Customer Service & Planning Officer

Administratie, HR en office support; Aarsele; On-site; EUR 33,000 - 47,000; Full time

Benefits offered by this job

39-urenweek

Maaltijdcheques

Groepsverzekering

Fietsleasing na 1 jaar

Job summary

Robert Half zoekt een Customer Service & Planning Officer regio Tielt om als schakelfiguur tussen klanten, techniekers en interne afdelingen te fungeren. Je zorgt voor een vlekkeloze organisatie van afspraken, leveringen en herstellingen en bewaakt de administratieve opvolging.

Een medior profiel met bachelor/master en sterke Nederlands-, Frans- en Engels-vaardigheden wordt gezocht. Ervaring met ERP-systemen en AI-tools is een pluspunt; zelfstandig beslissen en prioriteiten stellen zijn

Qualifications

• Bachelor of Master of gelijkwaardig diploma of relevante ervaring.
• Meerjarige ervaring in een vergelijkbare rol is gewenst.
• Goede schrijf- en spreekvaardigheid in NL, FR en ENG.

Responsibilities

• Informeren van klanten over leveringen en levertijden in ERP registreren.
• Coördineren van de planning van drie techniekers voor kleine herstellingen en leveringen/installaties.
• Afspraken met klanten afstemmen en rekening houden met locatie-toegangsvereisten.
• Toezicht houden op wisselstukken en materialen i.s.m. magazijn en inkoop.
• Communiceren met productieplanning bij vertragingen op buitenlandse sites.

Skills

Nederlands

Frans

Engels

Communicatie

Planningsvaardigheden

Education

Bachelor/Master

Tools

ERP-systeem

Job description

Robert Half is op zoek naar een Customer Service & Planning Officer (M/V/X) regio Tielt

Ben jij een administratieve duizendpoot die graag het overzicht bewaart, vlot communiceert en energie haalt uit het coördineren van verschillende activiteiten? Zoek je een functie waarin je verantwoordelijkheid krijgt en zelfstandig beslissingen durft te nemen? Dan is deze uitdaging misschien iets voor jou!

Je komt terecht in een stabiel, familiaal productiebedrijf dat internationaal actief is en bekendstaat om zijn kwalitatieve en doordachte producten. De organisatie combineert een hands‑onmentaliteit met korte communicatielijnen en een vlakke structuur. Collega’s werken nauw samen en schakelen snel wanneer de situatie daarom vraagt.

Ook de werkomgeving is een troef: je werkt in een modern en aangenaam gebouw met een ruime eetzaal, een buitenterras en een fitnessruimte. Er is aandacht voor het welzijn van medewerkers, met daarnaast regelmatig ruimte voor informele contacten en teamactiviteiten.

Takenpakket

Als Customer Service & Planning Officer ben je een belangrijke schakel tussen klanten, techniekers en verschillende interne afdelingen. Je zorgt ervoor dat afspraken, leveringen en herstellingen administratief en praktisch goed georganiseerd verlopen.

• Het informeren van klanten over geplande leveringen en het registreren van de verwachte levertermijnen in het ERP-systeem, zodat alle betrokken afdelingen over de juiste informatie beschikken.
• Het organiseren en afstemmen van de planning van drie techniekers die instaan voor kleine herstellingen en leveringen/installaties.
• Het rechtstreeks afstemmen van afspraken met klanten en rekening houden met praktische zaken, zoals de toegankelijkheid van de locatie en eventuele toegangsvereisten.
• Het coördineren van de benodigde wisselstukken en materialen in overleg met het magazijn en de aankoopafdeling.
• Het opvolgen van productieplanning en mogelijke vertragingen bij de buitenlandse productiesite en hierover communiceren met de betrokken collega's.
• Het organiseren en opvolgen van transporten tussen de buitenlandse productiesite en de vestiging in België.
• Het afstemmen met de customer service-afdeling wanneer leveringen of herstellingen zijn afgerond en administratief verder verwerkt of gefactureerd kunnen worden.
• Het onderhouden van contacten via e‑mail en telefoon met klanten, techniekers en interne afdelingen.
• Het bewaken van een correcte administratieve opvolging en het snel bijsturen wanneer planningen of afspraken wijzigen.

Profiel

Voor deze functie zoeken we een ervaren en zelfstandige kandidaat die graag verantwoordelijkheid neemt en ook in een dynamische omgeving het overzicht weet te bewaren.

• Opleiding: Je beschikt over een bachelor- of masterdiploma of bent gelijkwaardig door relevante ervaring.
• Ervaring: Je hebt al ervaring in een functie met een gevarieerd en complex takenpakket. We zoeken een medior profiel dat zelfstandig kan werken.
• Talenkennis: Je spreekt en schrijft zeer goed Nederlands. Daarnaast beschik je over een goede kennis van het Frans voor rechtstreekse klantencontacten en van het Engels voor de communicatie met internationale collega's.
• IT‑vaardigheden: Je bent vlot met digitale toepassingen en hebt bij voorkeur ervaring met een ERP‑systeem. Je staat open voor nieuwe technologieën en toepassingen van AI.
• Persoonlijkheid: Je werkt nauwkeurig, gestructureerd en efficiënt. Je bent communicatief, neemt initiatief en durft beslissingen te nemen. Je laat je niet snel uit het lood slaan door onverwachte wijzigingen en weet ook onder druk prioriteiten te stellen. Kortom, je houdt meerdere balletjes tegelijkertijd in de lucht.
• Zelfstandigheid: Je neemt verantwoordelijkheid van A tot Z, denkt oplossingsgericht en wacht niet af wanneer er actie nodig is. Je communiceert assertief en professioneel met collega's en durft grenzen aan te geven wanneer planningen moeten worden bijgestuurd.
• Stabiliteit: Je bent op zoek naar een duurzame samenwerking en haalt voldoening uit een functie waarin je op termijn een echte expert wordt.

Aanbod

• Werkuren: Een voltijdse functie binnen een 39‑urenweek. Voor de planning is een start om 8u aangewezen.
• Verlof: Je geniet van collectief verlof tijdens drie weken in de zomer en tussen Kerst en Nieuwjaar, aangevuld met enkele brugdagen. Daarnaast zijn er nog ongeveer 4 à 5 vrij te kiezen verlofdagen per jaar.
• Contract: Een vaste functie onmiddellijk met een vast contract. De opstartdatum is bespreekbaar.
• Loonpakket: Een aantrekkelijk brutoloon, afgestemd op je ervaring, aangevuld met maaltijdcheques, een groepsverzekering, netto‑onkosten en de mogelijkheid tot het instappen in fietsleasing na één jaar dienst.
• Werkomgeving: Je komt terecht in een stabiele, familiale onderneming met korte communicatielijnen, een moderne werkomgeving en een sterke focus op samenwerking en kwaliteit.