Customer Service Agent M/V/X

FLEXTRA INTERIM; Neder-Over-Heembeek; On-site; EUR 32,000 - 42,000; Full time

Job summary

FLEXTRA INTERIM zoekt een Customer Service Agent voor onze vestiging Neder-Over-Heembeek. Je bent de schakel tussen opdrachtgever, planningsafdeling en OCC en behandelt administratieve en operationele opvolging van transportopdrachten.

Je analyseert aanvragen, beheert offertes en facturatiegegevens, overlegt met planning over haalbaarheid en onderhoudt contacten met klanten en onderaannemers voor tijdige en correcte uitvoering.

Qualifications

• Bachelor diploma of gelijkwaardig door ervaring in customer service, sales support, administratie, transport/mobiliteit of toerisme.
• Uitstekende kennis van het Nederlands en het Frans.
• Ervaring met digitale plannings- en registratietools.
• Goede kennis van gangbare kantoorsoftware.

Responsibilities

• Ontvangen en analyseren van aanvragen van opdrachtgevers, waaronder NMBS.
• Administratieve opvolging van het verkoopproces: offertes, orderbevestigingen, facturatiegegevens, rapportages en CRM-registraties.
• Overleggen met de planningsafdeling over haalbaarheid van transportopdrachten.
• Onderhouden van contacten met klanten over aanvragen, wijzigingen en lopende opdrachten, eventueel met de Key Accountmanager.
• Stemmen van transportopdrachten met interne en externe onderaannemers en zorgen voor correcte planning van ritten.
• Volgen van dagelijkse planningswijzigingen en zorgen voor juiste documenten en informatie.
• Informeren opdrachtgevers over geplande ritten, voertuigen en chauffeurs.
• Volgen van operationele activiteiten van regio's, het OCC en onderaannemers.
• Behandelen van incidenten, dringende situaties en klantvragen.
• Registreren van uitgevoerde transportdiensten in systemen, controleren van ritbladen en uren, volgen van afwijkingen.
• Controleren van facturatie van onderaannemers en aan opdrachtgevers.
• Bewaken van prestaties van interne vervoerders en onderaannemers; corrigeren waar nodig.

Skills

Analytisch denken

Oplossingsgericht werken

Organisatie en planning

Teamgericht werken

Klantgerichtheid

Education

Bachelor diploma (relevant veld)

Tools

CRM-systemen

Kantoorsoftware

Job description

• Beroepengroep : Administratie en boekhouding / Secretariaat, kantoorwerk en administratie van het personeel
• Aantal jaren ervaring : Minstens 2 jaar ervaring

Beschrijving van het bedrijf

Een toonaangevende speler in de sector van personenvervoer en mobiliteit. Het bedrijf biedt diverse vervoersoplossingen aan en zet sterk in op kwaliteit, veiligheid en klanttevredenheid.

Voor de vestiging in Neder-Over-Heembeek zijn wij op zoek naar een Customer Service Agent die het Operational Control Center (OCC) versterkt en bijdraagt aan een vlotte en efficiënte opvolging van transportopdrachten.

Beschrijving van de functie

Als Customer Service Agent ben je de centrale schakel tussen de opdrachtgever (zoals NMBS), de planningsafdeling, interne en externe onderaannemers en het Operational Control Center (OCC).

Je bent verantwoordelijk voor de administratieve en operationele opvolging van transportopdrachten, van de eerste aanvraag en haalbaarheidscontrole tot de dispatching, nazorg en facturatiecontrole.

Dankzij je organisatorische vaardigheden, oog voor detail en sterke communicatie zorg je voor een vlotte samenwerking en een uitstekende dienstverlening.

Jouw verantwoordelijkheden

Klantencontact en administratieve opvolging

• Je ontvangt, analyseert en verwerkt aanvragen van opdrachtgevers, waaronder NMBS.
• Je verzorgt de administratieve opvolging van het verkoopproces: offertes, orderbevestigingen, facturatiegegevens, rapportages en CRM-registraties.
• Je overlegt met de planningsafdeling over de haalbaarheid van transportopdrachten voordat deze aan de klant worden bevestigd.
• Je onderhoudt contacten met klanten over aanvragen, wijzigingen en lopende opdrachten, indien nodig in samenwerking met de Key Accountmanager.

Dispatching en operationele opvolging

• Je stemt transportopdrachten af met interne en externe onderaannemers en zorgt voor een correcte planning van alle ritten.
• Je volgt dagelijkse planningswijzigingen op en zorgt ervoor dat alle betrokken partijen over de juiste documenten en informatie beschikken.
• Je informeert opdrachtgevers over geplande ritten, voertuigen en chauffeurs.
• Je volgt de operationele activiteiten van de verschillende regio's, het OCC en de onderaannemers op.
• Je behandelt incidenten, dringende situaties en klantvragen en schakelt indien nodig de verantwoordelijke personen in.

Administratieve registratie, nazorg en facturatie

• Je registreert dagelijks de uitgevoerde transportdiensten in de daarvoor voorziene systemen en platformen.
• Je controleert ritbladen, registreert gepresteerde uren en volgt eventuele afwijkingen op.
• Je controleert de facturatie van onderaannemers en de facturen aan opdrachtgevers.

Kwaliteitscontrole en verbetering

• Je bewaakt de prestaties en dienstverlening van interne vervoerders en onderaannemers.
• Je signaleert problemen en neemt corrigerende maatregelen om de afgesproken servicekwaliteit te garanderen.
• Je beschikt over een relevant bachelordiploma of bent gelijkwaardig door ervaring in customer service, sales support, administratie, transport/mobiliteit of toerisme.
• Je hebt een uitstekende kennis van het Nederlands en het Frans.
• Je werkt vlot met digitale plannings- en registratietools en hebt een goede kennis van courante kantoorsoftware.

Belangrijke competenties

• Analytisch denken: Je legt verbanden tussen verschillende operationele gegevens, stelt alternatieven voor en komt tot duidelijke en onderbouwde conclusies.
• Oplossingsgericht werken: Je speelt flexibel in op onverwachte situaties, evalueert mogelijke oplossingen en neemt initiatief om de beste aanpak toe te passen.
• Organisatie en planning: Je werkt gestructureerd, stelt prioriteiten en zorgt ervoor dat taken binnen de vooropgestelde deadlines worden uitgevoerd.
• Teamgericht werken: Je ondersteunt collega's bij hun werkzaamheden, neemt een voorbeeldrol op en staat open voor het begeleiden van nieuwe medewerkers.
• Klantgerichtheid: Je begeleidt en adviseert klanten op een professionele en constructieve manier, met bijzondere aandacht voor servicekwaliteit en klanttevredenheid.

Taalvaardigheden

• Begrijpen : Vaardig + (C2)
• Schrijven : Vaardig + (C2)
• Lezen : Vaardig + (C2)
• Spreken : Vaardig + (C2)
• Begrijpen : Vaardig + (C2)
• Schrijven : Vaardig + (C2)
• Lezen : Vaardig + (C2)
• Spreken : Vaardig + (C2)

Voordelen van de betrekking

• Een afwisselende functie binnen de mobiliteitssector: Je combineert klantencontact, administratie en operationele opvolging en draagt dagelijks bij aan een vlotte uitvoering van onze vervoersopdrachten.
• Een centrale rol met ruimte voor initiatief: Je denkt actief mee over oplossingen, speelt flexibel in op onverwachte situaties en helpt de kwaliteit van onze dienstverlening te waarborgen.
• Een dynamische werkomgeving: Je werkt nauw samen met de planningsafdeling, het Operational Control Center (OCC) en verschillende vervoerders om een betrouwbare dienstverlening te garanderen.
• Een aantrekkelijk salarispakket, aangevuld met extralegale voordelen.
• Een voltijdse tewerkstelling van 39 uur per week, met 6 extra ADV-dagen per jaar.

Veiligheid en welzijn op het werk

Binnen onze organisatie staat veiligheid centraal. In overeenstemming met CAO nr. 100 hanteren wij een strikt alcohol- en drugsbeleid met nultolerantie tijdens de werkuren. Van alle medewerkers verwachten wij dat zij dit beleid respecteren en actief bijdragen aan een veilige werkomgeving.

Extra informatie

Erkenning van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest 00603-406-20170629

Wil je meer weten over dit beroep of over een beroep dat erop lijk? Vind alle nuttige informatie op Beroepenpanorama. Beroepen Panorama