Administratief medewerker onderwijs

Stad Hasselt; Limburg; On-site; EUR 28,000 - 45,000; Full time

Benefits offered by this job

Maaltijdcheques

Hospitalisatieverzekering

Groepsverzekering

Benefits at work

Zwempas

Bibkaart voor gezin

Job summary

Stad Hasselt zoekt een administratief medewerker voor de dienst Stedelijk Onderwijs. Je beheert administratieve processen achter onze scholen en academies en zorgt voor orde in dossiers en budgetten.

Je werkt in een team van 4 en rapporteert aan het diensthoofd. Je werkzaamheden omvatten personeelsdossiers, verlof, premies en de implementatie van regelgeving in de dagelijkse praktijk.

Qualifications

• Diploma hoger secundair onderwijs vereist.
• Goede kennis van MS Office en relevante applicaties.
• Voldoen aan algemene aanwervingsvoorwaarden.

Responsibilities

• Volg personeels- en organisatiedossiers nauwgezet op en registreer informatie correct.
• Verzamel en verwerk personeelsinformatie en vertaal naar collegebesluiten.
• Bereken dienstanciënniteit van personeelsleden.
• Volg premies en personeelsvoordelen administratief op.
• Blijf op de hoogte van personeelswetgeving en pas toe in de praktijk.
• Beheer administratieve opvolging van facturatie en budgetten van de scholen.

Skills

Ondersteunen

Analyseren

Betrouwbaarheid tonen

Education

Diploma hoger secundair onderwijs

Tools

MS Office

Job description

Achter goed georganiseerd onderwijs zit een sterke administratieve basis. Als administratief medewerker van de dienst Stedelijk Onderwijs zorg je ervoor dat de administratieve processen achter onze scholen en academies op rolletjes lopen. Je houdt overzicht, bewaakt de opvolging en zorgt ervoor dat dossiers correct en zorgvuldig worden afgehandeld. Zo draag je elke dag bij aan een vlotte werking van onze stedelijke onderwijsorganisaties. Functie

Bedrijfsvoorstelling Achter goed georganiseerd onderwijs zit een sterke administratieve basis. Als administratief medewerker van de dienst Stedelijk Onderwijs zorg je ervoor dat de administratieve processen achter onze scholen en academies op rolletjes lopen. Je houdt overzicht, bewaakt de opvolging en zorgt ervoor dat dossiers correct en zorgvuldig worden afgehandeld. Zo draag je elke dag bij aan een vlotte werking van onze stedelijke onderwijsorganisaties. Functie Als administratief medewerker van de dienst stedelijk onderwijs ondersteun je samen met je collega’s het schoolbestuur bij de administratieve opvolging van 7 stedelijke basisscholen en de academies knst.beeld en knst.podium.

Je Focust Dagelijks Op Administratieve En Dossiermatige Taken

• je volgt personeels- en organisatiedossiers nauwgezet op en zorgt ervoor dat informatie correct geregistreerd en verwerkt wordt;
• je verzamelt en verwerkt personeelsinformatie, zoals personeelsgegevens, aanstellingen, verlofstelsels, … en vertaalt deze informatie naar verschillende collegebesluiten;
• je berekent de dienstanciënniteit van personeelsleden;
• je volgt verschillende premies en personeelsvoordelen administratief op;
• je blijft op de hoogte van veranderingen in de personeelswetgeving voor het gesubsidieerd onderwijs en past deze toe binnen de dagelijkse praktijk;
• je staat in voor de administratieve opvolging van de facturatie en budgetten van de scholen, waaronder bestelbonnen en budgetverschuivingen in de verschillende softwarepakketten;

Je ondersteunt zo het schoolbestuur bij het personeelsbeheer en de administratieve opvolging van juridische en organisatorische dossiers binnen de verschillende schoolorganisaties. Nauwkeurigheid, structuur en een sterke administratieve aanpak zijn dan ook essentieel in deze functie.

Je maakt deel uit van een team van 4 medewerkers en rapporteert aan het diensthoofd Stedelijk Onderwijs. Je werkt nauw samen met de collega’s in de scholen en academies, zoals secretariaatsmedewerkers en directeurs, en met de personeelsleden van de scholengemeenschap.

Profiel Onze organisatiewaarden zijn ook die van jou. Daarnaast zijn volgende competenties belangrijk voor deze rol:

• Ondersteunen: je denkt actief mee om collega’s en scholen vlot en correct te helpen. Je haalt energie uit administratieve ondersteuning en zorgt ervoor dat zij kunnen rekenen op heldere informatie, praktische hulp en een vlotte opvolging van de dossiers.
• Analyseren: informatie uit software en regelgeving bekijk je kritisch en doordacht, je legt verbanden en trekt de juiste conclusies. Zo vertaal je complexe gegevens naar duidelijke en correcte administratieve acties.
• Betrouwbaarheid tonen: je gaat correct om met vertrouwelijke personeelsgegevens en dossiers. Je zorgt ervoor dat beslissingen en administratie tijdig en volgens de geldende regelgeving worden uitgevoerd.

Aanbod We bieden je een voltijds contract (contractueel) voor onbepaalde duur. Je werkt vanuit ons stadhuis 't Scheep. Naast een salaris bieden we jou een aantrekkelijk verlofstelsel, maaltijdscheques, hospitalisatieverzekering, groepsverzekering, benefits at work, zwempas en bibkaart voor je gezin, ...

• Schaal C1-C2-C3
• Je bruto maandloon bedraagt minimum € 2.493 en maximum € 4.038
• Bekijk hier je extralegale voordelen

Selectievoorwaarden

• Je beschikt over een diploma van het hoger secundair onderwijs
• Je kan vlot overweg met de courante MS Office toepassingen en hebt afdelingsspecifieke applicaties snel onder de knie
• Je voldoet aan de algemene aanwervingsvoorwaarden

Bijkomende informatie

• CV screening
• Verkennend gesprek op 13 november (voormiddag)
• Verdiepend gesprek met praktische case op 20 november (voormiddag)

We vullen deze vacature in en leggen een wervingsreserve aan die 2 jaar geldig is. Deze gebruiken we voor toekomstige en eventueel gelijkaardige vacatures.