Executive Assistant 100%

Gubelin Group; Lavamünd; Hybrid; EUR 45.000 - 60.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Gübelin Pensionskasse

Dienstalterszulagen

Zusätzliche Brückentage

Zusammenfassung

Gübelin sucht eine erfahrene Executive Assistant, die die Geschäftsleitung, das Senior Management sowie ausgewählte Gremien organisatorisch unterstützt. Sie sorgt für effiziente Abläufe, bereitet Entscheidungen, Sitzungen und Projekte professionell vor und nach.

Sie agiert als vertrauensvolle Schnittstelle zwischen Geschäftsleitung, Mitarbeitenden und externen Anspruchsgruppen, denkt vorausschauend, priorisiert Themen und kommuniziert klar, um Unternehmenswerte, Strategien und kulturelle

Qualifikationen

• Mehrjährige Berufserfahrung als Executive Assistant oder Personal Assistant.
• Stilsichere Deutschkenntnisse und sehr gute Englischkenntnisse.
• Hohe Eigeninitiative, selbstständige, zuverlässige Arbeitsweise.
• Sicherer Umgang mit MS 365 Anwendungen.

Aufgaben

• Organisation, Koordination und administrative Begleitung von Meetings auf Geschäftsleitungs- und Senior Management-Ebene.
• Erstellung von Protokollen, Entscheidungsgrundlagen, Präsentationen, Analysen und Managementunterlagen.
• Koordination und Nachverfolgung von Aufgaben, Entscheidungen und Maßnahmen aus Meetings, Projekten und Gremien.
• Unterstützung der Geschäftsleitung in organisatorischen, administrativen und bereichsübergreifenden Aufgabenstellungen.
• Unterstützung ausgewählter Führungskräfte im Korrespondenz- und E-Mail-Management sowie selbstständige Vorbereitung anspruchsvoller Kommunikationsthemen.
• Unterstützung der Geschäftsleitung in interner und externer Kommunikation, Verfassen von Korrespondenz und Sicherstellung eines effizienten Informationsflusses.
• Mitwirkung bei der Entwicklung von Richtlinien, Vorlagen, Präsentationen und Dokumentationen.
• Unterstützung bereichsübergreifender Projekte, organisatorischer Initiativen und Veränderungsvorhaben.
• Mitarbeit bei Compliance-, Audit-, Governance- und Dokumentationsthemen.
• Organisation und Begleitung von Workshops, Managementveranstaltungen und internen Anlässen.
• Weiterbildung im Bereich Organisation, Assistenz, Office Management, Projektkoordination oder Betriebswirtschaft.
• Mehrjährige Berufserfahrung als Executive Assistant, Personal Assistant, im Office Management.
• Sehr versierter Umgang mit Microsoft 365 (Outlook, Teams, PowerPoint, Word) und hohe digitale Affinität.

Kenntnisse

Organisationstalent

Meetingkoordination

Korrespondenzmanagement

Kommunikationsstärke

Microsoft 365

Outlook

Teams

PowerPoint

Word

Eigeninitiative

Vertraulichkeit

Tools

Microsoft 365

Outlook

Teams

PowerPoint

Word

Jobbeschreibung

AlsExecutive Assistant unterstützt du die Geschäftsleitung, das Senior Managementsowie ausgewählte Gremien in organisatorischen, administrativen undkoordinativen Aufgaben. Du sorgst für effiziente Abläufe, behältst komplexeThemen und Prioritäten im Überblick und stellst eine professionelle Vor- undNachbereitung von Entscheidungen, Sitzungen und Projekten sicher.

Indeiner Funktion agierst du als vertrauensvolle Schnittstelle zwischenGeschäftsleitung, Mitarbeitenden und externen Anspruchsgruppen. Du denkstvorausschauend, erkennst Prioritäten und Handlungsbedarf frühzeitig und sorgstdafür, dass relevante Themen, Informationen und Entscheidungen zur richtigenZeit die notwendige Aufmerksamkeit erhalten. Dabei bereitest du Informationenadressatengerecht auf, koordinierst und priorisierst Anliegen mit hoherEigenverantwortung und unterstützt die Geschäftsleitung durch proaktivesHandeln und ein ausgeprägtes Verständnis für geschäftliche Zusammenhänge.Gleichzeitig förderst du eine klare und transparente Kommunikation, stärkst diebereichsübergreifende Zusammenarbeit und trägst aktiv dazu bei, unsereUnternehmenswerte, Strategien und kulturellen Initiativen im Unternehmensichtbar und erlebbar zu machen.

• Organisation,Koordination und administrative Begleitung von Meetings, Sitzungen und Gremienauf Geschäftsleitungs-, Senior Management- und Verwaltungsratsebene
• Planungund Verwaltung wiederkehrender Meeting- und Gremienzyklen
• Erstellungvon Protokollen, Entscheidungsgrundlagen, Präsentationen, Analysen undManagementunterlagen
• Koordinationund Nachverfolgung von Aufgaben, Entscheidungen und Massnahmen aus Meetings,Projekten und Gremien
• Unterstützungder Geschäftsleitung und des Senior Managements bei organisatorischen,administrativen und bereichsübergreifenden Aufgabenstellungen
• Unterstützungausgewählter Führungskräfte im Korrespondenz- und E-Mail-Management sowieselbständige Vorbereitung und Bearbeitung anspruchsvoller Kommunikationsthemenin deren Auftrag
• Unterstützungder Geschäftsleitung und des Senior Managements in der internen und externenKommunikation, einschliesslich Aufbereitung komplexer Themenstellungen,Verfassen von Korrespondenz, Sicherstellung eines effizientenInformationsflusses sowie Kommunikation im Namen von Führungskräften gegenüberMitarbeitenden, Kunden, Geschäftspartnern und weiteren Anspruchsgruppen
• Mitwirkungbei der Entwicklung und Erstellung von Richtlinien, Organisationsunterlagen,Vorlagen, Präsentationen und Dokumentationen
• Unterstützungbei bereichsübergreifenden Projekten, organisatorischen Initiativen undVeränderungsvorhaben
• Mitarbeitbei Compliance-, Audit-, Governance- und Dokumentationsthemen
• Organisation undadministrative Begleitung von Workshops, Managementveranstaltungen und internenAnlässen
  
• Weiterbildungim Bereich Organisation, Assistenz, Office Management, Projektkoordination oderBetriebswirtschaft
• MehrjährigeBerufserfahrung als Executive Assistant, Personal Assistant, im OfficeManagement
• Sehrversierter Umgang mit Microsoft 365 (insbesondere Outlook, Teams, PowerPointund Word) sowie hohe digitale Affinität; erste Erfahrungen im Einsatz vonKI-gestützten Arbeitsmitteln sind von Vorteil
• AusgeprägteKommunikationsstärke sowie die Fähigkeit, Managemententscheide, Strategien undkomplexe Sachverhalte adressatengerecht aufzubereiten und für unterschiedlicheAnspruchsgruppen verständlich zu vermitteln
• Erfahrungin der Organisation und Koordination von Sitzungen, Veranstaltungen, Projektenoder Gremien
• StilsichereDeutsch- und sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• HoheEigeninitiative sowie eine selbständige, strukturierte und zuverlässigeArbeitsweise
• AusgeprägtesOrganisationsgeschick kombiniert mit einer hohen Dienstleistungs- undServiceorientierung
• VernetztesDenken sowie sehr gute Priorisierungs-, Planungs- und Koordinationsfähigkeiten
• ProfessionellesAuftreten, hohe Diskretion und ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein
• Flexibilität,Hands-on-Mentalität und Freude daran, in einem dynamischen Umfeldunterschiedlichste Themen parallel zu begleiten
  

Benefits

• Gübelin Pensionskasse
• Dienstalterszulagen
• Zusätzliche Brückentage
  

About Gübelin

Das Haus Gübelin ist ein Schweizer Familienunternehmen, das für seinen erlesenen und hochwertigen Schmuck, seine Edelsteinexpertise und als Anbieter einiger der begehrtesten Luxusuhrenmarken der Welt bekannt ist. Die innere und äussere Schönheit von Edelsteinen und Uhren ist eine wichtige Inspiration für das Unternehmen, das in seinen exklusiven Boutiquen an erstklassigen Standorten in der Schweiz und Hong Kong einen internationalen Kundenkreis betreut.Weitere Informationen über das Haus Gübelin als Arbeitgeberin finden Sie auf unserer Homepage