Administratief medewerker kennisveiligheid

KU Leuven; Leuven; On-site; EUR 29,000 - 36,000; Full time

Job summary

KU Leuven zoekt een georganiseerde administratieve ondersteuner voor de Dienst Kennisveiligheid. Je ondersteunt medewerkers bij databankbeheer, exportvergunningen, trainingen en vergaderingen, beheert de mailbox en verzorgt verslaggeving en archivering.

Daarnaast verzamel en vul je informatie aan voor adviesverzoeken aan onderzoekers, en verzorg je het secretariaat van de Commissie Kennisveiligheid en de Ethische Commissie Dual Use, met reservering van vergaderzalen en correcte archivering.

Qualifications

• Administratieve ondersteuning
• Organisatie en planningsvaardigheden
• Dossierbeheer en rapportering

Responsibilities

• Beheer databanken met due diligence-overzichten en voer eerste lijn due diligence checks uit
• Voorbereiden en opvolgen van exportvergunningen in afstemming met onderzoekers en mogelijk overheidsinstanties
• Organiseren van trainingen, infomomenten en vergaderingen
• Beheer mailbox Dienst Kennisveiligheid
• Verzamelen en aanvullen van informatie voor advies aan onderzoekers en opvolging van adviesvragen
• Secretariaat van Commissie Kennisveiligheid beheren, verslagen maken en archivering verzorgen
• Secretariaat van de Ethische Commissie Dual Use, Military Use and Misuse of Research beheren en vergaderzalen reserveren
• Website van Dienst Kennisveiligheid up-to-date houden

Job description

Je staat in voor de ondersteuning van de medewerkers van de Dienst Kennisveiligheid in hun verschillende taken:

• Je beheert de databanken met due diligence overzichten en doet zelf eerstelijns due diligence checks van potentiële partners.
• Je staat in voor de administratieve voorbereiding en opvolging van exportvergunningen (in afstemming met interne en externe contacten zoals onderzoekers en desgevallend overheidsinstanties). Je verzorgt het dossierbeheer en -opvolging en je rapporteert hierover.
• Je zorgt voor de praktische organisatie van trainingen, infomomenten en vergaderingen.
• Je beheert de mailbox van de Dienst Kennisveiligheid.
• Je verzamelt en vervolledigt de informatie die nodig is voor het verlenen van advies aan de onderzoekers, en je bewaakt de vlotte afhandeling van de adviesvragen.
• Je verzorgt het secretariaat van de Commissie Kennisveiligheid, beheert de dossiers van deze commissie, maakt de verslagen en verzorgt correcte archivering.
• Je verzorgt het secretariaat van de Ethische Commissie Dual Use, Military Use and Misuse of Research, inclusief reserveren van vergaderzalen, opvolgen van adviezen en correcte archivering.
• Je houdt de website van de Dienst Kennisveiligheid actueel.