Document Controller | Technische projecten

USG Professionals; Antwerpen; On-site; EUR 28,000 - 45,000; Full time

Benefits offered by this job

Bruto maandloon afgestemd op ervaring

Bedrijfswagen / mobiliteitsbudget

Maaltijdcheques

Hospitalisatieverzekering / groepszin?

Opleidingsmogelijkheden

Job summary

USG Professionals zoekt een gestructureerde Document Controller om documentstromen in technische projecten vlot te laten verlopen. Je bewaakt indiening, review, goedkeuring en vrijgave van documenten en beheert versies en dossiervorming.

Je fungeert als centraal aanspreekpunt voor projectteams en externe partners, en bent verantwoordelijk voor DMS-toegang, checklists en administratieve ondersteuning, met een focus op volledigheid en traceerbaarheid.

Qualifications

• Gestructureerde en nauwkeurige professional die overzicht bewaart.
• Vloeiend Nederlands;Basis Engels is een plus.
• Ervaring in een technische projectomgeving is vereist.
• Bekend met technische projectdocumentatie zoals as-built dossiers en exploitatiedossiers.
• Verantwoordelijk voor versiebeheer, dossiervolledigheid en traceerbaarheid.
• Administratieve ondersteuning en coördinatie van documentstromen.

Responsibilities

• Beheren van documentstromen van indiening tot vrijgave en goedkeuring.
• Controleren en classificeren van documenten volgens vaste lijsten en vormvereisten.
• Ondersteunen van projectteams en externe stakeholders en rapporteren over de status.
• Beheren van Document Management System (DMS) en toegangsrechten.
• Regelmatige verslaggeving van vergaderingen en administratieve ondersteuning.

Skills

Document management

Administrative coordination

Stakeholder communication

Dutch language

English knowledge

Education

Professionele Bachelor

Job description

Sla deze zoekopdracht op en ontvang de best passende jobs in je mailbox.

Ontvang als eerste de nieuwste "Financiën" jobs via e-mail

Duid aan welk type jobs je wenst te ontvangen

Waar:

Voltijds

Deeltijds

Dagelijks

Wekelijks

Jouw e-mail

De job werd bewaard

Je kan je bewaarde jobs terugvinden op de homepage en in Mijn Jobat .

Dit bericht niet meer tonen

Sluiten

Maak je Jobat profiel aan en we sturen je meteen door naar de website waar je kunt solliciteren.

USG Professionals helpt organisaties bij het aantrekken van gespecialiseerde profielen binnen Engineering, Science, ICT, HR, Legal en Finance. Dit zowel via projectsourcingals rekrutering & selectie.

Functieomschrijving

Ben jij sterk in organiseren, hou je graag overzicht over verschillende documenten en zorg je ervoor dat informatie via de juiste kanalen bij de juiste personen terechtkomt? Lees dan even verder.

In een technisch project draait het niet alleen om wat er gebouwd, aangepast of geïnstalleerd wordt. Ook de bijbehorende documentatie moet correct, volledig en traceerbaar zijn.

Als Document Controller zorg je ervoor dat de documentstromen binnen technische projecten vlot verlopen. Je volgt documenten op van indiening tot review, goedkeuring en vrijgave. Daarbij waak je over de juiste versies, de volledigheid van dossiers en de naleving van de geldende documentmanagementprocedures.

Je bent een centraal aanspreekpunt voor projectteams en externe partners en zorgt ervoor dat iedereen met de juiste informatie aan de slag kan.

• Je combineert documentbeheer met administratieve coördinatie en de opvolging van documentstromen binnen technische projecten.
• Documentstromen en goedkeuringsflows beheren: je volgt de indiening, review, goedkeuring en vrijgave van documenten op. Waar nodig pas je goedkeuringsflows aan de projectbehoeften aan, in overleg met de betrokken stakeholders.
• Documentversies en revisies opvolgen: je bewaakt de status van documenten en zorgt ervoor dat steeds de juiste en meest actuele versies beschikbaar zijn.
• Technische projectdossiers beheren: je registreert, centraliseert en volgt projectdocumentatie op, zoals as-built dossiers, constructiedossiers en exploitatiedossiers. Je stelt deze documenten niet zelf op, maar zorgt ervoor dat ze correct worden beheerd.
• Documenten controleren en classificeren: je controleert aan de hand van vaste checklists of documenten volledig zijn en voldoen aan de afgesproken vormvereisten. Je waakt over een correcte naamgeving en documentstructuur, zonder de technische inhoud zelf te beoordelen.
• Document Management System beheren: je ondersteunt het beheer van het DMS, de toegangsrechten en de goedkeuringsflows. Je zorgt ervoor dat interne en externe medewerkers over de juiste toegangen beschikken.
• Projectteams ondersteunen: je helpt projectleiders bij de planning en opvolging van documentatie en rapporteert over de status van documenten. Je signaleert tijdig wanneer documenten vastlopen of deadlines in het gedrang komen.
• Stakeholders begeleiden: je licht procedures en documentflows toe aan interne medewerkers en externe partners, zoals aannemers. Je spreekt betrokkenen aan wanneer acties uitblijven en helpt een uniforme werkwijze te garanderen.
• Administratieve ondersteuning bieden: je beheert onder meer projectmailboxen, verzorgt informatie-uitwisseling en maakt verslagen van vergaderingen. Daarnaast denk je mee over verbeteringen in de documentbeheerprocessen.

Wie zoeken we?

• We zoeken een gestructureerde en nauwkeurige professional die graag overzicht bewaart en vlot communiceert met verschillende betrokken partijen.
• Je communiceert vlot in het Nederlands. Goede kennis Engels is een sterke plus.
• Je hebtervaring in een technische projectomgeving, bijvoorbeeld binnen de bouw, industrie, engineering, energie of een andere sterk gereguleerde sector.
• Je bent vertrouwd met technische projectdocumentatie, zoals as-built dossiers, constructiedossiers, exploitatiedossiers of andere technische documentatie.
• Je werkt nauwkeurig en hebt oog voor volledigheid, versiebeheer, structuur en traceerbaarheid.
• Je volgt acties proactief op en durft stakeholders aan te spreken wanneer documenten of goedkeuringen vertraging oplopen.
• Je bent administratief sterk, communicatief en vlot in het organiseren en coördineren van verschillende documentstromen.

Als consultant bij USG Professionals:

Je stapt bij ons in met een contract van onbepaalde duur en krijgt de kans om op externe projecten te werken bij onze klanten.

Wat zit er in jouw pakket?

• Een bruto maandloon dat we samen afstemmen op jouw ervaring, en in lijn ligt met onze andere consultants
• Bedrijfswagen tankkaart of mobiliteitsbudget
• Maaltijdcheques (€8), groeps -en hospitalisatieverzekering, GSM abonnement en eindejaarspremie
• Keuze uit een breed gamma aan opleidingen die jou helpen groeien
• Regelmatige check-ins en evaluaties met je HR Business Partner
• Connecties opbouwen met onze andere consultants
• 2 daagse bootcamp bij opstart
• Projecten die aansluiten bij jouw expertise en ambities
• Transparante en eenvoudige administratie via 1 tool, onze USG Easy App
• Snelle en duidelijke opvolging van je facturatie
• Regelmatige check-in momenten met een HR Business Partner

Maak je Jobat profiel aan en we sturen je meteen door naar de website waar je kunt solliciteren.

Professionele Bachelor (Hoger Onderwijs Korte Type) Minstens 2 jaar ervaring Nederlands

Je hebt al eerder gesolliciteerd voor deze functie.