Strategic Project & Admin Coordinator

Hitachi, Ltd.; Guntramsdorf; Remote; EUR 39,000 - 47,000; Full time

Benefits offered by this job

Kostenlose Ladestationen für Elektro-🚗

Kostenfreie Parkmöglichkeiten

Frisches Obst und Mittagessen mit Essz

Job summary

Hitachi, Ltd. in Österreich sucht eine vielseitige Assistenz- und Backoffice-Schnittstelle zur Unterstützung von Führungskräften, Fachbereichen und Mitarbeitenden.

Sie optimieren Abläufe, koordinieren Projekte und gestalten Vorlagen sowie Dokumentationen für interne Prozesse. Sie bringen Organisationstalent, Serviceorientierung und eine strukturierte Arbeitsweise mit; idealerweise Erfahrung in einer ähnlichen Rolle und sicheren Präsentationsfähigkeiten.

Qualifications

• Erfahrung in einer Assistenz-, Koordinations- oder Backoffice-Funktion von Vorteil.
• Hohe Serviceorientierung sowie Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Fachbereichen.
• Sehr gute Kenntnisse in der Erstellung professioneller Präsentationen, Auswertungen und Dokumentationen.
• Strukturierte, genaue und zuverlässige Arbeitsweise mit ausgeprägtem Organisationstalent.
• Fähigkeit, Informationen aus verschiedenen Fachbereichen aufzubereiten und adressatengerecht darzustellen.

Responsibilities

• Projekt- und Management-Support: Unterstützung bei projektübergreifenden Auswertungen, KPI-Tracking, Reporting sowie Nachverfolgung von Maßnahmen und Aktionsplänen
• Abteilungsassistenz: Organisatorische und administrative Unterstützung der Führungskräfte und Fachbereiche im Tagesgeschäft
• Backoffice-Management: Unterstützung bei administrativen Abläufen, Termin- und Dokumentenmanagement sowie Koordination abteilungsübergreifender Aufgaben
• Erstellung von Vorlagen und Dokumentationen: Entwicklung, Standardisierung und Pflege von Präsentations-, Reporting- und Dokumentationsvorlagen zur Unterstützung effizienter Arbeitsabläufe
• Erarbeitung von Unterlagen in Zusammenarbeit mit Fachabteilungen: Erstellung, Aufbereitung und Abstimmung von Konzepten, Präsentationen, Auswertungen und Entscheidungsgrundlagen für interne und externe Stakeholder
• Unterstützung bei der Planung, Koordination und kontinuierlichen Optimierung des Einarbeitungsprozesses neuer Mitarbeitender zur Förderung einer erfolgreichen Integration ins Unternehmen
• Erstellung und Pflege von Onboarding- und Schulungsunterlagen: Entwicklung, Aktualisierung und Bereitstellung relevanter Dokumentationen, Leitfäden und Informationsmaterialien
• Kompetenz- und Weiterbildungsmanagement: Organisation, Nachverfolgung und Dokumentation von internen und externen Schulungsmaßnahmen sowie Unterstützung bei Qualifikations- und Zertifizierungsprogrammen
• Mitarbeiter- und Teamentwicklung: Unterstützung bei Maßnahmen zur Förderung der Mitarbeiterzufriedenheit, Mitarbeiterbindung und Teamkultur sowie Organisation von Workshops und Teamevents
• Prozess- und Datenmanagement: Erstellung, Pflege und Analyse relevanter Kennzahlen sowie Unterstützung bei der Digitalisierung, Standardisierung und kontinuierlichen Verbesserung administrativer Prozesse
• Unterstützung bei organisatorischen und administrativen Abläufen, insbesondere Datenmanagement sowie bei der laufenden Pflege von Unterlagen und Prozessen
• Unterstützung bei HR- und Recruiting-Aktivitäten: Koordination von Bewerbungsgesprächen, Vorbereitung von Unterlagen sowie Begleitung administrativer Personalprozesse

Skills

Organisationstalent

Serviceorientierung

Präsentationen erstellen

Dokumentation

Koordination

Job description

Hitachi, Ltd. in Österreich sucht eine vielseitige Assistenz- und Backoffice-Schnittstelle zur Unterstützung von Führungskräften, Fachbereichen und Mitarbeitenden.

Sie optimieren Abläufe, koordinieren Projekte und gestalten Vorlagen sowie Dokumentationen für interne Prozesse. Sie bringen Organisationstalent, Serviceorientierung und eine strukturierte Arbeitsweise mit; idealerweise Erfahrung in einer ähnlichen Rolle und sicheren Präsentationsfähigkeiten.