Elite Executive Assistant to CEO & Commercial Director

Henco Industries; Herentals; Sur place; EUR 45 000 - 75 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Extralegale voordelen

12 extra vakantiedagen per jaar

Résumé du poste

Henco in Herentals zoekt een Personal Assistant voor de CEO die diens rechterhand en commercieel directeur ondersteunt in dagelijkse werkzaamheden en planning.

Je beheert agenda, screent oproepen, beantwoordt e-mails, organiseert vergaderingen en notuleert; je zorgt voor vlekkeloze administratie en reist plannen, met travel app ondersteuning.

Daarnaast draag je bij HR-processen, interne sales, en ad-hoc taken, en draag je bij aan procesverbeteringen met een pragmatische, dienstverlenende houding.

Qualifications

• Bij voorkeur bezit je een bachelor- of master diploma in een office gerelateerde richting zoals Office Management of Bedrijfsmanagement
• Je hebt gedegen ervaring als directie assistant of management assistant
• Met je vlotte IT kennis kan je je weg goed vinden in alle Microsoft office toepassingen
• Op een integere en professionele manier omgaan met vertrouwelijke en bedrijfsgevoelige informatie is een evidentie voor jou die je hoog in het vaandel draagt
• Je bent een administratieve duizendpoot en kan nauwkeurig en gestructureerd werken
• Je hebt een kritische geest en oog voor detail: je durft initiatief nemen en verbeteringen of optimalisaties voor te stellen waar nodig zodat toekomstige problemen op een proactieve manier vermeden worden
• Plannen en organiseren zijn jouw sterktes, je hebt een helikopterview waardoor je het overzicht kan bewaren
• Je bent diplomatisch en empathisch, doch assertief
• Met het nodige geduld sta je stevig in je schoenen en weet je op flexibele wijze door te zetten
• Je bent communicatief sterk en je hebt een goede taalvaardigheid Nederlands/Engels/Frans/Duits
• Naast enthousiast en gemotiveerd ben je leergierig en kom je graag goed voor de dag

Responsabilités

• Je bent verantwoordelijk voor het volledige agendabeheer, het screenen en beantwoorden van oproepen, e-mails en het organiseren van vergaderingen voor het directieteam zowel intern als extern
• Proactief prioriteiten stellen bij afspraken en vergaderingen om de beschikbaarheid van onze CEO te maximaliseren
• Verzorgen van correspondentie in naam van onze CEO
• Bijwonen en notuleren van vergaderingen met onze CEO en deze in CRM plaatsen
• Je zorgt voor een vlekkeloze administratie in alle facetten
• Je fungeert als back-up voor de organisatie van bedrijfs- en commerciële bezoeken en reisbeheer van onze werknemers met ondersteuning van een travel app
• Het reisbeheer van onze CEO ligt volledig bij jou, waarbij je de CEO ook ondersteunt met gevraagde statistieken, info over de klant, etc.
• Key-user van onze travel app die je in samenspraak met ons reisbureau voortdurend optimaliseert
• Je takenpakket zal afgewisseld worden met receptie ondersteuning
• Je denkt actief mee na over verbetering van processen waarmee je in aanraking komt, je denkt na in de vorm van oplossingen in plaats van in problemen
• Je levert een administratieve ondersteuning aan de interne sales
• Ondersteunen bij verscheidene HR processen en taken zoals het organiseren van familiedagen of bestellen van geschenken
• Verder zal je verschillende ad hoc taken voor je rekening nemen

Connaissances

Office management

Directie support

Microsoft Office

Vertrouwelijke info

Planningen

Initiatief

Detailgericht

Communicatieve vaardigheden

Taalvaardigheden

Leergierig

Formation

Bachelor/Master Office Management

Outils

Microsoft Office

Description du poste

Henco in Herentals zoekt een Personal Assistant voor de CEO die diens rechterhand en commercieel directeur ondersteunt in dagelijkse werkzaamheden en planning.

Je beheert agenda, screent oproepen, beantwoordt e-mails, organiseert vergaderingen en notuleert; je zorgt voor vlekkeloze administratie en reist plannen, met travel app ondersteuning.

Daarnaast draag je bij HR-processen, interne sales, en ad-hoc taken, en draag je bij aan procesverbeteringen met een pragmatische, dienstverlenende houding.