ATTACHE SOUTIEN DU MANAGEMENT (H/F/X)

Service Public Fédéral Justice - Palais de justice; Doornik; On-site; EUR 35,000 - 52,000; Full time

Job summary

Service Public Fédéral Justice - Palais de justice, situe9 e0 Doornik (Belgique), recherche un coordinateur et conseiller pour soutenir le magistrat chef de corps sur les plans organisationnel et administratif. Vous trackez les dossiers, coordonnez les missions interservices et apportez des avis fondés afin d9 atteindre les objectifs du plan de management.

Activite9s privile9giantes: re9daction de rapports, organisation de re9unions, suivi des de9lais et se9curite9 des proce9dures;

Responsibilities

• Surveiller la circulation des dossiers : centraliser, distribuer...
• Surveiller les délais, les procédures, la qualité, la forme...
• Préparer, analyser, contrôler, discuter... les dossiers et missions
• Faire rapport au magistrat chef de corps/ aux collaborateurs / aux services
• Coordonner et suivre les missions exécutées conjointement par plusieurs services ou cellules sous la direction du magistrat chef de corps et veiller à des actions concertées.
• Rendre des avis (écrits, oraux) lors de la rédaction des plans stratégiques et opérationnels et/ou lors de leur exécution
• Rendre des avis sur les dossiers administratifs, traiter les dossiers, répondre à des questions diverses (de la cellule stratégique, des questions parlementaires...)
• Fournir des avis au magistrat chef de corps dans l'instauration de nouvelles méthodes et techniques
• Suivre la réglementation pertinente et/ou d'autres aspects techniques, et le cas échéant, rédiger une réglementation (Loi Autonomie de gestion)
• Assurer ou déléguer le suivi et la diffusion de la correspondance et des dossiers administratifs
• Rédiger des procès-verbaux de réunions internes et externes
• Organiser des réunions
• Rassembler l'information, la filtrer et la faire circuler au sein du service
• Agir en tant que personne de contact pour les services d'encadrement et autres services (Services d’Appui)
• Fournir un soutien administratif dans la communication interne et externe assurée par le magistrat de presse
• Développer des relations et des réseaux
• Analyser le suivi des dossiers grâce à votre expertise personnelle en collaboration avec les intéressés
• Suivre les aspects techniques, contrôler les dossiers techniques
• Répondre aux questions internes et externes
• Participer aux groupes de travail, symposiums, congrès... (Réunions Attachés soutien management, groupe de travail, …)

Job description

Vous fournissez des avis et un soutien au magistrat chef de corps sur les plans organisationnel, administratif, stratégique afin de permettre au magistrat chef de corps de réaliser les objectifs du plan de management.

En tant que coordinateur, vous suivez et coordonnez les dossiers et missions - destinés au magistrat chef de corps- qui sont réalisés au sein du/des service(s) du magistrat chef de corps afin de garantir le traitement de ces dossiers et missions dans le respect des directives, des délais et exigences de qualité préalablement fixés.

Exemples de tâches :

• Surveiller la circulation des dossiers : centraliser, distribuer...
• Surveiller les délais, les procédures, la qualité, la forme...
• Préparer, analyser, contrôler, discuter... les dossiers et missions
• Faire rapport au magistrat chef de corps/ aux collaborateurs / aux services
• Coordonner et suivre les missions exécutées conjointement par plusieurs services ou cellules sous la direction du magistrat chef de corps et veiller à des actions concertées.

En tant que collaborateur stratégique, vous fournissez des avis et collaborez à l'élaboration de parties du plan de management et des plans d'action et au traitement de dossiers afin de permettre au magistrat chef de corps, grâce à un avis fondé et un soutien concret, de prendre les bonnes décisions stratégiques et d'atteindre les objectifs.

Exemples de tâches :

• Rendre des avis (écrits, oraux) lors de la rédaction des plans stratégiques et opérationnels et/ou lors de leur exécution
• Rendre des avis sur les dossiers administratifs, traiter les dossiers, répondre à des questions diverses (de la cellule stratégique, des questions parlementaires...)
• Fournir des avis au magistrat chef de corps dans l'instauration de nouvelles méthodes et techniques
• Suivre la réglementation pertinente et/ou d'autres aspects techniques, et le cas échéant, rédiger une réglementation (Loi Autonomie de gestion)

En tant que collaborateur administratif, vous guidez les collaborateurs du secrétariat et effectuez vous-même des tâches administratives complexes afin de soutenir le magistrat chef de corps sur le plan administratif en coordonnant les activités administratives du service.

Exemples de tâches :

• Assurer ou déléguer le suivi et la diffusion de la correspondance et des dossiers administratifs
• Rédiger des procès-verbaux de réunions internes et externes
• Organiser des réunions

En tant que personne de contact, vous rassemblez et conservez des informations et faites la promotion de la communication interne et externe afin de mettre à la disposition des collaborateurs tous les documents pertinents et diffuser l'information en interne et en externe.

Exemples de tâches :

• Rassembler l'information, la filtrer et la faire circuler au sein du service
• Agir en tant que personne de contact pour les services d'encadrement et autres services (Services d’Appui)
• Fournir un soutien administratif dans la communication interne et externe assurée par le magistrat de presse
• Développer des relations et des réseaux

En tant que conseiller-expert dans un domaine (juridique, scientifique), vous fournissez des avis et un soutien dans la préparation et le traitement des dossiers afin d'en garantir le traitement efficace sur la base d'un avis fondé.

Exemples de tâches :

• Analyser le suivi des dossiers grâce à votre expertise personnelle en collaboration avec les intéressés
• Suivre les aspects techniques, contrôler les dossiers techniques
• Répondre aux questions internes et externes
• Participer aux groupes de travail, symposiums, congrès... (Réunions Attachés soutien management, groupe de travail, …)