Administrative & Reporting Assistant

AG REAL ESTATE; Brussel Hoofdstad; Sur place; EUR 26 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

AG Real Estate recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) polyvalent(e) pour soutenir les chefs de projet et la direction, assurer la gestion documentaire et l’organisation des tâches administratives courantes.

Vous rassemblerez et classerez les informations, gérerez les communications et participerez à la préparation de présentations internes et externes, tout en veillant à l’archivage et au suivi des données du programme.

Qualifications

• Formation administrative avec expérience minimale de 5 ans ou niveau équivalent acquis par expérience.
• Maîtrise du néerlandais avec bon niveau de français et d’anglais.
• Maîtrise de MS Word, Excel, Outlook et PowerPoint et gestion des données.

Responsabilités

• Rédiger des courriers à la demande des chefs de projet et des responsables, et veiller à signature et suivi.
• Gérer la correspondance entrante et sortante; administrer les boîtes mail fonctionnelles.
• Gérer les appels téléphoniques et archiver les documents importants.
• Télécharger des documents sur notre plateforme Axxerion et suivre les procédures.
• Organiser et suivre les coordonnées des parties prenantes; aider à la rédaction et préparation de présentations.
• Consolider et présenter les données opérationnelles du programme et préparer le rapport trimestriel.

Connaissances

Néerlandais

Français

Anglais

Organisation

Rigueur

Travail en équipe

Formation

Formation administrative

Outils

MS Word

Excel

Outlook

PowerPoint

Description du poste

Public Real Estate & Finance (PRE&F) est l’une des activités principales d’AG Real Estate. Notre meilleure référence aujourd’hui est le programme Scholen van Morgen (Écoles de demain), qui a été développé dans le cadre d’un partenariat public-privé (PPP) et qui concerne la rénovation de l’infrastructure scolaire d’environ 200 écoles flamandes, pour un budget d’investissement d’environ 1,5 milliard d’euros. AG Real Estate COPiD, filiale d’AG Real Estate, agit en tant que maître d’ouvrage délégué dans ce programme.

Tu es la personne clé qui veille au bon déroulement de tous les processus administratifs. De la rédaction de lettres à la gestion du courrier entrant et sortant, tu as tout sous contrôle ! Plus précisément :

• 
  Tu rédiges des courriers à la demande des projet managers, des contract managers et du Management. Tu veilles à ce que cette correspondance soit signée et suivie.
• La gestion de la correspondance entrante et sortante fait partie de tes responsabilités.
• Tu gères les boîtes mail fonctionnelles et tu distribues ou réponds aux e-mails entrants.
• Traiter les appels téléphoniques ? Pas de problème, tu maîtrises parfaitement cette tâche !
• Tu assures la gestion numérique et l’archivage des documents importants tels que les procès-verbaux, les contrats, etc.
• Tu télécharges facilement les documents sur notre plateforme d’assistance Axxerion.
• Tu organises et suis le contrôle et la mise à jour annuels des coordonnées de nos parties prenantes.
• Tu apportes ton aide à la rédaction et à la préparation de présentations internes et externes.
• Enfin, tu consolides et
  présentes les données opérationnelles du programme Scholen Van Vlanderen et organises le rapport trimestriel en veillant à un suivi efficace de celui-ci.

Tu t’assures que l’équipe puisse se concentrer pleinement sur ses tâches principales, car toi, en coulisses, tu gères une administration sans faille.
Tu as envie de relever ce défi ? Alors, nous serions ravis d’avoir de tes nouvelles !

Notre équipe est à la recherche d’un(e) assistant(e) administratif(ve) polyvalent(e) qui aime la structure et l’organisation, et qui est prêt(e) à apporter le soutien nécessaire à nos chefs de projet, gestionnaires de contrats et à la direction. Êtes-vous la personne qui aime assurer le bon fonctionnement de l’équipe ? Alors lisez la suite, car ce poste offre une grande variété de tâches !

Es-tu quelqu’un qui aime grandir et se développer, tout en gardant un bon équilibre entre travail et vie privée ? Et quand tu commences quelque chose, tu t’assures que ce soit nickel jusqu’au moindre détail ? Alors :

• Tu as suivi une formation administrative avec une expérience de min 5 ans ou tu as acquis par expérience un niveau équivalent.
• Tu es néerlandophone, mais tu parles aussi français et tu as une bonne maîtrise de l’anglais.
• Tu maîtrises bien MS Word, Excel, Outlook et PowerPoint.Tu as déjà de
  l’expérience avec Excel et la gestion des données.
• Rigoureux(se) et organisé(e), tu gardes toujours une vue d’ensemble et tu travailles efficacement, même sur plusieurs projets en même temps.
• Tu es orienté(e) solution, tu prends des initiatives et tu aimes travailler aussi bien en équipe que de manière autonome.
• Curieux(se) et toujours prêt(e) à relever de nouveaux défis !
• Le travail répétitif ne te fait pas peur, au contraire, tu prends plaisir à fournir de la qualité à chaque fois.

Tu te reconnais dans ce portrait ? Alors, nous serions ravis de faire ta connaissance !

Vous voulez mettre à profit et en pratique vos compétences administratives dans le monde de l’immobilier ? Vous recherchez l’équipe qui vous donnera de l’énergie ? Les collègues ne sont pas uniquement importants pour vous. Ils sont aussi l’élément le plus important pour faire de votre travail un job de rêve ? AG Real Estate est alors the place to be. La filiale immobilière d’AG Insurance et le conseiller immobilier d’Ageas. Notre ambition ? Gérer un portefeuille immobilier diversifié de manière optimale et durable. Et ce, dans un environnement de travail stimulant, avec des collègues qui apprécient réellement votre travail. Alors, participez à bâtir notre ambition commune !

Le job de vos rêves en 4 étapes

Screening du CV

Vous nous avez envoyé votre CV ? Génial !

Nous allons vérifier si votre profil correspond à la fonction que vous avez choisie.

Entretien avec nos collègues des RH

Votre CV a fait bonne impression ?

Le cas échéant, vous serez convié.e à un premier entretien avec l’un de nos collègues des RH.

Le premier entretien s’est bien passé ?

Dans ce cas, nous vous demanderons de passer quelques tests en ligne.

Entretien avec votre futur manager et votre (ou vos) collègue(s)

C’est tout de même important, non ?

La dernière étape avant la signature de votre contrat.

Prêt.e à décrocher le job de vos rêves ? Génial !
Remplissez vos informations personnelles, téléchargez votre CV et postulez.