Assistant administratif B.E. (H/F)

Lixon; Henegouwen; Hybrid; EUR 26,000 - 32,000; Full time

Job summary

LIXON recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) pour le bureau d’études afin de soutenir le secrétariat et la préparation des dossiers de soumission. Vous assurerez le traitement du courrier, la tenue des documents et la gestion administrative quotidienne.

Vous serez en contact avec les équipes et contribuerez à l’archivage, à la vérification des critères et à la préparation des dossiers d’exécution, avec rigueur et organisation, en français et éventuellement en néerlandais ou anglais.

Qualifications

• Bachelier en secrétariat de direction requis.
• Maîtriser Outlook, Excel et Word.
• Connaissance des programmes KPD et de gestion documentaire.
• Français parfaitement à l'oral et à l'écrit.
• Néerlandais et/ou Anglais: un atout.
• Bonnes capacités relationnelles, sens des responsabilités et rigueur.

Responsibilities

• Réceptionner et diffuser le courrier destiné au bureau d’études.
• Consulter les avis de marché et répondre au téléphone en l’absence des collègues.
• Compléter et diffuser le tableau des études et préparer les dossiers de soumissions.
• Analyser les clauses administratives et vérifier les critères de sélection et d’attribution.
• Préparer les dossiers d’exécution et transférer les fichiers conformément à la procédure.
• Gérer les tirages de plans et classer les documents techniques.

Skills

Organisation

Rigueur

Maîtrise MS Office

Bonne communication

Autonomie

Discrétion

Education

Bachelier en secrétariat de direction

Tools

KPD calcul programme

Gestion documentaire

MS Office Suite

Job description

Organisation, rigueur et esprit d’équipe font partie de tes qualités ? Rejoins LIXON en tant qu’assistant(e) administratif(ve) au bureau d’études et contribue, au quotidien, à la préparation de nos futurs projets.

Ce qu’on attend de toi :

• L’assistant administratif est responsable de tout le travail de secrétariat du bureau d’études.
• Il s’agit principalement de tâches administratives.
• Il est responsable du classement de tous les documents relatifs au bureau d’études et de leur archivage.

Ce que tu feras :

• Réceptionner et diffuser le courrier destiné au bureau d’études
• Consulter les avis de marché
• Répondre au téléphone lorsque les membres du service sont absents ou ne sont pas en mesure de répondre, prendre note des messages et les transmettre
• Compléter et diffuser le tableau des études
• Analyser les clauses administratives des dossiers présentés aux réunions de soumission, vérifier les critères de sélection ainsi que les critères d’attribution
• Préparer et transférer les bordereaux récapitulatifs dans le programme de calcul
• Préparer les dossiers de soumissions (documents administratifs, mise en page, etc.)
• Dactylographier les courriers adressés aux clients
• Tenir à jour les statistiques annuelles du bureau d’études par deviseur
• Préparer les dossiers d’exécution (immatriculation des plans, numérotation des pages et reproduction dans le cas de dossiers « papier »)
• Glisser les fichiers informatiques du dossier soumission vers le dossier exécution dans le système de gestion documentaire propre au chantier, conformément à la procédure en vigueur
• Transférer les fichiers informatiques du dossier soumission à l’acheteur concerné conformément à la procédure en vigueur
• Gérer et centraliser les demandes de tirages de plans
• Classer les plans des chantiers en cours et archiver ceux des chantiers réceptionnés
• Classer la documentation technique (normes, NIT, etc.) et tenir la liste à jour

Ton profil :

• Humanités supérieures ou bachelier en secrétariat de direction
• Suite Microsoft Office : Outlook, Excel et Word
• Connaissance du programme de calcul KPD
• Connaissance du programme de gestion documentaire
• Français : parfaite connaissance orale et écrite
• Néerlandais et/ou Anglais : la pratique d’une seconde langue est un atout
• Ordonné, rigoureux, précis et soigneux
• Méthodique, organisé et discret
• Bonnes capacités relationnelles
• Autonome et flexible
• Sens des responsabilités
• Bonne gestion du stress
• Parfaite orthographe