Administratief coördinator

Mercy Ships Belgium; Antwerpen; Hybride; EUR 28 000 - 39 000; Temps partiel

Avantages offerts par ce poste

Deeltijdste functie 20–26 uur/week

Kantoor in Antwerpen

Af en toe thuiswerk mogelijk

Résumé du poste

Mercy Ships België zoekt een Office & Administration Coordinator die kantoorprocessen optimaliseert en de directie ondersteunt. Je beheert dagelijkse taken, coördineert vrijwilligerswerk en zorgt voor een vlotte communicatie tussen teams en leveranciers.

De functie vereist NL-FR tweetaligheid en goede Engelse vaardigheden. Je werkt voornamelijk op kantoor in Antwerpen met af en toe thuiswerk mogelijk, en rapporteert aan de directeur.

Qualifications

• Enkele jaren relevante ervaring in office management, administratie of een vergelijkbare ondersteunende functie.
• Kennis van Nederlandse en Franse taal, plus Engels.
• Klant- en dienstverlenende instelling met aandacht voor nauwkeurigheid en discreet werken.

Responsabilités

• Beheer van dagelijkse kantoorwerking met autonomie, leveranciers en IT-vragen.
• Rapporteren aan de directeur en afstemmen van prioriteiten en knelpunten.
• Verzorgen van agenda’s, documenten en organisatorische taken.
• Coördineren van administratieve taken van vrijwilligers op kantoor of thuis.
• Toegankelijk zijn als aanspreekpunt voor collega’s, vrijwilligers, leveranciers en bezoekers.

Connaissances

Office management

Administratie

Directieondersteuning

Tweetalig NL-FR + Engels

Outils

Microsoft 365

Outlook

SharePoint (plus)

Description du poste

Mercy Ships België is op zoek naar een Office & Administration Coordinator

Mercy Ships zet ziekenhuisschepen in om mensen in Afrika toegang te geven tot veilige, gratis chirurgische zorg. Tegelijk werken we samen met lokale partners aan het duurzaam versterken van de gezondheidszorg, onder meer door opleiding, training en capaciteitsopbouw. Zo willen we niet alleen individuele levens veranderen, maar ook bijdragen aan structurele verandering in de gezondheidszorg.

Een sterke organisatie achter de schermen maakt meer impact vooraan mogelijk. Mercy Ships België is in groei en ontwikkeling. In ons kleine, warme team kennen collega’s elkaar goed en zijn de lijnen kort. Als Office & Administration Coordinator zorg jij ervoor dat collega’s, vrijwilligers en het team goed ondersteund worden en zich maximaal op onze missie kunnen richten. Je combineert breed office management met administratie, directieondersteuning en de coördinatie van kantoor- en thuisvrijwilligers.

Je houdt overzicht, denkt vooruit en pakt aan wat nodig is. Van agenda’s en afspraken tot verzekeringen, klassement, leveranciers, praktische IT-vragen en administratieve opvolging: jij zorgt dat collega’s kunnen rekenen op een goed georganiseerde werkplek en betrouwbare ondersteuning.

• Je beheert de dagelijkse kantoorwerking zelfstandig en met veel autonomie: van leveranciers en kantoorbenodigdheden tot klassement en praktische IT-vragen. Je brengt structuur aan, ziet wat nodig is en zorgt dat praktische en administratieve processen goed functioneren.
• Je rapporteert aan de directeur en stemt af over prioriteiten, voortgang, knelpunten en zaken die besluitvorming vragen. Daarnaast ondersteun je bij agenda’s, afspraken, bezoeken, documenten en uiteenlopende organisatorische taken.
• Je neemt een breed pakket administratieve taken op en bewaakt mee dat dossiers, deadlines en informatie correct worden opgevolgd.
• Je coördineert administratieve taken van vrijwilligers die op kantoor of van thuis uit werken.
• Je bent een toegankelijk aanspreekpunt voor collega’s, vrijwilligers, leveranciers en bezoekers en neemt waar nodig algemene telefoontjes mee op.

Wie zoeken we?

• Een zelfstandige en betrokken organisator die graag verantwoordelijkheid neemt, structuur brengt en oplossingen ziet. Je werkt nauwkeurig, discreet en servicegericht en voelt je thuis in een organisatie in ontwikkeling, waar niet alles vastligt en je zelf initiatief neemt.
• Je hebt enkele jaren relevante ervaring in office management, administratie of een vergelijkbare ondersteunende functie.
• Je bent tweetalig Nederlands-Frans en beschikt over een goede kennis van het Engels.
• Je werkt vlot met Microsoft 365, in het bijzonder Outlook, Word, Excel en Teams. Ervaring met SharePoint is een plus en je staat open voor efficiënte digitale werkwijzen.
• Je herkent je in de missie en waarden van Mercy Ships en kunt je verbinden met onze christelijk geïnspireerde identiteit.

Wat bieden wij?

• Een betekenisvolle en veelzijdige functie binnen een warme, internationale en missiegedreven organisatie. Je werkt in een klein team met korte lijnen, veel eigen verantwoordelijkheid en ruimte om mee te bouwen aan de verdere ontwikkeling van Mercy Ships België.
• Een centrale rol met zichtbare impact op de dagelijkse werking van Mercy Ships België, met ruimte om processen te verbeteren, je talenten breder in te zetten en jezelf verder te ontwikkelen.
• Een deeltijdse functie van 20 tot 26 uur per week, idealiter verspreid over vier of vijf dagen. Binnen de afgesproken werkdagen is enige flexibiliteit mogelijk, rekening houdend met de noden van het kantoor en het team.
• Je werkt bij voorkeur voornamelijk vanuit ons kantoor in Antwerpen; occasioneel thuiswerk is mogelijk wanneer de taken dit toelaten.
• Verloning volgens de geldende barema’s van PC 329.01, rekening houdend met erkende relevante anciënniteit. Voor het profiel dat we zoeken, verwachten we doorgaans een bruto maandloon van circa € 2.500 tot € 3.500 op voltijdse basis, pro rata volgens het deeltijdse werkregime.

Zo maak jij vanuit Antwerpen mee mogelijk dat Mercy Ships haar missie kan waarmaken.

Mercy Ships België wil een inclusieve en respectvolle werkplek zijn. We verwelkomen kandidaten op basis van hun talenten, ervaring en motivatie.