ADMINISTRATIEF MEDEWERKER ONTHAAL 19/38

Heuvelheem; Oudenaarde; On-site; EUR 24,000 - 32,000; Full time

Job summary

Heuvelheem vzw in Vlaanderen zoekt een administratief sterke collega voor het mini-team onthaal, mobiliteit en aankopen. Je combineert onthaal, praktische organisatie en basisadministratie om vragen vlot te laten opvolgen.

Je bent het warme gezicht voor bezoekers en belmers, beheert mail en post, coördineert vervoer en ondersteunt aankopen en voorraadbeheer. Je werkt samen met collega’s aan een menswaardige en kwalitatieve dienstverlening.

Qualifications

• Administratieve sterkte en ordelijk werken.
• Goede organisatorische vaardigheden en nauwkeurigheid.
• Teamplayer met communicatieve skills en klantgerichte houding.

Responsibilities

• Bezoekers en bellers helpen en doorverwijzen, en een vriendelijk, professioneel imago tonen.
• Post, mailboxen en algemene mailings opvolgen en administratieve ondersteuning bieden.
• Rittenschema's en vervoersvragen beheren; afstemmen met vervoerspartners, teams, cliënten en netwerken; vervoer voor activiteiten plannen en facturen controleren.
• Aankoopvragen van aanvraag tot bestelling opvolgen; leveranciers vergelijken en offertes beoordelen; leveringen opvolgen en voorraadbeheer ondersteunen.

Skills

Onthaal

Administratie

Mobiliteitscoördinatie

Communicatie

Leverancierscontact

Vraagopvolging

Job description

Heuvelheem vzw ondersteunt personen met een beperking en hun netwerk in de regio Vlaamse Ardennen. Vanuit onze vestigingen in Oudenaarde en Kruisem bouwen we elke dag aan warme, menswaardige en kwaliteitsvolle ondersteuning.

We werken vanuit Triple-C en onze waarden mens-waardig, kracht-vol en duurzaam. Ook in onze administratieve dienstverlening willen we die waarden elke dag voelbaar maken.

Ben jij administratief sterk, hou je van afwisseling en krijg je energie van mensen verder helpen? Dan ben jij misschien de collega die we zoeken voor ons mini-team onthaal, mobiliteit en aankopen binnen de FAD.

Jouw opdracht

In deze veelzijdige functie combineer je onthaal, praktische organisatie en administratie. Samen met je collega zorg je dat vragen vlot worden opgevolgd, vervoer goed georganiseerd is en aankopen correct verlopen.

Onthaal en administratie

• je bent mee het warme en professionele gezicht en de stem van Heuvelheem;
• je helpt bezoekers en bellers verder en zorgt voor een gerichte doorverwijzing;
• je volgt algemene mailboxen en post zorgvuldig op;
• je ondersteunt mailings, inschrijvingen en andere praktische administratie.

Mobiliteit

• je houdt rittenschema’s en vervoersvragen mee overzichtelijk en actueel;
• je stemt vlot af met vervoerspartners, teams, cliënten en netwerken;
• je volgt busbegeleiding en andere vervoersvormen praktisch op;
• je helpt vervoer voor activiteiten plannen en organiseren;
• je controleert vervoersgegevens en facturen en signaleert knelpunten.

Voor technische vragen rond voertuigen werk je samen met de facilitair coördinator.

Aankopen en voorraad

• je volgt aankoopvragen van aanvraag tot bestelling mee op;
• je zoekt mee naar passende leveranciers en vergelijkt offertes;
• je bereidt bestellingen voor en plaatst goedgekeurde bestellingen;
• je volgt leveringen op en onderhoudt contacten met leveranciers;
• je stemt af met boekhouding en ondersteunt het voorraadbeheer.

Je kan ook gespecialiseerde dossiers opnemen rond verzekeringen, leverancierscontracten, aanbestedingen of patrimoniumbeheer.

Samen sterk in een mini-team

Je staat er niet alleen voor. Samen met je collega draag je gelijkwaardig verantwoordelijkheid voor de werking. Dat betekent dat je:

• informatie en kennis spontaan deelt;
• heldere afspraken maakt en elkaar op de hoogte houdt;
• meedenkt in elkaars dossiers en waar nodig essentiële taken overneemt;
• eigenaarschap toont voor het gezamenlijke resultaat.

Je haalt energie uit samenwerken, afstemmen en samen oplossingen vinden.