Strategische Assistenz der Geschäftsleitung

Gubelin Group; Lavamünd; Hybrid; EUR 45.000 - 60.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Gübelin Pensionskasse

Dienstalterszulagen

Zusätzliche Brückentage

Zusammenfassung

Gübelin sucht eine erfahrene Executive Assistant, die die Geschäftsleitung, das Senior Management sowie ausgewählte Gremien organisatorisch unterstützt. Sie sorgt für effiziente Abläufe, bereitet Entscheidungen, Sitzungen und Projekte professionell vor und nach.

Sie agiert als vertrauensvolle Schnittstelle zwischen Geschäftsleitung, Mitarbeitenden und externen Anspruchsgruppen, denkt vorausschauend, priorisiert Themen und kommuniziert klar, um Unternehmenswerte, Strategien und kulturelle

Qualifikationen

• Mehrjährige Berufserfahrung als Executive Assistant oder Personal Assistant.
• Stilsichere Deutschkenntnisse und sehr gute Englischkenntnisse.
• Hohe Eigeninitiative, selbstständige, zuverlässige Arbeitsweise.
• Sicherer Umgang mit MS 365 Anwendungen.

Aufgaben

• Organisation, Koordination und administrative Begleitung von Meetings auf Geschäftsleitungs- und Senior Management-Ebene.
• Erstellung von Protokollen, Entscheidungsgrundlagen, Präsentationen, Analysen und Managementunterlagen.
• Koordination und Nachverfolgung von Aufgaben, Entscheidungen und Maßnahmen aus Meetings, Projekten und Gremien.
• Unterstützung der Geschäftsleitung in organisatorischen, administrativen und bereichsübergreifenden Aufgabenstellungen.
• Unterstützung ausgewählter Führungskräfte im Korrespondenz- und E-Mail-Management sowie selbstständige Vorbereitung anspruchsvoller Kommunikationsthemen.
• Unterstützung der Geschäftsleitung in interner und externer Kommunikation, Verfassen von Korrespondenz und Sicherstellung eines effizienten Informationsflusses.
• Mitwirkung bei der Entwicklung von Richtlinien, Vorlagen, Präsentationen und Dokumentationen.
• Unterstützung bereichsübergreifender Projekte, organisatorischer Initiativen und Veränderungsvorhaben.
• Mitarbeit bei Compliance-, Audit-, Governance- und Dokumentationsthemen.
• Organisation und Begleitung von Workshops, Managementveranstaltungen und internen Anlässen.
• Weiterbildung im Bereich Organisation, Assistenz, Office Management, Projektkoordination oder Betriebswirtschaft.
• Mehrjährige Berufserfahrung als Executive Assistant, Personal Assistant, im Office Management.
• Sehr versierter Umgang mit Microsoft 365 (Outlook, Teams, PowerPoint, Word) und hohe digitale Affinität.

Kenntnisse

Organisationstalent

Meetingkoordination

Korrespondenzmanagement

Kommunikationsstärke

Microsoft 365

Outlook

Teams

PowerPoint

Word

Eigeninitiative

Vertraulichkeit

Tools

Microsoft 365

Outlook

Teams

PowerPoint

Word

Jobbeschreibung

Gübelin sucht eine erfahrene Executive Assistant, die die Geschäftsleitung, das Senior Management sowie ausgewählte Gremien organisatorisch unterstützt. Sie sorgt für effiziente Abläufe, bereitet Entscheidungen, Sitzungen und Projekte professionell vor und nach.

Sie agiert als vertrauensvolle Schnittstelle zwischen Geschäftsleitung, Mitarbeitenden und externen Anspruchsgruppen, denkt vorausschauend, priorisiert Themen und kommuniziert klar, um Unternehmenswerte, Strategien und kulturelle