Administratief loketbediende

CTRL-F; Antwerpen; On-site; EUR 26,000 - 38,000; Full time

Job summary

CTRL-F zoekt een Administratief loketbediende die verantwoordelijk is voor een breed scala aan administratieve taken en als back-up dient voor de Antwerpse havenloketten.

Je verzorgt algemene kantooradministratie, factureert, beheert de mailbox en klantvragen, en ondersteunt aankoop en commerciële administratie.

Daarnaast maak je documenten aan in het interne softwareprogramma, verzorg je de overdracht met collega’s en rapporteer je naar klanten, eventueel in vroege of late shifts.

Qualifications

• Administratieve vaardigheden en nauwkeurigheid.
• Klantgericht en communicatief.
• Basisboekhouding/facturatieervaring is een plus.

Responsibilities

• Algemene kantooradministratie en facturatie verzorgen.
• Mailbox, klantvragen, klachten en opvolging beheren.
• Ondersteunen van aankoop en commerciële administratie.
• Nieuwe producten toevoegen aan databank en fungeren als onthaal bij afwezigheid of drukte.
• Back-up voor het loket: verzamel productinformatie, controleer datasheets en vertaal naar juiste reinigingsprogramma.
• Documenten aanmaken in intern softwareprogramma en administratie afhandelen na afloop van de cleaning.
• Duidelijke overdracht met cleaningmedewerkers en collega's zorgen voor vlotte operationele planning.
• Rapporteren naar klanten na afloop van de behandeling en dossiers afwerken.
• In vroege of late shift werken indien nodig.

Job description

Als Administratief loketbediende ben je verantwoordelijk voor ene breed scala aan administratieve taken. daarnaast ben je back-up voor de verschillende loketten in de Antwerpse haven:

• Je verzorgt algemene kantooradministratie, waaronder ook facturatie.
• De mailbox, klantvragen, klachten en algemene administratieve opvolging vallen mee onder jouw verantwoordelijkheid. Je bewaakt de voortgang en zoekt naar praktische oplossingen wanneer informatie ontbreekt of iets afwijkt.
• Daarnaast ondersteun je aankoop en commerciële administratie, voeg je nieuwe producten toe aan de databank en spring je in als onthaalmedewerker aan het loket bij afwezigheden of verhoogde drukte.

Wat doe je als back-up aan het loket?

• Bij aankomst verzamel je de nodige productinformatie, controleer je datasheets en vertaal je die gegevens naar het juiste reinigingsprogramma.
• Je maakt reinigingsdocumenten en opdrachten aan in het interne softwareprogramma en verwerkt de administratie nauwkeurig na afloop van de cleaning.
• Een duidelijke overdracht met de cleaningmedewerkers en andere collega’s zorgt ervoor dat de operationele planning vlot blijft verlopen en chauffeurs de juiste procedures volgen.
• Na de behandeling bezorg je de vereiste documenten, werk je dossiers af en verzorg je de rapportering naar klanten.
• Hier werk je in de vroege of late shift indien nodig.