Administratief medewerker evenementen

Gemeentebestuur Kalmthout; Kalmthout; Presencial; EUR 40.000 - 55.000; Tempo integral

Resumo da vaga

Gemeentebestuur Kalmthout zoekt een gedreven medewerker voor leidinggevende en coördinerende taken binnen het evenementenloket. Je coördineert diverse activiteiten en projecten en draagt actief bij aan procesoptimalisatie binnen het team evenementen.

Daarnaast geef je advies ter ondersteuning van beleid en planning, denk je mee over operationele verbeteringen en fungeer je als eerste aanspreekpunt voor organisatoren. Je werkt nauw samen met interne afdelingen en externe partners.

Responsabilidades

• Zelfstandig coördineren van verschillende activiteiten en projecten.
• Actief meedenken over de optimalisatie van processen en procedures binnen het team evenementen.
• Aanreiken van cijfers, voorstellen en signalen ter ondersteuning van beleid en planning.
• Meedenken over verbeteringen in werking, klantvriendelijkheid en dienstverlening.
• Medebeheer van het gemeentelijk evenementenloket: opvolging van aanvragen via het loket Flowlab, controleren op volledigheid, advies inwinnen, afstemmen met Uitleendienst over materialen, eerste aanspreekpunt voor organisatoren.
• Periodiek opmaken van dossiers voor het college met adviezen over veiligheid, milieu en regelgeving rond evenementen.
• Occasioneel logistieke ondersteuning bij evenementen: opbouw/afbraak en catering/ vrijwilligersbeheer.
• Administratieve taken: algemene administratie, financiën, subsidies en facturatie.
• Communicatieve taken: duidelijke informatie aan burgers, verenigingen en derden, en interne/ externe afstemming.
• Noden signaleren om dienstverlening te verbeteren.

Descrição da vaga

Leidinggevende en/of coördinerende taken

• Zelfstandig coördineren van verschillende activiteiten en projecten.
• Het actief bijdragen aan de verdere optimalisatie van processen en procedures binnen het team evenementen.

Adviserende - beleidsondersteunende taken

• Aanreiken van cijfers, voorstellen en signalen ter ondersteuning van beleid en planning.
• Actief meedenken over verbeteringen in werking, klantvriendelijkheid en dienstverlenin

Uitvoerende taken

• Medebeheer van het gemeentelijk evenementenloket:
  • Opvolging van aanvragen van evenementen via evenementenloket Flowlab:
    • nazien van aanvragen op volledigheid
    • inwinnen van adviezen indien nodig
    • afstemmen met gemeentelijke Uitleendienst over materialen
    • eerste aanspreekpunt voor organisatoren bij vragen
  • Periodiek opmaken van dossiers voor het college van burgemeester en schepenen van evenementaanvragen voorzien van de nodige adviezen over veiligheid (brandweer en politie), milieuvoorschriften en regelgeving rond evenementen algemeen.
• Occasioneel logistieke ondersteuning bij evenementen (gemeentelijke):
  • Opbouw en afbraak van evenementen.
  • Logistieke ondersteuning tijdens evenementen: opvolging inzet vrijwilligers, opvolging catering etc.
• Administratief
  • Beheren van de algemene administratie van de dienst evenementen (mailboxen en telefonie).
  • Financieel en budgetbeheer en bestellingen.
  • Opvolgen van subsidieaanvragen voor buurtfeesten.
  • Opvolgen van de samenwerkingsovereenkomst herbruikbare bekers en de facturatie ervan.
  • Periodiek verwerken van activiteiten van de Uit-databank in functie van de communicatie van het vrijetijdsaanbod.
  • Opvolgen van de uitleen van materialen door interne diensten.
  • Bijhouden van de digitale mappenstructuur, klassement en archief.
  • Voorbereiden van rapporten, verslagen en interne documenten.
• Communicatieve taken
  • Verschaffen van duidelijke, klantgerichte en correcte informatie op een professionele manier aan burgers, verenigingen en andere externe partners.
  • Communiceren zowel naar collega’s binnen je team als collega’s organisatie-breed als naar derden.
  • Noden en behoeften signaleren om een goede en efficiënte dienstverlening te kunnen garanderen.
  • Contacten onderhouden met derden relevant voor de functie en in het kader van uitvoering van beslissingen.