Sachbearbeiter_in

Mental Health Group; Wien; Hybrid; EUR 31.000 - 37.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Gleitzeit/Homeoffice

Weiterbildungsmöglichkeiten

Betriebliche Gesundheitsförderung

Internationales Arbeitsumfeld

Gute Verkehrsanbindung

Familienfreundliches Umfeld

Zusammenfassung

mdw – Universität für Musik und darstellende Kunst Wien sucht ab Januar 2027 eine/n Sachbearbeiter/in im International Office. Die Stelle umfasst 40 Wochenstunden mit einem unbefristeten Anteil und einem befristeten Anteil bis Dezember 2027, mit Verlängerungsoption.

Zu den Aufgaben gehören die administrative Abwicklung von Mobilitätsprogrammen und Stipendien nach EU-Richtlinien, Betreuung von Studierenden, Stipendienberechnung, Korrespondenz in Deutsch/Englisch, Budgetkontrolle und Datenpflege.

Qualifikationen

• Matura oder gleichwertige Eignung ist erforderlich.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift; weitere Sprachen von Vorteil.
• Sehr gute IT-Kenntnisse im Office-Bereich (Word, Excel, PowerPoint) sowie Erfahrung mit Datenbanken (Mobility Online) und CMS-Systemen.
• Interkulturelle Kompetenz, schnelle Auffassungsgabe, Hands-on-Mentalität, Selbstständigkeit, Genauigkeit, Flexibilität, Teamgeist und soziale Kompetenz.
• Erfahrungen mit ERASMUS+ und Mobilitätsprogrammen wünschenswert.
• Verwaltungserfahrung im universitären Umfeld von Vorteil.
• Zahlenaffinität von Vorteil.
• Erfahrung im Backoffice von Vorteil.

Aufgaben

• administrative Abwicklung von Mobilitätsprogrammen und Stipendien nach EU Richtlinien und internen Vorgaben
• administrative und serviceorientierte Betreuung von Studierenden (vorrangig Kurzzeitmobilitäten, Stipendien und internationale Projekte)
• Stipendienberechnung, Veranlassung von Auszahlungen und Budgetkontrolle
• Korrespondenz (Deutsch/Englisch) mit Studierenden, Lehrenden und Partnerinstitutionen
• Verfassen und Versand von internen und externen Aussendungen und Ausschreibungen
• Erfassung und Aktualisierung von Daten und Informationen (Datenbanken, Websites, Social Media)
• Unterstützung des Teams bei der Organisation von internationalen mdw-Projekten
• klassische Assistenztätigkeiten im Backoffice

Kenntnisse

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Office IT-Kenntnisse

Datenbanken (Mobility Online)

CMS-Systeme

Hands-on-Mentalität

Selbstständigkeit

Genauigkeit

Flexibilität

Teamgeist

Soziale Kompetenz

Interkulturelle Kompetenz

ERASMUS+-Erfahrung

Verwaltungserfahrung im universitärenU

Zahlenaffinität

Backoffice-Erfahrung

Ausbildung

Matura oder gleichwertige Eignung

Tools

Word

Excel

PowerPoint

Mobility Online

CMS-Systeme

Jobbeschreibung

In der Organisationseinheit International Office der mdw – Universität für Musik und darstellendeKunst Wien ist ab Januar 2027 eine Stelle als

Sachbearbeiter_in

zu besetzen.

Beschäftigungsausmaß: 40 Wochenstunden
Vertrag: 20 WStd. unbefristet, 20 WStd. befristet bis Ende Dezember 2027 mit Option aufVerlängerung.
Mindestentgelt: Gem. Kollektivvertrag beträgt das monatliche Bruttoentgelt bei 40 WStd.€ 3.005,25 (Verwendungsgruppe 20h IIIb Grundstufe, 20h IIIa Grundstufe). Bei anrechenbarenVorerfahrungen ist die Einreihung in eine höhere Qualifikationsstufe und ein entsprechend höheresEinstiegsgehalt möglich.

Die mdw – Universität für Musik und darstellende Kunst Wien zählt international zu den führenden undrenommiertesten Ausbildungsstätten für Künstler_innen, Wissenschaftler_innen und Musikpädagog_innen. Mitrund 3.000 Studierenden aus etwa 70 Nationen steht sie für Exzellenz, Vielfalt und gelebteInternationalität.

Das International Office unterstützt Studierende, Lehrende und Mitarbeiter_innen der mdw bei internationalenMobilitäten, Stipendien und Kooperationen und trägt damit wesentlich zur internationalen Vernetzung undInternationalisierung der Universität bei. Für die administrative Abwicklung und serviceorientierteBetreuung im Bereich der internationalen Mobilitätsprogramme sucht das International Office eine_nengagierte_n Sachbearbeiter_in.

Anstellungserfordernisse:

• Matura oder gleichzuhaltende Eignung
• sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift, weitere Sprache/n von Vorteil

Gewünschte Qualifikationen:

• sehr gute IT-Kenntnisse im Office-Bereich (Word, Excel, PowerPoint etc.) und Erfahrung in der Arbeitmit Datenbanken (Mobility Online von Vorteil) und CMS-Systemen erwünscht
• Sensibilität für interkulturelle Belange, schnelle Auffassungsgabe, „Hands-on-Mentalität“,Selbstständigkeit, Genauigkeit, Flexibilität, Teamgeist sowie hohes Maß an sozialer Kompetenz undKommunikationsfähigkeit
• Erfahrungen mit ERASMUS+ und Mobilitätsprogrammen wünschenswert
• Erfahrung in Verwaltungstätigkeiten im universitären Umfeld von Vorteil
• Zahlenaffinität von Vorteil
• Erfahrung im Backoffice von Vorteil

Aufgaben:

• administrative Abwicklung von Mobilitätsprogrammen und Stipendien nach EU Richtlinien und internenVorgaben
• administrative und serviceorientierte Betreuung von Studierenden (vorrangig Kurzzeitmobilitäten,Stipendien und internationale Projekte (IN.TUNE, Global Conservatoire))
• Stipendienberechnung, Veranlassung von Auszahlungen und Budgetkontrolle
• Korrespondenz (Deutsch/Englisch) mit Studierenden, Lehrenden und Partnerinstitutionen
• Verfassen und Versand von internen und externen Aussendungen und Ausschreibungen
• Erfassung und Aktualisierung von Daten und Informationen (Datenbanken, Websites, Social Media etc.)
• Unterstützung des Teams bei der Organisation von internationalen mdw-Projekten (Reisebuchungen,Catering, Einholen von Angeboten etc.)
• klassische Assistenztätigkeiten im Backoffice

Ende der Bewerbungsfrist:

28. Oktober 2026

Wir bieten:

• ein flexibles Arbeitszeitmodell (Möglichkeit von Gleitzeit und Homeoffice)
• sehr gute Weiterbildungsmöglichkeiten
• umfangreiches Angebot der betrieblichen Gesundheitsförderung
• die Möglichkeit, an einer der weltweit führenden Kunstuniversitäten in einem internationalen unddiversen Arbeitsumfeld mit einer Vielfalt an spannenden Kulturveranstaltungen mitzuwirken
• gute Erreichbarkeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln (Wien Mitte: U3/U4 sowie div. S-BahnVerbindungen)
• familienfreundliches Umfeld

Die mdw – Universität für Musik und darstellende Kunst Wien achtet als Arbeitgeberin aufGleichbehandlungaller qualifizierten Bewerber_innen unabhängig von Geschlecht, Geschlechtsidentität, sexueller Orientierung,ethnischer Zugehörigkeit, Religion, Weltanschauung, Alter oder Behinderung.

Die Universität strebt eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen, künstlerischen undallgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordert daher qualifizierteFrauen ausdrücklich zur Bewerbung auf.

Sich bewerbende Personen haben keinen Anspruch auf Abgeltung von Reise- und Aufenthaltskosten, die aus Anlassdes Aufnahmeverfahrens entstehen.

Die Rektorin:Ulrike Sych