Documentbeheerder technische projecten (Freelance mogelijk)

EngiFlex BV; Dessel; On-site; EUR 55,000 - 75,000; Full time

Benefits offered by this job

Bedrijfswagen/alternate vergoeding

Carrière- en trainingenplan

Job summary

EngiFlex BV zoekt een ervaren documentbeheerprofessional die het Document Management Systeem (DMS) en goedkeuringsflows beheert en afstemt op lopende projecten. Je past flows technisch aan en bewaakt toegangsrechten en versiebeheer.

Je registreert en centraliseert projectdocumenten, ondersteunt audits en zorgt voor een uniforme documentopbouw volgens interne richtlijnen en wettelijke vereisten.

Qualifications

• Nederlandstalig met sterke documentatie- en governance-vaardigheden.
• Ervaring in grootschalige technische projecten of gereguleerde omgevingen is een plus.
• Kennis van document lifecycle management en classificatie.
• Vlotte communicatie met diverse stakeholders en ability om processen uit te leggen.

Responsibilities

• Beheren en richten van het Document Management Systeem (DMS) en goedkeuringsflows op aflopende projecten.
• Technisch aanpassen van goedkeuringsflows binnen projecten i.s.m. stakeholders.
• Toezicht houden op bevoegdheden en toegangsrechten voor juiste informatie toegang.
• Versiebeheer, revisies en goedkeuringsflows bewaken met actuele informatie.
• Beheer en coördinatie van documentatielevenscyclus (project-, CE-, exploitatiedossiers) volgens richtlijnen en wetgeving.
• Ondersteunen audits door correcte documentatie aan te leveren.

Skills

Document management

DMS

Audit support

Stakeholder communicatie

Versiebeheer

Office & document tooling

Tools

Microsoft Office

Document Management System (DMS)

Job description

• Je beheert en richt het Document Management Systeem (DMS) en de goedkeuringsflows in, en stemt die af op de noden van lopende projecten.
• Je past standaard goedkeuringsflows technisch aan binnen projecten, bijvoorbeeld door bijkomende stappen toe te voegen in overleg met projectstakeholders.
• Je volgt bevoegdheden en toegangsrechten op, zodat de juiste personen toegang krijgen tot relevante informatie.
• Je bewaakt documentversies, revisies en goedkeuringsflows, zodat steeds met de meest actuele informatie wordt gewerkt.
• Je beheert, controleert en coördineert de volledige levenscyclus van project-, CE- en exploitatiedocumentatie, met aandacht voor integriteit, traceerbaarheid en beschikbaarheid volgens interne richtlijnen en wettelijke vereisten.
• Je registreert, actualiseert en centraliseert projectdocumenten, zoals as-built dossiers, uitbatingsdossiers en constructiedossiers, in het voorziene systeem, zonder deze zelf op te maken.
• Je ziet toe op de koppeling tussen documenten, wijzigingen en bijhorende goedkeuringen.
• Je ondersteunt interne en externe audits administratief door correcte en volledige documentatie aan te leveren.
• Je controleert, registreert en classificeert documenten op volledigheid en vormvereisten aan de hand van een gestandaardiseerde checklist, zonder inhoudelijke beoordeling.
• Je waakt over correcte naamgeving, documentstructuur en consistente documentopbouw.
• Je fungeert als aanspreekpunt voor documentgerelateerde vragen en helpt projectteams om een uniforme werkwijze toe te passen.
• Je geeft toelichting en opleidingen over processen en flows aan interne en externe partijen, waaronder aannemers.
• Je volgt vastgelopen documenten op, spreekt betrokken stakeholders aan en meldt knelpunten of risico’s proactief aan de projectleider.
• Je ondersteunt projectleiders bij documentatieplanning en stelt rapporten op over de status van documenten.
• Je beheert bijkomende administratieve taken die de voortgang van projecten ondersteunen, zoals rechtenbeheer, informatie-uitwisseling, opvolging van projectmailboxen en notuleren tijdens vergaderingen.
• Je signaleert risico’s binnen documentbeheerprocessen en doet voorstellen om de werking te verbeteren.
• Ervaring in een grootschalige technische projectomgeving is een plus, bijvoorbeeld binnen bouw, industriële installaties, ontmantelingsprojecten, engineeringprojecten of andere sterk gereguleerde omgevingen.
• Je bent vertrouwd met documentbeheer binnen een technische, industriële of projectomgeving.
• Je hebt ervaring met technische documentatie zoals plannen, schema’s, as-built dossiers, constructiedossiers, exploitatiedossiers en andere projectdossiers.
• Je werkt nauwkeurig met document lifecycle management, versiebeheer en classificatie van documenten.
• Je communiceert vlot met verschillende stakeholders en kan processen helder toelichten.
• Kennis van een Document Management System is vereist.
• Ervaring in sectoren zoals energie, chemie, farma, automotive of een nucleaire omgeving is een meerwaarde.
• Je bent bereid om je op lange termijn te engageren.

Functie

• Je beheert en richt het Document Management Systeem (DMS) en de goedkeuringsflows in, en stemt die af op de noden van lopende projecten.
• Je past standaard goedkeuringsflows technisch aan binnen projecten, bijvoorbeeld door bijkomende stappen toe te voegen in overleg met projectstakeholders.
• Je volgt bevoegdheden en toegangsrechten op, zodat de juiste personen toegang krijgen tot relevante informatie.
• Je bewaakt documentversies, revisies en goedkeuringsflows, zodat steeds met de meest actuele informatie wordt gewerkt.
• Je beheert, controleert en coördineert de volledige levenscyclus van project-, CE- en exploitatiedocumentatie, met aandacht voor integriteit, traceerbaarheid en beschikbaarheid volgens interne richtlijnen en wettelijke vereisten.
• Je registreert, actualiseert en centraliseert projectdocumenten, zoals as-built dossiers, uitbatingsdossiers en constructiedossiers, in het voorziene systeem, zonder deze zelf op te maken.
• Je ziet toe op de koppeling tussen documenten, wijzigingen en bijhorende goedkeuringen.
• Je ondersteunt interne en externe audits administratief door correcte en volledige documentatie aan te leveren.
• Je controleert, registreert en classificeert documenten op volledigheid en vormvereisten aan de hand van een gestandaardiseerde checklist, zonder inhoudelijke beoordeling.
• Je waakt over correcte naamgeving, documentstructuur en consistente documentopbouw.
• Je fungeert als aanspreekpunt voor documentgerelateerde vragen en helpt projectteams om een uniforme werkwijze toe te passen.
• Je geeft toelichting en opleidingen over processen en flows aan interne en externe partijen, waaronder aannemers.
• Je volgt vastgelopen documenten op, spreekt betrokken stakeholders aan en meldt knelpunten of risico’s proactief aan de projectleider.
• Je ondersteunt projectleiders bij documentatieplanning en stelt rapporten op over de status van documenten.
• Je beheert bijkomende administratieve taken die de voortgang van projecten ondersteunen, zoals rechtenbeheer, informatie-uitwisseling, opvolging van projectmailboxen en notuleren tijdens vergaderingen.
• Je signaleert risico’s binnen documentbeheerprocessen en doet voorstellen om de werking te verbeteren.

Jouw profiel

• Je bent Nederlandstalig.
• Ervaring in een grootschalige technische projectomgeving is een plus, bijvoorbeeld binnen bouw, industriële installaties, ontmantelingsprojecten, engineeringprojecten of andere sterk gereguleerde omgevingen.
• Je bent vertrouwd met documentbeheer binnen een technische, industriële of projectomgeving.
• Je hebt ervaring met technische documentatie zoals plannen, schema’s, as-built dossiers, constructiedossiers, exploitatiedossiers en andere projectdossiers.
• Je werkt nauwkeurig met document lifecycle management, versiebeheer en classificatie van documenten.
• Je communiceert vlot met verschillende stakeholders en kan processen helder toelichten.
• Kennis van een Document Management System is vereist.
• Ervaring in sectoren zoals energie, chemie, farma, automotive of een nucleaire omgeving is een meerwaarde.
• Je bent bereid om je op lange termijn te engageren.

Aanbod

Je zal deel uitmaken van een groeiende KMO met ruimte voor initiatief en persoonlijke ontwikkeling. Wij zorgen ervoor dat je in een uitdagende maar aangename werkomgeving terecht komt met leuke collega's. Samen met jou stippelen we een carriereplan uit, met aandacht en budget voor bijkomende opleidingingen / certificaties. Je kan rekenen op een motiverend salaris, aangevuld met extralegale voordelen, inclusief bedrijfswagen (of alternatieve vergoeding). (Freelance is ook mogelijk)