Directieassistent Gedelegeerd bestuurder

Groep Gidts; Gits; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Groep Gidts in Gits zoekt een competent directieassistent die de rechterhand is van de gedelegeerd bestuurder. Je speelt een cruciale rol in het efficiënt organiseren van vergaderingen, besluitvorming en administratieve processen.

Als directieassistent ben je verantwoordelijk voor het coördineren van agenda's, het ondersteunen van directie en bestuur, en het zorgvuldig omgaan met vertrouwelijke informatie.

Qualifications

• Organisatietalent en discretie zijn vereist.
• Proactieve aanpak en nauwkeurigheid in administratieve taken.

Responsabilités

• Beheer en coördinatie van de agenda van de gedelegeerd bestuurder.
• Organisatie van vergaderingen, evenementen en documentatie.
• Administratieve opvolging van projecten en vertrouwelijke informatie.

Description du poste

Als directieassistent ben je de rechterhand van de gedelegeerd bestuurder en een belangrijke schakel binnen onze organisatie. Je zorgt ervoor dat vergaderingen, besluitvorming, administratieve processen en beleidsvoorbereiding efficiënt en professioneel verlopen.

Dankzij jouw organisatietalent, discretie en proactieve aanpak kunnen directie en bestuur zich focussen op hun kerntaken.

Ondersteuning van de gedelegeerd bestuurder

• Je beheert en coördineert de agenda van de gedelegeerd bestuurder.
• Je plant overlegmomenten, directiecomités en bestuursvergaderingen.
• Je bereidt vergaderingen administratief voor en volgt organisatorisch op.
• Je maakt agenda's, presentaties, verslagen en overzichtelijke planningen op.
• Je bewaakt deadlines en volgt actiepunten nauwgezet op.
• Je verzorgt correspondentie en documentstromen via digitale platformen.

Ondersteuning van bestuur en directie

• Je organiseert algemene vergaderingen, bestuursorganen en commissies.
• Je zorgt voor een vlotte praktische organisatie (catering, vergaderlocaties, aanwezigheidsopvolging,…) van vergaderingen en evenementen.
• Je staat in voor de verslaggeving van de vergaderingen die door de voorzitter en gedelegeerd bestuurder worden voorgezeten en archiveert beleidsdocumenten.
• Je staat in voor de administratieve opvolging van mandaten, volmachten en wettelijke publicaties.
• Je behandelt vertrouwelijke informatie met de grootste zorg en discretie.
• Je bent flexibel: de vergadering van de verschillende Bestuursorganen vindt meestal ’s avonds plaats

Administratieve en organisatorische coördinatie

• Je volgt diverse administratieve dossiers op.
• Je ondersteunt selectieprocedures en plant sollicitatie- en feedbackgesprekken in.
• Je beheert en actualiseert contact- en stakeholderslijsten.
• Je werkt nauw samen met directies, stafmedewerkers en ondersteunende diensten.