Anwendungsbetreuer*in Bewerbungsmanagement

University of Vienna; Wien; Hybrid; EUR 30.000 - 36.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Flexible Arbeitszeiten

Remote-Arbeit nach Absprache

Interne Weiterbildung

Gutes öffentliches Verkehrsanbindung

Geregeltes Gehaltssystem

Zusammenfassung

Die Universität Wien sucht eine*n Mitarbeiter*in zur fachlichen Anwendungsbetreuung von apte NG, dem Bewerbungsmanagementsystem für PhD-Kandidatinnen. Sie konfigurieren Ausschreibungen, Formulare und Workflows, unterstützen Anwenderinnen in Deutsch und Englisch, und verantworten die Übergabe erfolgreicher Kandidat*innen in nachgelagerte Systeme.

Sie arbeiten eng mit Doktoratsschulen, Fakultäten, der Zentralverwaltung, dem Zentralen IT-Dienst und dem Hersteller Valucon zusammen.

Qualifikationen

• Fachliche Anwendungsbetreuung von apte NG: Konfiguration von Ausschreibungen, Formularen, Workflows und Benutzer*innenrechten
• Support für Anwenderinnen auf Deutsch und Englisch, inkl. Erstellung von Anleitungen und Schulungsunterlagen
• Übergabe der Daten erfolgreicher Kandidat*innen an nachgeschaltete interne Systeme
• Fehleranalyse, Abstimmung mit dem Hersteller und dem Zentralen Informatikdienst sowie Testen neuer Releases
• Weiterentwicklung des Systems und der Prozesse, Dokumentation in Confluence und Aufgabenverwaltung in Jira

Aufgaben

• Fachliche Anwendungsbetreuung von apte NG: Konfiguration von Ausschreibungen, Formularen, Workflows und Benutzerrechte
• Support für Anwenderinnen auf Deutsch und Englisch, inkl. Erstellung von Anleitungen und Schulungsunterlagen
• Verantwortung für die Übergabe der Daten erfolgreicher Kandidat*innen an interne Systeme der Studierendenverwaltung
• Fehleranalyse und Abstimmung mit Hersteller (Valucon) und dem Zentralen Informatikdienst, Testen neuer Releases
• Mitarbeit an der Weiterentwicklung des Systems und der Prozesse, Dokumentation in Confluence und Jira
• Stakeholder-Kommunikation und vereinzelt Veranstaltungsorganisation

Kenntnisse

Prozessverständnis

Stakeholder-Kommunikation

Teamarbeit

Umgang mit personenbezogenen Daten

Englische Sprachkenntnisse

Ausbildung

Matura / Reifeprüfung

Tools

Confluence

Jira

Jobbeschreibung

Im Team Reporting und Digitale Services der Dienstleistungseinrichtung Forschungsservice und Nachwuchsförderung ist eine Stelle zu besetzen. Sie ist vorerst auf ein Jahr befristet; eine Übernahme in ein unbefristetes Arbeitsverhältnis ist vorgesehen bzw. möglich.

Stundenausmaß: 20 | Einstufung KV:

• 54 VwGr. IIIa

Ihr persönlicher Wirkungsraum

Sie sind die zentrale Ansprechperson für das Bewerbungsmanagementsystem apte NG, mit dem die Universität Wien die Auswahl von PhD-Kandidatinnen abwickelt. Sie betreuen die Anwendung fachlich, konfigurieren Ausschreibungen und Formulare und verantworten zentrale Schritte im Recruiting-Prozess, von der Ausschreibung bis zur Übergabe erfolgreicher Kandidaten in die nachgelagerten Systeme. Dabei arbeiten Sie eng mit Doktoratsschulen, Fakultäten, der zentralen Verwaltung der Universität sowie dem Zentralen Informatikdienst und der Herstellerfirma der Software zusammen.

Das machen Sie konkret

• Fachliche Anwendungsbetreuung von apte NG: Konfiguration von Ausschreibungen, Formularen, Workflows und Benutzer*innenrechten
• Support für Anwenderinnen (Doktoratsschulen, Bewerberinnen und weitere Prozessbeteiligte) auf Deutsch und Englisch, inkl. Erstellung von Anleitungen und Schulungsunterlagen
• Verantwortung für die Übergabe der Daten erfolgreicher Kandidat*innen an nachgeschaltete interne Systeme für die Studierendenverwaltung
• Fehleranalyse, Abstimmung mit dem Hersteller (Valucon) und dem Zentralen Informatikdienst sowie Testen neuer Releases
• Mitarbeit an der Weiterentwicklung des Systems und der Prozesse, Dokumentation in Confluence und Aufgabenverwaltung in Jira
• Stakeholder-Kommunikation sowie vereinzelt Veranstaltungsorganisation

Das gehört zu Ihrer Persönlichkeit

• Reifeprüfung
• Erfahrung in der Betreuung oder Konfiguration webbasierter Anwendungen (idealerweise Bewerbungsmanagement-, Campus- oder HR-Systeme)
• Ausgeprägtes Prozessverständnis und Freude daran, Abläufe digital abzubilden
• Sorgfältiger Umgang mit personenbezogenen Daten; Kenntnisse der DSGVO von Vorteil
• Erfahrung mit Atlassian Confluence und Jira von Vorteil
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Kenntnisse der Strukturen und Abläufe an Universitäten oder Forschungseinrichtungen von Vorteil

Ihr besonderer Arbeitsstil

Sie arbeiten eigenverantwortlich, genau und strukturiert, erklären Technisches verständlich und behalten auch bei vielen Anfragen den Überblick. Sie sind serviceorientiert, lösungsorientiert und arbeiten gerne im Team.

Das bieten wir Ihnen

• Work-Life-Balance: flexible Arbeitszeiten und Möglichkeit zum Remote-Arbeiten im gegenseitigen Einvernehmen
• Inspirierendes Arbeitsklima: Teil eines engagierten Teams mit diversem universitären Background
• Gute öffentliche Anbindung
• Interne Weiterbildung: umfangreiches, kostenfreies Kursangebot zur Vertiefung der Kompetenzen
• Faires Gehalt: Grundgehalt von EUR 2.759,20 (Vollzeit), Erhöhung bei Anrechnung von Berufserfahrung
• Gleiche Chancen für alle

Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Sie strebt eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordert daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.