Evenementen & Administratie Coördinator

Gemeentebestuur Kalmthout; Kalmthout; On-site; EUR 40,000 - 55,000; Full time

Job summary

Gemeentebestuur Kalmthout zoekt een gedreven medewerker voor leidinggevende en coördinerende taken binnen het evenementenloket. Je coördineert diverse activiteiten en projecten en draagt actief bij aan procesoptimalisatie binnen het team evenementen.

Daarnaast geef je advies ter ondersteuning van beleid en planning, denk je mee over operationele verbeteringen en fungeer je als eerste aanspreekpunt voor organisatoren. Je werkt nauw samen met interne afdelingen en externe partners.

Responsibilities

• Zelfstandig coördineren van verschillende activiteiten en projecten.
• Actief meedenken over de optimalisatie van processen en procedures binnen het team evenementen.
• Aanreiken van cijfers, voorstellen en signalen ter ondersteuning van beleid en planning.
• Meedenken over verbeteringen in werking, klantvriendelijkheid en dienstverlening.
• Medebeheer van het gemeentelijk evenementenloket: opvolging van aanvragen via het loket Flowlab, controleren op volledigheid, advies inwinnen, afstemmen met Uitleendienst over materialen, eerste aanspreekpunt voor organisatoren.
• Periodiek opmaken van dossiers voor het college met adviezen over veiligheid, milieu en regelgeving rond evenementen.
• Occasioneel logistieke ondersteuning bij evenementen: opbouw/afbraak en catering/ vrijwilligersbeheer.
• Administratieve taken: algemene administratie, financiën, subsidies en facturatie.
• Communicatieve taken: duidelijke informatie aan burgers, verenigingen en derden, en interne/ externe afstemming.
• Noden signaleren om dienstverlening te verbeteren.

Job description

Gemeentebestuur Kalmthout zoekt een gedreven medewerker voor leidinggevende en coördinerende taken binnen het evenementenloket. Je coördineert diverse activiteiten en projecten en draagt actief bij aan procesoptimalisatie binnen het team evenementen.

Daarnaast geef je advies ter ondersteuning van beleid en planning, denk je mee over operationele verbeteringen en fungeer je als eerste aanspreekpunt voor organisatoren. Je werkt nauw samen met interne afdelingen en externe partners.