collaborateur archiviste - documentaliste (h/f/x)

Wallonie - SPW Territoire; Henegouwen; On-site; EUR 38,000 - 52,000; Full time

Job summary

IFAPME cherche un Collaborateur archiviste – documentaliste pour rejoindre sa Cellule sécurité de l’information. Vous gérez la documentation, les acquisitions et les archives, et participez au fonctionnement d’un centre de documentation et d’un outil de gestion documentaire.

Vous valoriserez les ressources et effectuerez les recherches documentaires, avec une attention à la sécurité et à la conformité, et vous interviendrez auprès du management et des équipes sur les aspects techniques et

Qualifications

• Diplôme de l’enseignement supérieur court ou équivalent en bibliothèque/ documentation.
• Connaissance des cadres et normes liées à l’information et à la documentation.
• Capacité à mettre en œuvre des techniques de gestion documentaire et d’archive.
• Compréhension des obligations légales et réglementaires applicables.

Responsibilities

• Gérer administrativement les acquisitions, abonnements et commandes de documents.
• Participer au fonctionnement d’un centre de documentation et d’une bibliothèque.
• Valoriser et indexer les ressources et réaliser l’inventaire des archives.
• Diffuser l’information au public et adapter la réponse selon l’interlocuteur.
• Effectuer des recherches documentaires et contribuer à la veille documentaire.

Skills

Gestion de l’information

Dispositions légales et normatives

Informatique

Communication

Rigueur

Planification du travail

Education

Diplôme supérieur court orientation bibliothécaire– documentaliste

Diplôme CE/COEN ou équivalent niveau 5 du cadre européen des certifications

Job description

Collaborateur archiviste - documentaliste (H/F/X)

L’IFAPME recherche 1 Collaborateur archiviste – documentaliste (H/F/X) pour sa Cellule sécurité de l’information sein de l’Administration générale

Siège administratif de l’IFAPME

Place Verte, 15 – 6000 CHARLEROI.

Spécifiquement pour la Cellule Sécurité de l’Information :

• Vous contribuez à la gestion et à la promotion d’un centre de documentation, d’un outil de gestion documentaire et/ou d’une bibliothèque.

Les activités liées au poste sont déployées au sein de la Cellule Sécurité de l’information qui dépend directement de l’Administration Générale. Cette Cellule a notamment pour missions l’accompagnement l’IFAPME dans sa conformité au RGPD et dans le déploiement d’un système de management de la sécurité de l’information, en vue de protéger les informations et données à caractère personnel détenues par l’organisation. La Cellule assure également une mission de conseil et de sensibilisation auprès du management et des collaborateurs de terrain

Que fait un Collaborateur archiviste - documentaliste à l’IFAPME ?

• Vous gérez administrativement les acquisitions et commandes d’ouvrages, des périodiques, des abonnements et/ou des normes,… (appels d’offres, facturations,…) ;
• Vous participez au fonctionnement d’un centre de documentation, d’un outil de gestion documentaire et/ou d’une bibliothèque (classement, encodage,…) ;
• Vous valorisez les ressources d’un centre de documentation, d’un outil de gestion documentaire et/ou d’une bibliothèque ;
• Vous conservez, gérez et réalisez l’inventaire des archives et/ou de la documentation (sous format électronique) ;
• Vous cataloguez, indexez et rangez des documents ;
• Vous contribuez à la veille bibliographique et documentaire en vue d’acquisitions de documents (ouvrages, revues, multimédia,…) ;
• Vous participez à l’élaboration et à l’application des tableaux de tri ou tableaux de gestion des archives et/ou de la documentation ;
• Vous diffusez des informations au public, en veillant à adapter la réponse à l’interlocuteur ;
• Vous effectuez des recherches documentaires dans les collections de la bibliothèque/de l’outil de gestion documentaire et les ressources extérieures (autres bibliothèques, internet,…) ;
• Vous participez, avec des intervenants internes et/ou externes, à des groupes de travail, des commissions techniques, des réunions, des colloques, des conférences,…

La liste ci-dessus n’est pas exhaustive ; le collaborateur en place pourra donc être amené à exercer d’autres activités dans le cadre de son emploi.

Si vous souhaitez en savoir plus sur la fonction :

• https://www.ifapme.be/emplois

Diplôme requis à la date limite d’inscription

Diplôme Requis, Niveau B

• Diplôme de l’enseignement supérieur de type court (formation de base d’un cycle, p. ex : graduat, bachelier professionnalisant) de plein exercice ou de promotion sociale délivré par une haute école belge orientation bibliothécaire– documentaliste ;

OU

• Diplôme « Chef d’entreprise » ou de « Coordination et encadrement » obtenu à l’issue d’une formation pour laquelle le CESS a été obligatoirement exigé (au minimum) pour l’inscription à ladite formation ;

OU

• Tout titre positionné au moins au niveau 5 du cadre européen des certifications (diplôme CE ou COEN).

Atouts

• Disposer d’une expérience en gestion documentaire

Compétences techniques

• Technique professionnelle – Mettre en œuvre les méthodes et/ou les techniques propres à la matière ;
• Gestion de l’information – Capitaliser des informations, des procédures et de la documentation, les exploiter et les diffuser ;
• Informatique – Utiliser les fonctionnalités avancées de logiciels techniques standards ;
• Dispositions légales et normatives – Appliquer les dispositions légales, les procédures, les normes et/ou les réglementations en vigueur.

Compétences comportementales

• Intégrer l’information – Etablir des liens entre diverses données, concevoir des alternatives et tirer des conclusions adéquates ;
• Rigueur – Réaliser son travail avec exactitude, méthode et précision ;
• Planification du travail – Organiser son travail en tenant compte des délais et des priorités ;
• Gestion de suivi – Surveiller l’état d’avancement et assurer le suivi des activités et/ou des projets dont on a la charge en fonction des résultats attendus ;
• Communication – Communiquer avec autrui en s’assurant de la compréhension de l’information reçue et transmise ;
• Agir de manière orientée service – Accompagner des clients internes et externes de manière transparente, intègre et objective, leur fournir un service personnalisé et entretenir des contacts constructifs.

Pour Être Recevables, Les Actes De Candidature Doivent

• répondre aux exigences communes et aux exigences reprises dans le profil de la fonction postulée ;
• être adressés pour le 03-11-26 midi au plus tard via www.ifapme.be/emplois
• comprendre :
  • un CV à jour,
  • une lettre de motivation spécifique à la fonction,
  • une copie du diplôme requis pour la fonction (ou de l’attestation d’équivalence),

Ultérieurement, un EXTRAIT DE CASIER JUDICIAIRE sera demandé à l’agent (cette dernière pièce doit être fournie à l'employeur au plus tard le jour de l'engagement éventuel).

Les dossiers de candidature feront l’objet d’un premier examen par la commission de sélection, destiné à vérifier que les personnes candidates répondent aux exigences générales, de qualification et d’expérience susmentionnées.

Une première présélection pourra être effectuée sur base des lettres de motivation et des CV. La procédure de sélection pourra comporter plusieurs épreuves successives.

Exigences communes pour tout engagement dans la fonction publique régionale :

Selon Les Dispositions De L’article 4 De L’arrêté Du Gouvernement Wallon Du 18.12.2003 Relatif Aux Conditions D’engagement Et à La Situation Administrative Et Pécuniaire Des Membres Du Personnel Contractuel, Les Personnes à Engager Par Contrat De Travail Doivent Satisfaire Aux Conditions Suivantes

• Jouir des droits civils et politiques ;
• Satisfaire aux lois sur la milice ;
• Justifier de la possession de l’aptitude médicale exigée pour la fonction à exercer ;
• Être porteur d’un diplôme ou d’un certificat d’étude en rapport avec le niveau de l’emploi à conférer ;
• Être d’une conduite correspondant aux exigences de l’emploi à pourvoir ; Ces conditions doivent être maintenues tout au long de l’exécution du contrat.

Certificat De Milice

Le certificat de milice ne sera pas exigé.

Diplôme obtenu dans un pays autre que la Belgique :

Si votre diplôme a été obtenu à l’étranger, vous devez fournir une attestation d’équivalence à un des diplômes requis pour ce poste délivrée par la Fédération Wallonie-Bruxelles (Communauté française de Belgique). Pour plus d'informations, vous pouvez consulter le site d'équivalences de la Fédération Wallonie-Bruxelles .

Connaissance De La Langue Française

Le candidat doit être titulaire d’un diplôme ou certificat d’études délivré en français par un établissement d’enseignement belge ou de tout autre pays pour autant que l’enseignement attesté ait été donné dans la langue requise.

A défaut de pouvoir produire un tel document, vous devez fournir la preuve de la réussite d’un examen linguistique en langue française organisé par le SPF BOSA (travaillerpour.be). Cette condition doit être remplie au plus tard au moment de l’engagement.

Pour vous inscrire à un examen linguistique, vous devez vous rendre dans votre compte du site travaillerpour.be et choisir la rubrique « Tests linguistiques ». Le système informatique vous demandera le type de tests concerné et vous proposera des dates d’inscription.

En cas d’urgence, vous pouvez contacter la cellule des tests linguistiques du SPF BOSA (travaillerpour.be) via le mail [e-mail] ou par téléphone au [phone] pour demander à réaliser ces tests plus rapidement.

Pour plus d'informations, vous pouvez consulter le site du SPF BOSA (travaillerpour.be)

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