Administratief bediende SYNDIC - Zottegem

Interim Solutions; Zottegem; Sur place; EUR 28 000 - 36 000; Plein temps

Résumé du poste

Interim Solutions zoekt een administratief bediende syndic in Zottegem. Je beheert administratieve, financiële en organisatorische taken namens de syndicus voor mede-eigendommen en appartementen, met dagelijkse afstemming met leveranciers en bewoners.

Je fungeert als eerste aanspreekpunt voor mede-eigenaars en huurders, behandelt vragen via telefoon en e-mail en ondersteunt bij vergaderingen, jaarrekeningen en budgetten.

Qualifications

• Ervaring met administratieve ondersteuning in een kantooromgeving.
• Goede communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk.

Responsabilités

• Administratief beheer van appartementsgebouwen en dossiers.
• Voorbereiden van documenten voor vergaderingen.
• Beheren van contracten met leveranciers en dienstverleners.
• Aanspreekpunt voor mede-eigenaars, huurders en leveranciers.
• Opvolgen van vragen via telefoon en e-mail.
• Opvolgen van facturen, betalingen en budgetten.
• Inplannen en opvolgen van onderhouds- en herstellingswerken.
• Voorbereiden van algemene vergaderingen en notuleren waar nodig.

Connaissances

Administratie

Communicatie

Organisatie

Outils

Excel

Word

Description du poste

Voor een kantoor te Zottegem zijn we dringend opzoek naar een administratief bediende syndic.

Je bent verantwoordelijk voor het administratieve, financiële en organisatorische beheer van mede-eigendommen (appartementsgebouwen) namens de syndicus. De functie combineert administratie, klantencontact en coördinatie.

De taken zijn allround en zullen gevarieerd zijn:

Administratief beheer

• Opvolgen van dossiers van appartementsgebouwen.
• Voorbereiden van documenten voor algemene vergaderingen.
• Opstellen en versturen van verslagen en brieven.
• Beheren van contracten met leveranciers en dienstverleners.

Communicatie

• Aanspreekpunt voor mede-eigenaars, huurders en leveranciers.
• Beantwoorden van vragen via telefoon en e-mail.
• Opvolgen van meldingen en klachten.

Financiële opvolging

• Opvolgen van facturen en betalingen.
• Voorbereiden van afrekeningen en budgetten (vaak in samenwerking met een boekhouder).
• Controleren van kosten en offertes.

Technische coördinatie

• Inplannen en opvolgen van onderhouds- en herstellingswerken.
• Contact onderhouden met aannemers en technische firma's.
• Opvolgen van schadegevallen en verzekeringsdossiers.

Vergaderingen

• Voorbereiden van de algemene vergadering.
• Uitvoeren en opvolgen van de genomen beslissingen.
• Soms aanwezig zijn tijdens avondvergaderingen.