SSC-Mitarbeiter*in der Studienservicestelle Kunstgeschichte

University of Vienna; Wien; Hybrid; EUR 28,000 - 34,000; Full time

Benefits offered by this job

Flexible Arbeitszeiten

Remote-Arbeit möglich

Teilzeit möglich

Fortbildung

Gute Verkehrsanbindung

Job summary

Universität Wien sucht eine SSC-Mitarbeiterin der Studienservicestelle Kunstgeschichte (40 Historisch-Kulturwissenschaftliche Fakultät). Die Stelle ist befristet bis 10.09.2027 mit 28 Wochenstunden.

Hauptaufgaben sind Lehrveranstaltungs- und Prüfungsverwaltung, Pflege des Vorlesungsverzeichnisses und Organisation von Studienkonferenzen. Sie arbeiten eigenverantwortlich, serviceorientiert und kommunizieren sicher auf Deutsch und Englisch.

Qualifications

• Abschluss Matura oder gleichwertig.
• Erfahrung in organisatorischen Tätigkeiten und im Umgang mit Menschen.
• Kenntnisse gängiger EDV-Programme (MS Office, insbesondere Excel).
• Erfahrung mit universitären Verwaltungsabläufen und CMS-Systemen (TYPO3, Wiki, doxis, Wordpress).

Responsibilities

• Unterstützung der Studienprogrammleitung in der Lehrkoordination.
• EDV-unterstützte Administration von Lehrveranstaltungen und Prüfungen.
• Pflege des Vorlesungsverzeichnisses und Organisation von Studienkonferenzen.
• Bearbeitung von Anerkennungensanträgen inkl. Bescheidausstellung.
• Verwaltung des elektronischen Anmeldesystems (Lehrveranstaltungen, Prüfungen).
• Informationsfluss an Lehrende und Studierende sicherstellen.

Skills

Organisationsfähigkeiten

Teamfähigkeit

Kundenorientierung

Kommunikationsfähigkeit

MS Office

Excel

Education

Matura oder gleichwertiger Abschluss

Tools

TYPO3

u:space

i3v

Wiki

doxis

Wordpress

Job description

An der Universität Wien arbeiten rund 11.000 Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Ca. 3000 davon haben vielfältige administrative Aufgaben und unterstützen damit exzellente Forschung und Lehre.

Wir suchen eineneine SSC-Mitarbeiterin der Studienservicestelle Kunstgeschichte (40 Historisch-Kulturwissenschaftliche Fakultät). Beginndatum: 08.11.2026 | Stundenausmaß: 28 | Einstufung KV:

• 54 VwGr. IIIa | Befristung bis: 10.09.2027. Die Stelle ist eine Ersatzkraft (Karenzvertretung).

Wenn Sie Freude an der Administration von Prozessen im Bildungsbereich haben, dann heißen wir Sie in unserem Team herzlich willkommen. Bei uns arbeiten Menschen, die mit ihrer Arbeit etwas Sinnvolles für die Gesellschaft leisten wollen und gemeinsame Ziele verfolgen – in einem offenen Miteinander, der nötigen Freiheit und Professionalität sowie hohem Selbstanspruch.

Ihr persönlicher Wirkungsraum

Das StudienServiceCenter der Historisch-Kulturwissenschaftlichen Fakultät ist eine Serviceeinheit für Lehrende und Studierende und steht im Schnittpunkt verschiedener am Studien- und Lehrwesen beteiligter Einrichtungen. Die ausgeschriebene Stelle ist an der StudienServicestelle Kunstgeschichte angesiedelt und dient der Unterstützung der zuständigen Studienprogrammleitungen (SPL) im Bereich der Lehr- und Prüfungsverwaltung.

Das machen Sie konkret

• Unterstützung der Studienprogrammleitung in der Lehrkoordination und EDV-unterstützten Administration von Lehrveranstaltungen und Prüfungen der Studienrichtung Kunstgeschichte (Bachelor- und Masterstudien) inkl. der Pflege des Vorlesungsverzeichnisses und der Organisation/Protokollierung von Studienkonferenzen
• Kontrolle von Prüfungspässen für den Studienabschluss
• Betreuung des elektronischen Anmeldesystems (Lehrveranstaltungen, Prüfungen)
• Bearbeitung von Anerkennungensanträgen inkl. Bescheidausstellung
• Spezieller Fokus auf Lehramt neu: Eintragung und Kontrolle von Anerkennungen gemäß Anerkennungverordnung (Umstieg Lehramt neu), Kontrolle und Versendung von Abschlussdokumenten (SSC)
• Sicherstellung des Informationsflusses an Lehrende und Studierende (Aussendungen, Homepage)
• Support der Lehrenden bei organisatorischen Fragen
• Beratung der Studierenden im Zusammenhang mit der Studienorganisation und bei curricularen Fragen
• Redaktion der Homepage (CMS der Universität Wien: TYPO3)

Das gehört zu Ihrer Persönlichkeit

Sie haben Matura oder einen gleichwertigen Abschluss.

Sie Verfügen Über

• berufliche Erfahrung in organisatorischen und administrativen Tätigkeiten sowie im Umgang mit Menschen
• Erfahrung mit gängigen EDV-Programmen (MS Office, besonders Excel, Adobe Acrobat)
• einschlägige Erfahrungen im Bildungsbereich und in der Koordination von Geschäftsprozessen, insbesondere Erfahrung mit universitären Verwaltungsabläufen und mit der an der Universität Wien eingesetzten Verwaltungssoftware (i3v, u:space) sowie im Umgang mit Content-Management Systemen (TYPO3, Wiki, doxis, Wordpress)

Sie arbeiten eigenverantwortlich, strukturiert und genau, sind durchsetzungsfähig, serviceorientiert und versiert im sprachlichen Ausdruck in Deutsch und Englisch und verfügen über eine hohe soziale und kommunikative Kompetenz.

Ihr besonderer Arbeitsstil

Sie arbeiten gerne eigenverantwortlich und strukturiert, sind serviceorientiert und finden gerne Lösungen. Sie sind einTeamplayerin und haben eine hohe soziale und kommunikative Kompetenz.

Das bieten wir Ihnen

• Work-Life-Balance: flexible Arbeitszeiten, Möglichkeit zu Remote-Arbeit, im gegenseitigen Einvernehmen auch gerne in Teilzeit
• Inspirierendes Arbeitsklima: Teil eines engagierten Teams mit diversem universitären Background, in einer lockeren Arbeitsumgebung
• Gute öffentliche Anbindung: Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar
• Interne Weiterbildung: laufende Möglichkeit, Kompetenzen zu vertiefen; umfangreiches, kostenfreies Kursangebot
• Faires Gehalt: Grundgehalt von EUR 2.759,2 (erhöht sich bei Anrechnung von Berufserfahrungen)
• Gleiche Chancen für alle

Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.