Administratief medewerker faculteit Bedrijfseconomische wetenschappen (60%)

UHasselt; Limburg; Vor Ort; EUR 17.000 - 29.000; Teilzeit

Benefits dieser Stelle

Telewerkregeling

Fietsvergoeding

Hospitalisatieverzekering

Groepsverzekering

Laptop

Headset

21 verlofdagen (60% aanstelling)

Zusammenfassung

UHasselt zoekt een Administratief medewerker faculteit Bedrijfseconomische Wetenschappen (BEW) voor een 60% aanstelling. U beheert administratieve- en organisatorische processen, ondersteunt de faculteit en collega’s, en coördineert vergaderingen en events binnen een dynamische universitaire omgeving in Diepenbeek/Hasselt.

Je werkt zelfstandig, levert accurate ondersteuning en zorgt voor klantgerichte dienstverlening aan studenten, medewerkers en externe contacten.

Qualifikationen

• :Minimaal een professionele bachelor, bij voorkeur in office management of bedrijfsmanagement.
• :Ervaring in onderwijscontext is een troef.
• :Zelfstandig werken en initiatief tonen.
• :Nauwkeurig, gestructureerd en georganiseerd werken.
• :Klantgerichte dienstverlening aan studenten, collega's en externen.

Aufgaben

• Beheren en opvolgen van administratieve en organisatorische processen (doctoraatsverdedigingen, masterproefverdedigingen, vormingen).
• Voorbereiden en opvolgen van vergaderingen, activiteiten en events.
• Fungeren als aanspreekpunt voor collega's, studenten en externen.
• Beheren van telefoon, agenda, mailbox, bestellingen en documentmanagement.
• Ondersteunen van digitale en fysieke archieven en kopieer/scans.

Kenntnisse

Zelfstandigheid

Initiatief nemen

Nauwkeurigheid

Organisatie

Communicatieve vaardigheden

Taalvaardigheid NL/Engels

Ausbildung

Professionele bachelor (Office management / Bedrijfsmanagement)

Tools

Microsoft 365

Jobbeschreibung

Administratief medewerker faculteit Bedrijfseconomische wetenschappen (60%)

Een gevarieerde administratieve functie binnen de dynamische universitaire omgeving van de faculteit Bedrijfseconomische Wetenschappen (BEW). Als administratief medewerker ben je een belangrijke schakel in de dagelijkse werking van de faculteit. Je zorgt ervoor dat administratieve en organisatorische processen vlot verlopen, ondersteunt collega's en helpt bij de organisatie van facultaire activiteiten en evenementen. Je werkt hierbij zelfstandig binnen jouw verantwoordelijkheidsdomeinen en bewaakt afspraken, deadlines en procedures en draagt op deze manier bij aan de efficiënte werking van de faculteit .
Dit betekent dat:

• je een aantal administratieve en organisatorische processen, zoals doctoraatsverdedigingen, masterproefverdedigingen, vormingen binnen levenslang leren, van A tot Z beheert en nauwkeurig opvolgt. Je denkt hierbij kritisch na, signaleert verbeterpunten en denkt mee om deze taken op een optimale manier te organiseren.
• je zorgt voor de administratieve en logistieke voorbereiding en opvolging van vergaderingen, activiteiten, vieringen en events.
• je een aanspreekpunt bent voor collega's, studenten en externe contacten. Je zorgt voor een correcte en klantgerichte afhandeling van vragen.
• je mee verantwoordelijk bent voor het onhaal en permanentie, telefonie, agendabeheer, mailboxbeheer, bestellingen, informatieverzameling, briefwisseling/mailings, documentmanagement, kopiëren/scannen, archivering, enzovoorts.

Defaculteit Bedrijfseconomische wetenschappen (BEW) is een dynamische faculteit binnen de civic Universiteit Hasselt. De faculteit zorgt voor de opleidingen Handelswetenschappen, Toegepaste economische wetenschappen, Handelsingenieur, Handelsingenieur in de beleidsinfomatica, Master of management en Master in het Toerisme voor ongeveer 1750 studenten. Daarnaast wordt er onderzoek verricht en dienstverlening geboden in diverse bedrijfseconomische disciplines. Het facultaireadministratieve team zorgt voor de coördinatie, administratieve en logistieke ondersteuning van operationele processen binnen de faculteit en is op zoek naar een nieuwe enthousiaste collega.

• Je bent minstens in het bezit van een professionele bachelor, bij voorkeur in office management, bedrijfsmanagement (of gelijkwaardig). Relevante ervaring, bij voorkeur in een onderwijscontext, is een troef.
• Je werkt zelfstandig, neemt initiatief en zorgt voor een correcte opvolging van jouw taken.
  
• Je werkt nauwkeurig en gestructureerd, met aandacht voor kwaliteit, details en afspraken. Je organiseert je werk efficiënt, stelt prioriteiten en bewaakt deadlines.
  
• Je verwerkt informatie kritisch en discreet. Je denkt proactief mee om administratieve processen te optimaliseren.
• Je haalt voldoening uit het ondersteunen van studenten, collega's en externe contacten en streeft daarbij naar een professionele en vlotte dienstverlening.
• Je werkt graag samen, deelt informatie en draagt bij aan een positieve en collegiale teamwerking.
• Je bent flexibel, leergierig en kan vlot inspelen op veranderende noden en prioriteiten. Je vindt het oké om af en toe aanwezig te zijn buiten de kantooruren.
• Je communiceert helder en professioneel in het Nederlands en beschikt over voldoende kennis van het Engels om internationale contacten te ondersteunen.
• Je werkt vlot met gangbare IT-toepassingen. Ervaring met Microsoft 365 (Outlook, Teams, Word, Excel, OneDrive, ... ) is een pluspunt.

Ons aanbod voor jou

Je wordt aangesteld als Administratief en Technisch Personeel en verloond volgens klasse 8 (graad 4) .
Je krijgt een contract van bepaalde duur voor een 60% aanstelling t.e.m. 30 juni 2027. Startdatum is mogelijk vanaf 16 december 2026. De avond- en weekendprestaties kan je op een ander moment compenseren. Jouw verloning wordt aangevuld met een groepsverzekering, eindejaarstoelage en vakantiegeld, hospitalisatieverzekering voor het hele gezin, ecocheques, laptop, headset, 21 verlofdagen vrij te kiezen per jaar (bij 60% aanstelling), 14 feestdagen en collectieve sluiting tussen Kerstmis en Nieuwjaar. Daarnaast kan je rekenen op initiatieven die jouw welzijn, een goede work-lifebalans en levenslang leren ondersteunen: telewerkregeling, fietsvergoeding, (elektrische) deelfietsen & poolwagens, permanent opleidingsaanbod, loopbaanondersteuning, korting in onze bedrijfsrestaurants, kinderopvang tijdens vakanties, ... en uiteraard een topteam!
De faculteit BEW is momenteel gehuisvest op de campus in Diepenbeek, maar zal in 2027 haar intrek nemen in een gloednieuw gebouw in Hasselt.

Solliciteer voor deze functie

De selectieprocedure bestaat uit een voorselectie op sollicitatiedossier, een selectieproef, een kennismakingsinterview en een diepte-interview. In elke fase van de procedure wordt een tussentijdse selectie gemaakt.

UHasselt streeft ernaar dat iedereen welkom is aan onze universiteit, zich er thuis voelt en het beste uit zichzelf kan halen. De diverse talenten van onze studenten en medewerkers vormen de rijkdom van onze samenleving en zijn de motor van onze toekomstige welvaart. Diversiteit in ervaringen en perspectieven verrijkt ons onderwijs, versterkt ons onderzoek en verhoogt onze maatschappelijke impact. Met de focus op rechtvaardigheid en nondiscriminatie gaan we samen voor een divers en inclusief UHasselt.
UHasselt aanvaardt geen enkele discriminatie op het gebied van geslacht, seksuele oriëntatie en genderidentificatie en - expressie, leeftijd, gezinssituatie of kinderlast; handicap of beperking; cultuur, godsdienst/levensbeschouwing; huidskleur, afkomst; sociaal-economische achtergrond of situatie.