Customer Service Agent

FLEXTRA INTERIM; Neder-Over-Heembeek; On-site; EUR 30,000 - 38,000; Full time

Job summary

FLEXTRA INTERIM zoekt een Customer Service Agent in Brussel. Je bent de spil tussen opdrachtgever, planningsafdeling, onderaannemers en het OCC en zorg je voor de administratieve en operationele opvolging van transportopdrachten.

Je bewaakt servicekwaliteit met oog voor detail en sterke communicatie, van aanvraag tot facturatiecontrole. Ervaring in customer service en kennis van logistieke processen vormen een plus.

Responsibilities

• Analyseren en verwerken van aanvragen van opdrachtgevers (o.a. NMBS).
• Administratieve opvolging van verkoopprocessen: offertes, orderbevestigingen, facturatiegegevens, rapportages en CRM-registraties.
• Afstemmen met de planningsafdeling over haalbaarheid van opdrachten voordat bevestiging naar klant.
• Onderhouden van operationele klantcontacten over aanvragen, wijzigingen en lopende opdrachten, in nauwe samenwerking met Key Accountmanager.

Job description

Over deze functie

Als Customer Service Agent ben jij de spilfiguur tussen de opdrachtgever (zoals NMBS), onze planningsafdeling, de onderaannemers (intern & extern) en het Operational Control Center (OCC). Je staat in voor de administratieve en operationele opvolging van transportopdrachten: van de eerste aanvraag en haalbaarheidscheck tot de dispatch, after-service en facturatiecontrole. Met jouw oog voor detail en sterke communicatie waarborg je een vlekkeloze servicekwaliteit.

Jouw verantwoordelijkheden & bevoegdheden

• Customer contact & administratieve opvolging:
  • Je ontvangt, analyseert en verwerkt aanvragen van opdrachtgevers (o.a. NMBS).
  • Je volgt het verkoopproces na bestelling administratief op (offertes, orderbevestigingen, facturatiegegevens, rapportages en CRM-registraties).
  • Je stemt vooraf af met de planningsafdeling over de haalbaarheid van opdrachten voordat er een engagement naar de klant wordt bevestigd.
  • Je onderhoudt de operationele klantcontacten over aanvragen, wijzigingen en lopende opdrachten (bij strategische klanten in nauwe samenwerking met de Key Accountmanager).
• Dispatch & operationele opvolging:
  • Je bespreek de uitgewerkte diensten met interne en externe onderaannemers en zorgt dat alle ritten concreet worden ingepland.
  • Je volgt dagelijkse planningswijzigingen op en zorgt dat de dispatch van onderaannemers over de juiste documenten en informatie beschikt.
  • Je informeert de opdrachtgever over voorziene diensten, bussen en chauffeurs en volgt de werking van de regio’s, het OCC en onderaannemers op.
  • Je bespreek kritieke situaties, incidenten en klantvragen tijdig met de opdrachtgever en escaleert waar nodig.
• Registratie, after-service & facturatie:
  • Je registreert uitgevoerde diensten dagelijks correct in de tools en platformen van de opdrachtgever.
  • Je verwerkt de na-service: controle van ritbladen, registratie van gereden uren en opvolging van afwijkingen.
  • Je controleert de facturatie van onderaannemers en richting de opdrachtgever.
• Bewaken van de kwaliteitsuitvoering:
  • Je monitort de prestaties en kwaliteit van eigen vervoerders en onderaannemers en initieert corrigerende acties om de afgesproken servicekwaliteit te borgen.