Executive Assistant (FR / NL)

Gosselin & de Walque; Brussel Hoofdstad; Hybride; EUR 45 000 - 65 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

CDI

Rôle à impact direct

Équilibre vie professionnelle / vie pr

Télétravail partiel possible

Environnement stimulant

Résumé du poste

FINN et Gosselin & de Walque recrutent un(e) assistant(e) de direction polyvalent(e) et autonome, rattaché(e) à une équipe en pleine croissance à Bruxelles. Vous coordonnez les agendas, soutenez les fondateurs et l’équipe, et assurez le reporting & la facturation.

Le candidat idéal possède un Master pertinent, au moins 7 ans d’expérience et une maîtrise avancée des outils Word/Excel/PowerPoint ainsi que des plateformes numériques comme Google, Slack et Teamleader. CDI et équilibre vie pro/perso.

Qualifications

• Master exigé en gestion administrative, comptabilité ou RH.
• Expérience réussie d’au moins 7 ans dans une fonction similaire.
• Maîtrise des outils Word, Excel et PowerPoint et des outils digitaux (Google/Microsoft, Slack, Teamleader).

Responsabilités

• Coordination des agendas des fondateurs et organisation des réunions.
• Suivi des actions et support administratif transversal.
• Reporting et facturation des clients, gestion des frais et abonnements.
• Support RH et processus de recrutement, onboarding.
• Gestion des véhicules, assurances et outils opérationnels.
• Organisation logistique des bureaux et réservation des salles de réunions.
• Soutien à la comptabilité et liaison avec le cabinet comptable et le réseau Only.
• Soutien à l’équipe Happiness et organisation d’événements internes.

Formation

Master en gestion administrative / comptabilité / ressources humaines

Outils

Word

Excel

PowerPoint

Google Workspace

Slack

Teamleader (timesheet)

Description du poste

Vous avez organisé votre premier agenda avant même de savoir lire ? L'idée de jongler entre trois priorités simultanées - et 4 fondateurs motivés - vous stimule plutôt qu'elle ne vous stresse ? Vous avez au moins 7 ans d'expérience dans un rôle d'assistant(e) de direction ou de secrétariat? Alors, on a besoin de vous.

Qui sommes-nous ?

FINN et Gosselin & de Walque ont récemment fusionné pour devenir le leader de la communication stratégique et des affaires publiques en Belgique. Nous servons des clients exceptionnels et réalisons des missions de haut niveau.

Les membres de notre équipe ont notamment été les Directeurs de la communication ou Conseillers du Premier ministre, de Vice-Premiers ministres et de Ministres-Présidents, responsables de la communication de sociétés cotées, encore vice-président d'une start-up tech à Berlin, et journalistes pour des médias nationaux. Nous sommes aussi membre d'Only Entrepreneurs, réseau européen de bureaux de conseil en communication stratégique.

Nous recherchons un(e) assistant(e) de direction polyvalent(e), autonome et chaleureux (contrat à durée indéterminée).

Principales responsabilités

Votre rôle est essentiel pour nous : vous serez la cheville ouvrière qui permet à l'équipe de fonctionner au meilleur de ses capacités. Proactif(-ve) et dynamique, vous prenez les devants sans attendre qu'on vous le demande.

Support aux fondateurs et à l'équipe

• Coordination des agendas des fondateurs
• Organisation des réunions d'équipe hebdomadaires et suivi des actions
• Support administratif transversal pour l'ensemble des collaborateurs

Opérations et administration

• Assistance à l'équipe pour le reporting et la facturation clients
• Gestion des voitures de société, des assurances et des abonnements
• Suivi et mise à jour des outils et fichiers opérationnels du cabinet
• Coordination logistique des bureaux, réservation des salles de réunions

Ressources humaines (en appui)

• Appui dans la préparation des cycles d'évaluation et suivi des procédures associées
• Assistance aux processus de recrutement (logistique, coordination, onboarding)
• Support à l'équipe Happiness : organisation des team buildings, événements internes et moments de convivialité

Comptabilité (en appui)

• Assistance au suivi des factures et des paiements
• Liaison avec le bureau comptable et le groupe Only pour les opérations courantes

Qui êtes-vous ?

• Vous êtes titulaire d'un Master en gestion administrative, en comptabilité, en ressources humaines ou tout autre domaine.
• Vous démontrez une expérience réussie de minimum 7 ans dans une fonction similaire.
• Vous maîtrisez parfaitement l'utilisation des logiciels de type Word, Excel et PowerPoint ainsi que les principaux outils digitaux (Google et/ou Microsoft, Slack, les plateformes de timesheet telles que Teamleader, etc.)
• Vous comprenez le fonctionnement des plateformes de comptabilité, secrétariat social, gestion de projets, marchés publics, ... ou vous êtes prêt(e) à y être formé(e).
• Vous êtes positif(-ve), dynamique et autonome : vous prenez des initiatives et vous adorez trouver des solutions.
• Votre expression tant à l'écrit qu'à l'oral est impeccable.
• Vous avez une connaissance active du français ou du néerlandais et êtes disposé(e) à progresser activement dans la deuxième langue (le bilinguisme est un plus). Une connaissance passive de l'anglais est requise.
• Vous êtes réactif(ve) et vous respectez les échéances, même quand tout s'accélère.
• Vous êtes disponible pour travailler depuis nos bureaux situés à Bruxelles au minimum 4 jours par semaine.
• Vous partagez nos valeurs : la recherche de l'intelligence, la franchise, l'engagement.

Ce que nous offrons

• Un contrat de travail à durée indéterminée dans une entreprise en pleine croissance.
• Un rôle à impact direct sur la qualité du travail de l'équipe et le bon fonctionnement de la maison.
• Un environnement de travail respectueux et stimulant. Chez FINN/Gosselin & de Walque, vous trouverez des collègues qui respectent et encouragent la responsabilité et l'autonomie, mais qui vous apportent un esprit d'équipe, une convivialité et l'envie de travailler ensemble.
• Un réel équilibre vie professionnelle - vie privée. Nous sommes plusieurs à mener une vie de famille et des activités extra-professionnelles. Nous comprenons que tout n'est pas toujours planifiable. C'est pourquoi nous croyons fermement au travail d'équipe. Si nous encourageons chacun à travailler au bureau trois jours par semaine afin de renforcer la collaboration et l'esprit d'équipe, nous soutenons également le travail à distance.

Operations en administratie