Allround Admin Support (terminal)

Harbour Plus; Belgique; Sur place; EUR 26 000 - 39 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Hospitalisatieverzekering voor jou en/

Groepsverzekering

Maaltijdcheques

Résumé du poste

Harbour Plus zoekt een Allround Admin Support om de kwaliteit en betrouwbaarheid van administratieve processen op de site te waarborgen. Je beheert nominaties, operatiedossiers en facturatie-input en werkt mee aan planning en documentatie.

Je bent het aanspreekpunt voor klanten en verantwoordelijk voor onthaal en samenwerking met chauffeurs, contractors en leveranciers. Een bachelor of gelijkwaardig is vereist en ervaring in de maritieme/logistieke sector is een plus.

Qualifications

• Minimaal een bachelorsdiploma of gelijkwaardig door ervaring.
• Drie jaar ervaring in een administratieve functie.
• Ervaring met logistieke/terminal processen is een sterke troef.

Responsabilités

• Beheer van de administratieve opvolging van operationele siteactiviteiten.
• Samen met het team planning van schepen (40%) en vrachtwagens (60%).
• Klantencontact onderhouden via telefoon en e-mail.
• Ontvangst en begeleiding van chauffeurs, contractors en leveranciers.
• Verwerken van (douane)documenten en registers.
• Dagelijkse rapportering van terminalactiviteiten en voorraadbeheer.

Connaissances

Teamwork

Communicatie

Nauwkeurigheid

Proactief

Organisatie

Formation

Bachelor of gelijkwaardig door ervaring

Outils

Terminal managementsysteem

Description du poste

Harbour Plus is een selectiekantoor met specialisaties in Maritime & Logistics, Douane, HSEQ en Office. Onze meerwaarde is dat we steeds binnen onze niche werken en zo perfect vanuit onze ervaring kunnen spreken. De persoonlijke toets krijgt u er bovenop!

Als Allround Admin Support speel je een sleutelrol binnen onze organisatie. Je bent verantwoordelijk voor de kwaliteit en betrouwbaarheid van alle administratieve processen die onze operationele activiteiten op de site ondersteunen.

• Je bent verantwoordelijk voor de volledige administratieve opvolging van de operationele activiteiten op de site. Dit omvat onder andere verwerking van nominaties, zowel voor- als na de operatie, operatiedossiers van A-Z, facturatie-input, klachtenadministratie, steeds via het terminal managementsysteem.
• Samen met je team organiseer en optimaliseer je de planning van schepen (40%) en vrachtwagens (60%), met een toekomstige uitbreiding naar treinplanning.
• Je bent het aanspreekpunt voor onze klanten en onderhoudt het dagelijks contact, zowel telefonisch als via mail.
• Je staat in voor het onthaal en de begeleiding van vrachtwagenchauffeurs, contractors en leveranciers, en zorgt voor een vlotte doorstroming en correcte doorverwijzing op de site.
• Je verwerkt (douane)documenten nauwkeurig in de daarvoor voorziene systemen en registers.
• Je verzorgt de dagelijkse rapportering van terminalactiviteiten en volgt de voorraad op via het terminalmanagementsysteem.

Wie zoeken we?

• Je hebt een bachelorsdiploma of bent gelijkwaardig door ervaring.
• Je hebt minimum 3 jaar ervaring in een administratieve functie.
• Ervaring binnen de wereld van liquid terminals, olie- en chemicaliëndepots of olieterminals is een sterke troef.
• Je hebt kennis van de maritieme sector en de specifieke werking binnen de liquid bulk-wereld.
• Je schakelt moeiteloos tussen teamwork en autonoom werken, afhankelijk van wat de situatie vraagt.
• Je communiceert helder, professioneel en doelgericht, zowel intern als met extern.
• Je werkt gestructureerd en nauwgezet, met oog voor detail en kwaliteit.
• Je bent proactief, denkt oplossingsgericht en werkt doelgericht naar resultaten toe.
• Je bent sterk in plannen en organiseren, en behoudt het overzicht, ook in drukke momenten.
• Je hebt een kritische blik en denkt mee na over hoe processen beter kunnen.
• Je hebt een hands‑on mentaliteit en toont ownership in alles wat je doet.
• Je spreekt naast Nederlands ook vlot Engels en je hebt een basiskennis Frans.
• Ervaring in de logistieke sector met kennis van douane- en importdocumenten is een groot pluspunt.

Werk dat klopt – in een omgeving waar je je thuis mag voelen.

• Een uitdagende functie binnen een dynamisch bedrijf, met een familiale en vlakke bedrijfscultuur waar initiatief, overleg en teamspirit aangemoedigd worden.
• Een bediendecontract van onbepaalde duur met een competitief salarispakket en aantrekkelijke extralegale voordelen (hospitalisatieverzekering voor jou en je gezinsleden, groepsverzekering, maaltijdcheques).
• Mogelijkheden voor professionele ontwikkeling en opleiding.