Document Controller (H/F/X)

EXQUANDO - Exquando; Sint-Katelijne-Waver; On-site; EUR 42,000 - 62,000; Full time

Job summary

EXQUANDO - Exquando recherche un.e Document Controller expérimenté.e pour assurer la traçabilité et la fiabilité de la documentation tout au long des projets. Vous intégrez une équipe projet et veillez à la cohérence des documents techniques, leur diffusion et leur archivage.

Maîtrisant les procédures de gestion documentaire (GED), le contrôle qualité et les rapports d’avancement, vous assurez les livrables en respectant les normes et les délais.

Responsibilities

• Suivre le cycle de vie des documents: création, révision, approbation, diffusion et archivage des documents techniques tout au long du projet
• Contrôler la qualité: vérification de l'exactitude, de la cohérence et de la lisibilité des documents
• Gérer les versions: suivi des différentes versions et historique des modifications
• Diffuser les documents: mise à disposition des documents pertinents aux intervenants
• Appliquer, mettre à jour et améliorer les procédures de gestion documentaire
• Utiliser des outils de gestion documentaire: GED et outils collaboratifs comme Teams
• Former et donner du support aux utilisateurs sur l’outil et les procédures
• Produire des rapports/dashboard sur l'état de la documentation du projet
• Donner du feedback lors de réunions de projets
• Scanner des documents importants tels que des protocoles

Job description

Afin de renforcer notre équipe, nous recherchons actuellement un.eDocument Controller expérimenté.e.

Afin de favoriser une collaboration efficace et de qualité, le Document Controller contribue à assurer que la documentation utilisée par le client, ses partenaires et collaborateurs est fiable, correcte, complète et bien communiquée. Il/elle fait partie d'une équipe projet et est en charge de gérer et contrôler les documents qui sont produits pendant les différentes phases du projet via un outil de gestion intégré.

Il s’agit d’une fonction majoritairement opérationnelle qui demande de la rigueur et un grand sens du service.

Descriptif de fonction:

Voici une liste non exhaustive des tâches à effectuer. Cette liste peut varier en fonction des missions et des clients.

• Suivre le cycle de vie des documents:Création, révision, approbation, diffusion et archivage des documents techniques tout au long du projet
• Contrôler la qualité:Vérification de l'exactitude, de la cohérence et de la lisibilité des documents, en s'assurant qu'ils respectent les normes et les conventions de l'entreprise
• Gérer les versions:Suivi des différentes versions des documents et maintien d'un historique complet des modifications à l’aide d’une liste de délivrables
• Diffuser les documents:Mise à disposition des documents pertinents aux intervenants appropriés au bon moment
• Appliquer, mettre à jour et améliorer les procédures de gestion documentaire
• Utiliser des outils de gestion documentaire:Maîtrise des logiciels de gestion documentaire (GED), y compris les contrôles d’accès dans certains cas, et des outils collaboratifs (Teams) pour faciliter le traitement et le partage des documents
• Former et donner du support aux utilisateurssur l’outil et sur les procédures
• Produire des rapports/dashboard sur l'état de la documentation du projet: Définir le plan d'action correctif et le faire exécuter
• Donner du feedback lors de réunions de projetssur l’état de la documentation
• Scanner des documentsimportants tels que des protocoles