International Office Sachbearbeiter/in – Mobilität & Stipendien

Mental Health Group; Wien; Hybrid; EUR 31,000 - 37,000; Full time

Benefits offered by this job

Gleitzeit/Homeoffice

Weiterbildungsmöglichkeiten

Betriebliche Gesundheitsförderung

Internationales Arbeitsumfeld

Gute Verkehrsanbindung

Familienfreundliches Umfeld

Job summary

mdw – Universität für Musik und darstellende Kunst Wien sucht ab Januar 2027 eine/n Sachbearbeiter/in im International Office. Die Stelle umfasst 40 Wochenstunden mit einem unbefristeten Anteil und einem befristeten Anteil bis Dezember 2027, mit Verlängerungsoption.

Zu den Aufgaben gehören die administrative Abwicklung von Mobilitätsprogrammen und Stipendien nach EU-Richtlinien, Betreuung von Studierenden, Stipendienberechnung, Korrespondenz in Deutsch/Englisch, Budgetkontrolle und Datenpflege.

Qualifications

• Matura oder gleichwertige Eignung ist erforderlich.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift; weitere Sprachen von Vorteil.
• Sehr gute IT-Kenntnisse im Office-Bereich (Word, Excel, PowerPoint) sowie Erfahrung mit Datenbanken (Mobility Online) und CMS-Systemen.
• Interkulturelle Kompetenz, schnelle Auffassungsgabe, Hands-on-Mentalität, Selbstständigkeit, Genauigkeit, Flexibilität, Teamgeist und soziale Kompetenz.
• Erfahrungen mit ERASMUS+ und Mobilitätsprogrammen wünschenswert.
• Verwaltungserfahrung im universitären Umfeld von Vorteil.
• Zahlenaffinität von Vorteil.
• Erfahrung im Backoffice von Vorteil.

Responsibilities

• administrative Abwicklung von Mobilitätsprogrammen und Stipendien nach EU Richtlinien und internen Vorgaben
• administrative und serviceorientierte Betreuung von Studierenden (vorrangig Kurzzeitmobilitäten, Stipendien und internationale Projekte)
• Stipendienberechnung, Veranlassung von Auszahlungen und Budgetkontrolle
• Korrespondenz (Deutsch/Englisch) mit Studierenden, Lehrenden und Partnerinstitutionen
• Verfassen und Versand von internen und externen Aussendungen und Ausschreibungen
• Erfassung und Aktualisierung von Daten und Informationen (Datenbanken, Websites, Social Media)
• Unterstützung des Teams bei der Organisation von internationalen mdw-Projekten
• klassische Assistenztätigkeiten im Backoffice

Skills

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Office IT-Kenntnisse

Datenbanken (Mobility Online)

CMS-Systeme

Hands-on-Mentalität

Selbstständigkeit

Genauigkeit

Flexibilität

Teamgeist

Soziale Kompetenz

Interkulturelle Kompetenz

ERASMUS+-Erfahrung

Verwaltungserfahrung im universitärenU

Zahlenaffinität

Backoffice-Erfahrung

Education

Matura oder gleichwertige Eignung

Tools

Word

Excel

PowerPoint

Mobility Online

CMS-Systeme

Job description

mdw – Universität für Musik und darstellende Kunst Wien sucht ab Januar 2027 eine/n Sachbearbeiter/in im International Office. Die Stelle umfasst 40 Wochenstunden mit einem unbefristeten Anteil und einem befristeten Anteil bis Dezember 2027, mit Verlängerungsoption.

Zu den Aufgaben gehören die administrative Abwicklung von Mobilitätsprogrammen und Stipendien nach EU-Richtlinien, Betreuung von Studierenden, Stipendienberechnung, Korrespondenz in Deutsch/Englisch, Budgetkontrolle und Datenpflege.