Executive Assistant

Boplan België; Wevelgem; Sur place; EUR 45 000 - 65 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Salaris met extra’s

Résumé du poste

Boplan België zoekt een Executive Assistant die nauw samenwerkt met de CEO en het directieteam. Je ondersteunt dagelijkse activiteiten, plant vergaderingen en verzorgt reisplanning en communicatie met interne en externe stakeholders.

Je beheert rapporten, notulen, presentaties en documenten, neemt deel aan vergaderingen en coördineert business events. Je bent sleutel voor fleetbeheer, mobiel beheer en onthaal, met potentieel voor hospitality taken in de toekomst.

Qualifications

• Masterdiploma of gelijkwaardig denkniveau, bij voorkeur Organisatie & Management.
• Ervaring als Management Assistant of vergelijkbare functie is een sterke meerwaarde.
• Uitstekende PC-vaardigheden, Office 365, en bereidheid te verdiepen in Dynamics Navision, PowerBI en Legisway.
• Sterke interpersoonlijke vaardigheden, proactief en discreet in vertrouwelijke informatie.
• Vlot in Nederlands, Engels en Frans.

Responsabilités

• Agenda beheren van de CEO, vergaderingen, afspraken en reizen.
• Back-up in travel management en travel requests van A tot Z.
• Coördineren van interne en externe communicatie voor de CEO.
• Opmaak en beheer van rapporten, presentaties en documenten.
• Notuleren tijdens vergaderingen en opvolgen van acties.
• Organiseren en coördineren van business events.
• Beheer van fleet en mobiel management binnen de organisatie.
• Ontvangstbeheer en soms back-up op onthaal.
• Toekomstig hospitalitydeel kan toegevoegd worden.

Connaissances

Office 365

Multitasking

Communicatie

Time management

Dutch language

English

French

Formation

Masterdiploma

Outils

Microsoft Dynamics Navision

PowerBI

Legisway

Description du poste

JOUW ROL IN ONS TEAM

Als Executive Assistant werk je nauw samen met de CEO en het directieteam van Boplan. Je speelt een essentiële rol bij het ondersteunen van hun dagelijkse activiteiten en het efficiënt laten verlopen van management processen. Je bent het aanspreekpunt in afwezigheid van de CEO, waardoor je een cruciale rol speelt binnen onze organisatie.

• Je bent verantwoordelijk voor het agendabeheer van de CEO, inclusief het efficiënt inplannen van vergaderingen, afspraken en reizen.
• Je bent back-up in het travel management proces, waarbij travel requests van A tot Z behartigd worden.
• Je coördineert interne en externe communicatie, waaronder telefoons, e-mails en correspondentie van de CEO.
• Je staat in voor de opmaak en het beheer van rapporten, presentaties en andere (confidentiële) zakelijke documenten.
• Je neemt deel aan vergaderingen, notuleert en volgt agenda- en actiepunten nauwgezet op.
• Je organiseert en coördineert business events.
• Je bent een essentiële schakel tussen de CEO en het directieteam enerzijds en medewerkers, general managers, klanten en externe contacten anderzijds.
• Je bent verantwoordelijk voor het volledige fleetbeheer voor binnen- en buitenland.
• Je beheert het volledige proces rond mobile phones binnen de organisatie.
• Je bent betrokken bij het beheer van het onthaal en je fungeert op bepaalde momenten als back-up.
• Op termijn kan het luik hospitality toegevoegd worden, met verantwoordelijkheid voor de onthaalbedienden.

JOUW PROFIEL

• Je beschikt over een masterdiploma of gelijkwaardig denkniveau en behaalde bij voorkeur een diploma binnen bijv. Organisatie & Management.
• Ervaring als Management Assistant of in een vergelijkbare functie is een sterke meerwaarde.
• Je beschikt over uitstekende PC-vaardigheden, waaronder kennis van Office 365 en je bent bereid je te verdiepen in Microsoft Dynamics (Navision), in PowerBI en in Legisway voor documentenbeheer.
• Jouw sterke interpersoonlijke vaardigheden maken het mogelijk om gemakkelijk te connecteren met anderen. Je communiceert op een effectieve en zelfverzekerde manier en je hebt uitstekende organisatorische vaardigheden.
• Je spreekt vlot Nederlands, Engels en Frans.
• Je bent flexibel en veerkrachtig en je beschikt over een groot probleemoplossend vermogen.
• Je presteert goed onder druk en je blinkt uit in time management, waardoor je in staat bent om te multitasken en prioriteiten te stellen in een veeleisende en veranderende omgeving.
• Je kan diplomatisch en discreet omgaan met vertrouwelijke informatie.
• Door jouw proactieve en assertieve houding, ben je in staat om zelfstandig de juiste beslissingen te nemen.
• Je beschikt over de nodige leidinggevende vaardigheden om een klein team aan te sturen.

ONS AANBOD

• Jezelf verder ontwikkelen in een innoverend en dynamisch bedrijf in volle groei
• Een uitdagende en afwisselende job waar eigen initiatief sterk wordt gewaardeerd
• Een inspirerende loopbaan in een sterk collegiale groepssfeer waar we spreken met elkaar
• Een modern kader, met vlotte bereikbaarheid
• En uiteraard een mooi salaris met extra’s