Koordinator*in Forschungsverbund Data Science @ Universität Wien

University of Vienna; Wien; Hybrid; EUR 39,000 - 48,000; Full time

Benefits offered by this job

Flexible Arbeitszeiten

Remote-Arbeit möglich

Interne Weiterbildung

Gute öffentliche Anbindung

Job summary

Universität Wien sucht eine koordinierende Fachkraft im Forschungsverbund Data Science. Sie betreuen administrative Belange, übernehmen Budgetkontrollen und unterstützen Lehr- sowie Forschungsaktivitäten.

Sie arbeiten eng mit dem Dekanat der Fakultät für Informatik sowie der Leitung des Forschungsverbunds Data Science zusammen. Neben Organisationstalent sind sichere Deutsch- und Englischkenntnisse sowie Erfahrung in der Verwaltung von Vorteil.

Qualifications

• Abgeschlossenes Hochschulstudium (Bachelor-Niveau).
• Berufserfahrung im Office-Management, idealerweise im universitären Umfeld.
• Ausgezeichnete Deutschkenntnisse (C2) und gute Englischkenntnisse (C1).
• Hohe Organisations- und Kommunikationsfähigkeit.

Responsibilities

• Unterstützung der wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen bei administrativen Belangen.
• Budgetabwicklung und Kontrolle der Einnahmen/Ausgaben.
• Personal-/Reiseverwaltung inkl. Einstellungen, Freistellungen, Krankenstand.
• Termin-/Meeting-Organisation, Events und Tagungen vorbereiten.
• Enger Ansprechpartner für interne/externe Schnittstellen; Korrespondenz führen.

Skills

Office-Management

Organisationsfähigkeit

Kommunikationsfähigkeit

Teamfähigkeit

Serviceorientierung

Selbstständiges Arbeiten

Education

Abgeschlossenes Hochschulstudium (Bachelor-Niveau)

Tools

MS Office (Excel, PowerPoint)

Job description

An der Universität Wien arbeiten rund 11.000 Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Davon sind rund 7.700 in der Wissenschaft und Lehre beschäftigt, weitere 3.000 in der Administration und Organisation.

Data Science @ Universität Wien ist ein Forschungsverbund der Universität Wien und fungiert als zentrale Plattform für sämtliche Aktivitäten im Bereich Data Science. Der Verbund repräsentiert das breite Spektrum der Data Science in seiner gesamten fachlichen Vielfalt und bündelt international ausgewiesene Expertise in Informatik, Mathematik und Statistik sowie in zahlreichen Anwendungsfeldern. Unser Ziel ist es, Forschende unterschiedlicher Disziplinen zusammenzubringen, um gemeinsam zentrale Herausforderungen dieses dynamischen und sich stetig weiterentwickelnden Feldes zu bearbeiten. Ausgangspunkt unserer Arbeit sind insbesondere konkrete Anwendungsprobleme, deren Lösung die Entwicklung innovativer methodischer Ansätze erfordert.

Die Stelle ist angesiedelt am Dekanat der Fakultät für Informatik, betreuend ist jedoch der Forschungsverbund Data Science. Die Ausschreibung der Stelle erfolgt für ein Jahr befristet (mit Option auf unbefristete Verlängerung bei gegenseitigem Einvernehmen).

Ihr persönlicher Wirkungsraum

Als Koordinator*in im Forschungsverbund befassen Sie sich mit dem gesamten operativen Bereich der Einrichtung und bilden die Schnittstelle zwischen allgemeinem und wissenschaftlichem Personal sowie zur Leitung des Forschungsverbunds.

Das machen Sie konkret

• Sie unterstützen die wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen bei allen administrativen Belangen.
• Sie sind eigenverantwortlich für die Budgetabwicklung zuständig und kontrollieren die laufenden Einnahmen und Ausgaben.
• Sie übernehmen die Personal-/Reiseverwaltung (Vorbereitung von Einstellungen, Freistellungen, Krankenstands- und Abwesenheitsmanagement, etc.).
• Sie organisieren und koordinieren Termine/Meetings, Events, sowie Tagungen und bereiten Sitzungen vor.
• Sie sind zentraler Ansprechpartnerin und übernehmen die englisch- und deutschsprachige Korrespondenz mit allen Schnittstellen (team-intern, universitär, Projektpartner*innen, etc.).
• Organisation und Sicherstellung der Kommunikationsstruktur für die in- und externe Kommunikation stehen dabei im Mittelpunkt.
• Sie aktualisieren regelmäßig die Website, erstellen Newsletter und Grafiken (Posters, Banners, Templates) und pflegen die Social-Media-Kanäle.
• Sie dokumentieren laufende Forschungs- und Lehrtätigkeiten und sind verantwortlich für das gesamte Berichtswesen des Forschungsverbundes (z.B. Wissensbilanz).
• Sie betreuen die Masterstudierenden unserer drei Studiengänge und unterstützen die Lehrenden bei der Organisation des Lehrplans.
• Sie arbeiten eng mit der zweiten administrativen Unterstützung zusammen, um reibungslose Arbeitsabläufe zu gewährleisten.
• Sie begleiten die Anfragen der Studienbewerber*innen und der angehenden Studierenden.
• Sie optimieren die Geschäftsprozesse in der Verwaltung.
• Sie verschaffen sich einen Überblick über die Förderungslandschaft und betreiben systematisches Monitoring der scientific community in Hinblick auf die forschungsstrategische Planung.

Das gehört zu Ihrer Persönlichkeit

• Abgeschlossenes Hochschulstudium (zumindest Bachelor-Niveau).
• Berufserfahrung im Office-Management (vorzugsweise im wissenschaftlichen/universitären Kontext).
• Flexible Arbeitsweise und Freude an neuen Herausforderungen bzw. Fähigkeit im Umgang mit sich ändernden Anforderungen.
• Ausgezeichnete Deutschkenntnisse (C2) und sehr gute Englischkenntnisse (mind. C1).
• Ausgeprägte Organisations-, Koordinations- und Kommunikationsfähigkeit.
• Außerordentliche Serviceorientierung.
• Belastbarkeit, Teamfähigkeit, Durchsetzungsfähigkeit, Flexibilität, Konfliktfähigkeit sowie Fähigkeit und Bereitschaft zu selbständigem, eigenverantwortlichem Handeln.
• Kenntnisse in Grafikdesign (Flyer-, Massmailer-, Website-Gestaltung).
• Sicherer Umgang mit Social Media (Mastodon, BlueSky).
• Sehr gute MS Office Kenntnisse (insb. Excel und PowerPoint).

Darüber hinaus wünschenswert wären

• Erfahrung im Projekt- bzw. Prozessmanagement.
• Erfahrung im Umgang mit i3v, SAP, Content Management Systemen (z.B. Typo 3).
• Bereitschaft zur Weiterbildung.
• Kenntnisse der universitären Strukturen und Abläufe bzw. Erfahrung in der universitären Verwaltung sind von Vorteil.
• Erste Erfahrungen in der Erstellung und Anwendung von AI/AI Agents.

Das bieten wir Ihnen

• Work-Life-Balance: Sie haben flexible Arbeitszeiten und können auch remote arbeiten, im gegenseitigen Einvernehmen auch gerne in Teilzeit.
• Inspirierendes Arbeitsklima: Sie sind Teil eines engagierten Teams mit diversem universitären Background, in einer lockeren Arbeitsumgebung.
• Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz in 1090 Wien ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.
• Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen. Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot.
• Faires Gehalt: Das Grundgehalt von EUR 3.131,30 (14x jährlich) erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.
• Gut informiert in den neuen Job starten: Der Welcome Compass unterstützt Sie bei Ihrem Start an der Universität Wien und Ihrem Ankommen in Wien.
• Gleiche Chancen für alle: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team!

Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.

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