Administration & Events Coordinator M/V/X

IMPACT SALES & MARKETING BELUX; Wommelgem; On-site; EUR 23,000 - 33,000; Full time

Job summary

IMPACT SALES & MARKETING BELUX recrute un(e) Administratif(ve) & Events Coordinator en intérim pour soutenir les Event Managers dans les tâches variées et dynamiques.

Vous assurerez la planification, la coordination et le suivi d’événements physiques, hybrides ou digitaux, tout en veillant au respect du budget et des procédures internes. Une expérience en évènementiel est un plus; maîtrise de MS 365 et SAP est souhaitée.

Qualifications

• Exigences professionnelles adaptées au rôle d’assistant(e) administratif(ve) et coordinateur(trice) d’événements.
• Bonnes compétences en Excel et en outils bureautiques (MS 365).
• Connaissances comptables et maîtrise des procédures internes.
• Expérience ou intérêt pour le secteur évènementiel est un atout.

Responsibilities

• Assurer le support administratif des Event Managers: planification, coordination et suivi des événements (physiques, hybrides ou digitaux).
• Gestion des invitations et inscriptions via Excel et outil en ligne.
• Suivi budgétaire, création de PO et paiements fournisseurs selon procédures internes.
• Gestion logistique: matériel, prestataires, traiteurs et locations; suivi des délais et coûts.
• Préparation et coordination du Salon de l’Auto (dates et fournisseurs) et participation adaptée selon la charge de travail.

Skills

Rigueur

Autonomie

Esprit d'équipe

Proactivité

Organisation

Tools

Microsoft 365

SAP

Job description

Compagnie / Projet

Vous recherchez un poste intérimaire stimulant,

polyvalent et enrichissant, où l’initiative

personnelle est encouragée ?

Alors cette offre est pour vous !

La mobilité ne se limite pas à se déplacer d’un point à un autre. Elle façonne nos liens, rapproche les communautés et nous permet de poursuivre ce qui compte vraiment.

‘WE MOVE PEOPLE WITH BRANDS AND

PRODUCTS THEY LOVE AND TRUST’

Nous offrons une fonction comme

‘Administration & Events Coordinator’ (M/V/X)

Une mission intérimaire au sein du département Communication & Events, où vous soutiendrez les deux Event Managers dans une fonction administrative dynamique et variée.

Functions

• Gestion de projet

  Vous assistez administrativement les Event Managers dans la planification, la coordination, la mise en œuvre et le suivi d’événements (physique, hybride ou digital), qu’ils soient retail, B2B, B2C ou internes. Vous intervenez de A à Z, de l’offre jusqu’au suivi, avec des tâches variées avant, pendant et après l’événement :

  • Logistique & préparations :
    • Rédaction d’appel d’offres, analyse des propositions/devis et éventuel comparatif à établir pour faciliter la sélection du prestataire suivant les process
    • Planification et sélection des véhicules avec les marques et ordres de transports
  • S'assurer que le bon matériel promotionnel est disponible sur place
  • Suivi des fournisseurs (agences, traiteurs, techniciens audiovisuels, etc.)
• Suivi budgétaire :
  • Suivi des coûts et respect du budget alloué
  • Gestion administrative selon les procédures internes (création de PO, suivi des paiements fournisseurs, etc.)
• Communication :

  Tâches diverses en soutien de l’équipe;

  • Gestion des invitations (mise à jour des listes de participants dans Excel, encodage dans notre outil en ligne)
  • Suivi des inscriptions et relances, en collaboration avec les équipes concernées
• Gestion du matériel :
  • Commande de matériel auprès des fournisseurs attitrés (beachflags, roll-ups, etc.)
  • Planification des mises à disposition et restitution
• En fonction de la participation et de la charge de travail en amont et pendant l’evenement, une éventuelle présence lors des événements peut être demandée.
• Support à la préparation du Salon de l’Auto (8 – 17 janvier 2027)
  • Rédaction d’appel d’offres, analyse des propositions/devis et éventuel comparatif à établir pour faciliter la sélection du prestataire suivant les process
  • Coordination avec les fournisseurs
  • Coordination interne et échanges d’informations avec les différentes marques
  • Suivi budgétaire et comptable, ainsi que les tâches administratives associées, dans le respect des procédures internes.

Profil & Conditions

Nous recherchons un(e) collaborateur disponible rapidement jusqu’au 15 mars 2027, disposant des qualités suivantes :

• Grande rigueur et capacité à travailler de manière autonome, tout en étant un(e) excellent(e) team player
• Attitude proactive et orientée solutions
• Excellentes compétences relationnelles
• Bonne maîtrise de Microsoft 365 (Excel, Word, Teams) ; la connaissance de SAP est un plus
• Bonnes connaissances comptables
• Capacités organisationnelles
• Résistance au stress et capacité à gérer les délais
• Flexibilité (travail en soirée et le week-end possible)
• Une expérience dans le secteur événementiel est un atout
• Bilingue (néerlandais/français), l’anglais est un atout supplémentaire
• Permis B

Vous souhaitez donner un nouvel élan à votre carrière ?

#MarvestingBelgique