chacun à travailler au bureau trois jours par semaine afin de renforcer la collaboration et l'esprit d'équipe, nous soutenons également le travail à distance.

NL - DIRECTIEASSISTENT

Had jij al een agenda nog voor je kon lezen? Jongleren tussen drie prioriteiten - en vier cofounders - lijkt je eerder spannend dan stresserend? Heb je minstens zeven jaar ervaring als directieassistent(e)? Dan zijn we op zoek naar jou!

Wie zijn wij?

Vorig jaar gingen FINN en Gosselin & de Walque samen om Belgisch marktleider te worden in strategische communicatie en public affairs. Met ons team van ervaren specialisten werken we voor prestigieuze klanten en aan opdrachten met een grote zichtbaarheid en een duidelijke maatschappelijke relevantie.

In ons team vind je voormalige communicatiedirecteurs van eerste ministers en beursgenoteerde bedrijven, voormalige journalisten uit nationale media, een ex-VP van een succesvolle techstartup in Berlijn, generaals en de oprichter van een influencer marketing agency in San Francisco. Als onderdeel van Only, een Europese groep van creatieve ondernemers, combineren we ambitie met een cultuur die gericht is op samenwerking en resultaten.

We zoeken een directieassistent(e) die polyvalent is, zelfstandig kan werken en een warme persoonlijkheid heeft (contract van onbepaalde duur).

Belangrijkste verantwoordelijkheden

Voor ons is je job van essentieel belang: jij bent de spil die ervoor zorgt dat het team optimaal kan functioneren. Je bent proactief en dynamisch en neemt het initiatief zonder te wachten tot iemand je daarom vraagt.

Ondersteuning van de co-founders en van het team

• Coördinatie van de agenda’s van de co-founders
• Organisatie van wekelijkse teamvergaderingen en opvolging van actiepunten
• Administratieve ondersteuning voor alle teamleden

Operations en administratie

• Beheer van bedrijfswagens, verzekeringen en abonnementen
• Opvolgen en up to date houden van de operationele tools en documenten van het kantoor
• Logistieke coördinatie van de kantoren, reservering van vergaderruimtes

Personeelszaken (ondersteuning)

• Ondersteuning bij de voorbereiding van evaluaties en het opvolgen van de bijbehorende procedures
• Ondersteuning bij wervingsprocessen (coördinatie, opvolging, onboarding)
• Ondersteuning van het Happiness-team: organisatie van teambuildings, interne evenementen en get-togethers

Boekhouding (ter ondersteuning)

• Ondersteuning bij het opvolgen van facturen en betalingen
• Contactpersoon voor het boekhoudkantoor en de Only-groep voor dagelijkse verrichtingen

Wie ben jij?

• Je hebt een masterdiploma in administratief beheer, boekhouding, human resources of een ander vakgebied.
• Je kunt bogen op minimaal 7 jaar succesvolle ervaring in een vergelijkbare functie.
• Je gebruikt vlot software zoals Word, Excel en PowerPoint perfect, evenals courante digitale tools zoals Google en/of Microsoft, Slack, timesheet-platforms zoals Teamleader, enz.
• Je begrijpt hoe boekhoudplatforms, sociale secretariaten, projectbeheer, overheidsopdrachten, ... werken, of bent bereid hierin opgeleid te worden.
• Je bent positief, dynamisch en zelfstandig: je neemt initiatief en vindt het geweldig om oplossingen te bedenken.
• Je drukt je uitstekend uit, zowel schriftelijk als mondeling.
• Je hebt een actieve kennis van het Nederlands of het Frans en bent bereid om de tweede taal actief te leren (tweetaligheid is een pluspunt). Een passieve kennis van het Engelse is vereist.
• Je bent reactief en houdt je aan deadlines, zelfs als het tempo omhoog gaat.
• Je bent beschikbaar om minimaal 4 dagen per week vanuit onze kantoren in Brussel te werken.
• Je deelt onze waarden: intelligentie & ambitie, openheid & nieuwsgierigheid en toewijding en zorgzaamheid.

Wat bieden wij?

• Een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde duur bij een snelgroeiend bedrijf.
• Een functie met directe invloed op de kwaliteit van het teamwerk en de goede werking van het kantoor.
• Een respectvolle en stimulerende werkomgeving. Bij FINN/Gosselin & de Walque vind je collega's die eigen verantwoordelijkheid en autonomie respecteren en aanmoedigen, maar die ook teamgeest, gezelligheid en de wil om samen te werken belangrijk vinden.
• Een balans tussen werk en privéleven. Velen van ons hebben een gezinsleven en nevenactiviteiten. We begrijpen dat niet alles altijd te plannen is. Daarom geloven we sterk in teamwerk. Hoewel we iedereen aanmoedigen om drie dagen per week op kantoor te werken om de samenwerking en teamgeest te versterken, ondersteunen we ook werken op afstand.