Administratief medewerker VGC-cel

Groen; Brussel; On-site; EUR 32,000 - 42,000; Full time

Job summary

Groen zoekt een administratief medewerker voor het kabinet van de Vlaamse Brusselse Gemeenschapscommissie (VGC). Je zorgt voor vlotte en nauwkeurige opvolging van dossiers, nota’s, briefwisseling en vergaderingen, en werkt nauw samen met celmedewerkers om documenten correct en tijdig te behandelen.

Je beheert de correspondentie, archivering en afspraken, en ondersteunt de organisatorische voorbereiding van vergaderingen.

Qualifications

• Zeer nauwkeurig en georganiseerd werken, met aandacht voor dossierverwerking.
• Vloeiende Nederlands; goede basis in het Frans.
• Digitale vaardigheden met Outlook, Teams en SharePoint.

Responsibilities

• Het volgen van administratieve dossiers en projecten van A tot Z.
• Ondersteuning bij voorbereiding en opvolging van college- en bestuursdossiers.
• Beheer van inkomende en uitgaande correspondentie en registratie.
• Ordenen, archiveren en digitaal/druk mappenstructuren up-to-date houden.
• Ondersteunen van vergaderingen: agenda, zaalreservering, notuleren indien nodig.
• Beheren van afspraken en opvolging van collegevergaderingen.
• Ondersteunen van collega’s en tijdig signaleren van knelpunten.
• Samenwerken met andere cellen als onderdeel van een steunpool.

Skills

Nederlandstalig

Frans (goede basis)

Plannen

Communicatie

Discretie

Teamwerk

Stressbestendig

Tools

Outlook

Teams

SharePoint

Job description

Wij zijn het kabinet van Brussels Minister en Collegevoorzitter van de Vlaamse Gemeenschapscommissie (VGC) Elke Van den Brandt. Zij is bevoegd voor Begroting en Financiën, Welzijn, Gezondheid, Gezin, Stedelijk Beleid en Speelpleinen. Samen werken we aan een sterke, inclusieve en toegankelijke dienstverlening voor Nederlandstalige Brusselaars. Vanuit een dynamische en betrokken werkomgeving ondersteunen we de Voorzitter bij de voorbereiding, uitvoering en opvolging van het beleid binnen deze bevoegdheden.

Doel van de functie

Als administratief medewerker maak je deel uit van de VGC-cel binnen het kabinet van minister Elke Van den Brandt. Je zorgt voor een vlotte en nauwkeurige administratieve opvolging van dossiers, nota’s, briefwisseling en vergaderingen. Je werkt nauw samen met de medewerkers van de cel en waakt erover dat documenten, procedures en contacten correct, tijdig en zorgvuldig worden behandeld.

Jouw verantwoordelijkheden

• Je volgt administratieve dossiers en projecten van A tot Z op, waaronder nota’s, brieven, besluiten en bijlagen.
• Je ondersteunt de voorbereiding en opvolging van dossiers voor het College, inclusief delay-out, adviezen, handtekeningen en kennisgevingen.
• Je beheert de inkomende en uitgaande correspondentie van de cel, zowel per post als via e-mail, en zorgt voor een correcte registratie, verzending en opvolging.
• Je ordent, klasseert en archiveert documenten en dossiers, digitaal en op papier, enhoudt de mappenstructuur overzichtelijk en actueel.
• Je ondersteunt de praktische organisatie van vergaderingen: agenda’s afstemmen, zalenreserveren, contacten leggen, documenten voorbereiden en, indien nodig, notuleren.
• Je beheert afspraken, ondersteunt de opvolging van collegevergaderingen en helptcollega’s bij de administratieve voorbereiding van hun dossiers.
• Je denkt actief mee over efficiëntere werkmethodes en signaleert mogelijke knelpuntentijdig.
• Samen met de administratieve medewerkers van de andere cellen vorm je een pool, zodat jullie elkaar tijdens bepaalde periodes kunnen ondersteunen en vervangen.

Wie zoeken we?

We zoeken iemand die nauwkeurig, georganiseerd en betrouwbaar werkt en graag structuur brengt in een dynamische omgeving. Je neemt zelfstandig taken op en werkt tegelijk vlot samen met collega’s. Je communiceert helder, gaat discreet om met informatie en behoudt het overzicht, ook wanneer meerdere dossiers gelijktijdig lopen.

• Je werkt zeer nauwkeurig en bent sterk in planning, opvolging en administratie.
• Je organiseert je werk zelfstandig en stelt de juiste prioriteiten.
• Je communiceert professioneel en klantgericht, zowel intern als extern.
• Je bent Nederlandstalig, hebt een goede kennis van het Frans en voelt je thuis in een tweetalige werkomgeving.
• Je bent vertrouwd met digitale toepassingen zoals Outlook, Teams en SharePoint.
• Je hebt interesse in de werking van een kabinet, overheidsadministraties en het Brusselse institutionele landschap.
• Je bent discreet, loyaal, flexibel, collegiaal en stressbestendig.
• Je draagt de waarden van diversiteit, gelijkwaardigheid en non-discriminatie actief uit.

Wat bieden wij je?

• Een afwisselende administratieve functie in een dynamische politieke en institutionele omgeving.
• Een rol waarin je concreet bijdraagt aan een professionele werking van de VGC-cel en het kabinet.
• Samenwerking met betrokken collega’s en contacten met administraties, andere kabinetten en externe partners.
• Ruimte om mee te denken over efficiëntere werkprocessen en een goede teamwerking.

Solliciteren kan tot en met 25/10/2026.

Voor bijkomende informatie over de functie kan je contact opnemen via [e-mail].