Administratief Coördinator (M/V/X)

ANTTEC; Antwerpen; On-site; EUR 28,000 - 40,000; Full time

Benefits offered by this job

Groeps- en hospitalisatieverzekering

Maaltijdcheques

Job summary

ANTTEC te Berchem is een dynamisch opleidingscentrum gespecialiseerd in praktijkgerichte technische opleidingen voor professionals. Ons motto: “Uw opleidingspartner in techniek”.

In deze functie ben je het eerste aanspreekpunt voor bezoekers, cursisten en lesgevers en ontvang je hen professioneel. Je coördineert de administratie van opleidingen van A tot Z, plant lokalen en stelt afspraken af met lesgevers en leveranciers.

Qualifications

• Uitstekende kennis van het Nederlands, mondeling en schriftelijk.
• Ervaring met opleidingsadministratie, facturatie of subsidieregelingen is een pluspunt.
• Je organiseert zelfstandig en bewaart het overzicht bij veranderende plannen.

Responsibilities

• Je bent het eerste aanspreekpunt voor bezoekers, cursisten en lesgevers.
• Je coördineert en verzorgt de administratie van opleidingen van A tot Z.
• Je plant lokalen en stemt praktische afspraken af met lesgevers, leveranciers en collega’s.
• Je ondersteunt de facturatie en boekhouding en volgt openstaande betalingen op.
• Je onderhoudt dossiers voor het Bestuursorgaan en de Algemene Vergadering.

Skills

Nederlands (vloeiend)

Klantgerichtheid

Administratieve vaardigheden

Communicatieve vaardigheden

Job description

ANTTEC te Berchem is een dynamisch opleidingscentrum gespecialiseerd in praktijkgerichte technische opleidingen voor professionals. Ons motto: “Uw opleidingspartner in techniek”. Waarom ANTEC ? Bij ANTTEC werk je mee aan technische opleidingen die mensen en bedrijven vooruithelpen. In deze functie zie je rechtstreeks het resultaat van je werk: cursisten worden goed ontvangen, opleidingen zijn zorgvuldig georganiseerd en collega’s kunnen rekenen op een sterke administratieve ondersteuning.

Functieomschrijving

Wat ga je doen? Je bent het eerste aanspreekpunt voor onze bezoekers, cursisten en lesgevers. Je ontvangt hen professioneel, luistert naar hun vragen en helpt hen op weg. Je coördineert en verzorgt de administratie van opleidingen van A tot Z. Je plant lokalen, stemt praktische afspraken af met lesgevers, de collega’s van mtech Antwerpen en leveranciers. Je organiseert onder meer catering, cursusteksten, zaalopstellingen en de verplaatsing van didactisch materiaal. Je volgt klantentevredenheid, opleidingssubsidies en Vlaams opleidingsverlof op. Je houdt relevante wijzigingen in de regelgeving bij, waakt over beslissingen van nieuwe opleidingen om tijdig aanvragen voor Vlaams Opleidingsverlof in te dienen en verstrekt hierover advies. Je ondersteunt de facturatie en boekhouding, waaronder het verwerken van facturen en het opvolgen van openstaande betalingen. Je voert administratieve taken uit voor het bestuursorgaan en de Algemene Vergadering (zoals opmaak rapporten, overzichtslijsten en dossiers). Je assisteert bij communicatie, zoals nieuwsbrieven, websiteberichten en sociale media. Je helpt bij het uitbouwen van een kwaliteitsvol klantenbestand en onderhoudt duurzame relaties met bedrijven, lesgevers en andere partners. Je kan projecten trekken in een snel veranderende context, doet proactief voorstellen in het kader van optimalisaties binnen de organisatie. Je werk nauw samen met de administratief coördinator in Limburg zodat jullie op termijn elkaars back-up kunnen zijn.

Profiel

Wie ben jij? Je beschikt over een uitstekende kennis van het Nederlands, zowel mondeling als schriftelijk. Je bent vriendelijk en behulpzaam aan het onthaal, maar kan je ook concentreren op administratief werk dat nauwkeurigheid vraagt. Je organiseert je werk zelfstandig, bewaart het overzicht wanneer plannen veranderen, denkt mee over verbeteringen en werkt taken tijdig af. Je communiceert helder en professioneel met cursisten, bedrijven, scholen en collega’s. Met vertrouwelijke informatie ga je discreet om. Je schakelt vlot bij dringende of wijzigende omstandigheden. Ervaring met opleidingsadministratie, facturatie of subsidieregelingen is een pluspunt.

Aanbod

Wat bieden wij? Leuke collega’s en een aangename werksfeer. Een gevarieerde functie met veel contacten, teamwerk en ruimte voor eigen initiatief. Een voltijds contract voor onbepaalde duur, jobbegeleiding, een competitief salarispakket in verhouding tot je kennis en ervaring, aangevuld met extralegale voordelen (o.a. groeps- en hospitalisatieverzekering, maaltijdcheques, …)