Bediende Administratie & Distributie

ICO Terminals; Zeebrugge; Remote; EUR 32,000 - 42,000; Full time

Benefits offered by this job

Maaltijdcheques/ecocheques

Groepsverzekering

Hospitalisatieverzekering

Diverse opleidingsmogelijkheden

Job summary

ICO Terminals zoekt een bediende Admin Helpdesk & Distributie voor management van operationele administratieve processen zoals yardplanning, lotvorming en gate-activiteiten. Je onderhoudt nauw contact met operationele diensten, klanten en transporteurs om een vlotte samenwerking te garanderen.

Je voert manuele data-invoer uit, maakt loten aan via e-mail of systeem en ondersteunt bij inkomende en uitgaande vrachtwagens om wachttijden te minimaliseren.

Qualifications

• Minimaal bachelor niveau in logistieke of administratieve richting.
• Aantoonbare ervaring met administratieve taken en data-entry.
• Goede communicatieve vaardigheden met transporteurs en klanten.

Responsibilities

• Doorgeven en aanmaken van loten voor lotvorming.
• Informeren van transporteurs na lossing schip.
• Manuele data input van chassisnummers/cargo in het systeem.
• Verzorgen van tijdige administratieve input zodat operationele teams planning kunnen opmaken.
• Ondersteunen van de gate tijdens piekmomenten om vrachtwagens efficiënt te verwerken.

Skills

Communicatie

Nauwkeurig werken

Education

Bachelor Logistieke / administratieve richting

Job description

Bachelor Logistieke / administratieve richting

Dagwerk. Uitzonderlijk shiftwerk. Bureauwerk.

Integriteit, Intensiteit, Innovatie

Maaltijdcheques/ecocheques

Groepsverzekering

Hospitalisatieverzekering

Diverse opleidingsmogelijkheden

Klaar voor een uitdagende carrière? Sluit je aan bij ons team en maak jouw toekomst!

Doel van de functie

Als bediende Admin Helpdesk & Distributie ben je verantwoordelijk voor het uitvoeren van alle administratieve taken die verband houden met operationele processen gelinkt aan yardplanning, opkortwerk, lotvorming, railplanning, shunting, terminalactiviteiten, aan- en afvoer VPC, charging zone en gatewerk.
Je onderhoudt nauw contact met de operationele diensten, klanten en transporteurs om een vlotte samenwerking te garanderen. Je zorgt tijdig voor de juiste administratieve input, zodat de operationele teams hun planning en ploegen optimaal kunnen voorzien.
Tijdens piekmomenten ondersteun je de gate actief om inkomende en uitgaande vrachtwagens zo efficiënt mogelijk te verwerken en wachttijden tot een minimum te beperken.

Taakomschrijving

• Doorgeven en aanmaken van loten voor lotvorming.
• Informeren van transporteurs na lossing schip.
• Manuele data input van chassisnummers/cargo in het systeem.

Organisatie

• Opvolgen van terminalmedewerkers/ALD.
• Opvolgen van issues met transporteurs.
• Assistentie verlenen aan de gate waar nodig.

Administratie

• Controleren van loten bij ontvangst.
• Manueel aanmaken van loten die aangevraagd worden via mail, vrijgave van de cargo (customs).
• Opvolgen van fifo containers.
• Opvolgen van zoekers/verkeerd geladen wagens.
• Informeren en opvolgen van defecte en herstelde wagens (externe dealer).
• Informeren van klanten/transporteurs.
• Nauwkeurige en tijdige administratieve verwerking van operationele gegevens.
• Opvolgen en beantwoorden van e-mails van klanten/transporteurs.
• Rapporteren aan Supervisor Gate, Gate & OPS Admin Manager.
• Bijhouden rendementen lotvormingsploegen, ALD’ers en terminalman.
• Toezicht houden op veiligheid en melden van problemen.

Functiespecifieke competenties

• Communicatief handelen
• Nauwkeurig werken

Plaats in de organisatie

Rapporteert aan:

Geeft sturing aan:

Extern: Klanten, transporteurs.
Intern: Operationele afdelingen.

Verantwoordelijkheden

Ervoor zorgen dat alle administratieve verwerking tijdig is gedaan, goede communicatie met klanten en transporteurs, met als doel een hoge klanttevredenheid.