AGENCY ADMINISTRATOR

International Car Operators; West-Vlaanderen; Sur place; EUR 23 000 - 33 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Maaltijdcheques/ecocheques

Groepsverzekering

Hospitalisatieverzekering

Cafetariaplan

Diverse opleidingsmogelijkheden

Résumé du poste

International Car Operators zoekt een Agency Administrator voor de verwerking van inkomende facturen per schip en het opmaken van verzamelfacturen aan de rederij. Je zorgt voor correcte tarief- en kortingtoepassingen en staat in voor klant- en leverancierscreaties in het systeem.

Je werkt proactief aan optimalisaties in facturatieprocessen en volgt vragen nauwkeurig op, met aandacht voor kwaliteit, veiligheid en milieu.

Qualifications

• Inzicht in facturatie en boekhouding.
• Kennis van PEPPOL/facturatieprocessen is een plus.
• Nauwkeurigheid en analytisch vermogen vereist.

Responsabilités

• Verzamelen van alle inkomende facturen per schip en verwerken in het systeem.
• Verzamel-/doorrekeningfactuur opmaken en naar rederij sturen.
• Nieuwe klanten aanmaken in het systeem en door boekhouding laten accepteren.
• Nieuwe leveranciers aanmaken en beheren.
• Facturen opvolgen op correctheid van tarieven en fees.
• Toewijzen facturen aan havendienst (Concessie, kaaigeld, elektriciteit, ...).
• Vragen tijdens of na facturatie opvolgen en beantwoorden.
• Ondersteunen van kwaliteit-, veiligheid- en milieu-management.

Connaissances

Digital mindset

Klantgericht handelen

Kostenbewust handelen

Samenwerken

Plannen en organiseren

Probleemoplossend

Flexibel opstellen

Nederlands

Frans

Formation

Graduaat of bachelor

Outils

Excel

Eigen software

Description du poste

• Digital mindset

• Bepaalde duur
• Zeebrugge
• Graduaat of bachelor
• 38
• Dagwerk, zelfstandig werken.
• Minimum 6 maanden
• Integriteit, Intensiteit, Innovatie
• Maaltijdcheques/ecocheques
• Groepsverzekering
• Hospitalisatieverzekering
• Cafetariaplan
• Diverse opleidingsmogelijkheden
• Klaar voor een uitdagende carrière? Sluit je aan bij ons team en maak jouw toekomst!

Doel van de functie

Als Agency Administrator verzamel je alle inkomende facturen per schip, zowel via e-mail als rechtstreeks via PEPPOL. Je verwerkt deze facturen door ze correct te boeken in het interne systeem en verzorgt de doorrekening naar de rederij via verzamelfacturen. Je werkt actief mee aan een digitale mindset en gaat op zoek naar optimalisaties in zowel de verwerking van inkomende als uitgaande facturen. Daarbij hanteer je een proactieve aanpak door inkomende facturen te controleren op volledigheid en correctheid van tarieven en kortingen. Je volgt vragen die ontstaan tijdens of na de facturatie nauwgezet op en beantwoordt deze op een correcte manier. Het kwaliteit-, veiligheid- en milieumanagement systeem samen ondersteunen met alle medewerkers.

Taakomschrijving

Facturatie

• Verzamelen van alle facturen m.b.t. de scheepsafrekening.
• Opmaken van de verzamelfactuur aan de rederij.
• Nieuwe klanten laten aanmaken in systeem en nadien laten accepteren door boekhouding.
• Nieuwe leveranciers aanmaken.
• Nauwgezet facturen opvolgen (correctheid fee's, tarieven)
• Toewijzen facturen havendienst (Concessie, kaaigeld, elektriciteit, ...)

Competenties

Technische competenties

• PC: Excel, eigen software.
• Talen: N/E (F)
• Basiskennis boekhouden.

Functiespecifieke competenties

• Klantgericht en kostenbewust handelen
• Samenwerken
• Plannen en organiseren
• Probleemoplossend
• Flexibel opstellen
• Digital mindset

Plaats in de organisatie

Rapporteert Aan

Agency Manager

Relevante Contacten

Shipping Agents, boekhouding en klanten

Verantwoordelijkheden

• Verwerken van inkomende facturen.
• Volgens de door de klant opgelegde termijn en specifieke procedures/systemen, de scheepsafrekening opmaken en versturen.
• Commissies behandelen en opvolgen