Sachbearbeiter_in (40 WStd.)

mdw - University of Music and Performing Arts Vienna; Wien; On-site; EUR 31,000 - 41,000; Full time

Benefits offered by this job

Gleitzeit

Homeoffice

Weiterbildungsmöglichkeiten

Betriebliche Gesundheitsförderung

Internationales Arbeitsumfeld

Job summary

mdw – Universität für Musik und darstellende Kunst Wien sucht ab Januar 2027 eine engagierte Sachbearbeiter_in im International Office. Die Position umfasst die administrative Abwicklung von Mobilitätsprogrammen und Stipendien nach EU-Richtlinien sowie die serviceorientierte Betreuung von Studierenden und Lehrenden.

Sie bringen sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse, IT-Kenntnisse im Office-Bereich sowie Erfahrung mit Mobility Online und CMS-Systemen mit.

Qualifications

• Matura oder gleichwertige Eignung ist erforderlich.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Versierte IT-Kenntnisse im Office-Bereich und Erfahrungen mit Datenbanken bzw. CMS-Systemen sind wünschenswert.

Responsibilities

• Administrativen Abwicklung von Mobilitätsprogrammen und Stipendien nach EU-Vorgaben.
• Betreuung von Studierenden vorrangig Kurzzeitmobilitäten, Stipendien und Projekte.
• Stipendienberechnung, Auszahlungen veranlassen und Budgetkontrolle.
• Korrespondenz mit Studierenden, Lehrenden und Partnerinstitutionen (DE/EN).
• Verfassen und Versand von internen/externen Ausschreibungen.
• Datenpflege in Datenbanken, Websites und Social Media.
• Unterstützung des Teams bei Organisation internationaler mdw-Projekte.
• klassische Assistenztätigkeiten im Backoffice.

Skills

Office‑Kenntnisse

Datenbanken (Mobility Online)

CMS-Systeme

Interkulturelle Kompetenz

Englische Sprachkenntnisse

Education

Matura oder Gleichwertige Eignung

Tools

Mobility Online

CMS-Systeme

Job description

In der Organisationseinheit International Office der mdw – Universität für Musik und darstellende Kunst Wien ist ab Januar 2027 eine Stelle als

Sachbearbeiter_in

Beschäftigungsausmaß: 40 Wochenstunden
Vertrag: 20 WStd. unbefristet, 20 WStd. befristet bis Ende Dezember 2027 mit Option auf Verlängerung.
Mindestentgelt: Gem. Kollektivvertrag beträgt das monatliche Bruttoentgelt bei 40 WStd. €3.005,25 (Verwendungsgruppe 20h IIIb Grundstufe, 20h IIIa Grundstufe). Bei anrechenbaren Vorerfahrungen ist die Einreihung in eine höhere Qualifikationsstufe und ein entsprechend höheres Einstiegsgehalt möglich.

Die mdw – Universität für Musik und darstellende Kunst Wien zählt international zu den führenden und renommiertesten Ausbildungsstätten für Künstler_innen, Wissenschaftler_innen und Musikpädagog_innen. Mit rund 3.000 Studierenden aus etwa 70 Nationen steht sie für Exzellenz, Vielfalt und gelebte Internationalität.

Das International Office unterstützt Studierende, Lehrende und Mitarbeiter_innen der mdw bei internationalen Mobilitäten, Stipendien und Kooperationen und trägt damit wesentlich zur internationalen Vernetzung und Internationalisierung der Universität bei. Für die administrative Abwicklung und serviceorientierte Betreuung im Bereich der internationalen Mobilitätsprogramme sucht das International Office eine_n engagierte_n Sachbearbeiter_in.

Anstellungserfordernisse:

• Matura oder gleichzuhaltende Eignung
• sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift, weitere Sprache/n von Vorteil

Gewünschte Qualifikationen:

• sehr gute IT-Kenntnisse im Office-Bereich (Word, Excel, PowerPoint etc.) und Erfahrung in der Arbeit mit Datenbanken (Mobility Online von Vorteil) und CMS-Systemen erwünscht
• Sensibilität für interkulturelle Belange, schnelle Auffassungsgabe, „Hands-on-Mentalität“, Selbstständigkeit, Genauigkeit, Flexibilität, Teamgeist sowie hohes Maß an sozialer Kompetenz und Kommunikationsfähigkeit
• Erfahrungen mit ERASMUS+ und Mobilitätsprogrammen wünschenswert
• Erfahrung in Verwaltungstätigkeiten im universitären Umfeld von Vorteil
• Zahlenaffinität von Vorteil
• Erfahrung im Backoffice von Vorteil

Aufgaben:

• administrative Abwicklung von Mobilitätsprogrammen und Stipendien nach EU Richtlinien und internen Vorgaben
• administrative und serviceorientierte Betreuung von Studierenden (vorrangig Kurzzeitmobilitäten, Stipendien und internationale Projekte (IN.TUNE, Global Conservatoire))
• Stipendienberechnung, Veranlassung von Auszahlungen und Budgetkontrolle
• Korrespondenz (Deutsch/Englisch) mit Studierenden, Lehrenden und Partnerinstitutionen
• Verfassen und Versand von internen und externen Aussendungen und Ausschreibungen
• Erfassung und Aktualisierung von Daten und Informationen (Datenbanken, Websites, Social Media etc.)
• Unterstützung des Teams bei der Organisation von internationalen mdw-Projekten (Reisebuchungen, Catering, Einholen von Angeboten etc.)
• klassische Assistenztätigkeiten im Backoffice

Ende der Bewerbungsfrist:

28. Oktober 2026

wir bieten:

• ein flexibles Arbeitszeitmodell (Möglichkeit von Gleitzeit und Homeoffice)
• sehr gute Weiterbildungsmöglichkeiten
• umfangreiches Angebot der betrieblichen Gesundheitsförderung
• die Möglichkeit, an einer der weltweit führenden Kunstuniversitäten in einem internationalen und diversen Arbeitsumfeld mit einer Vielfalt an spannenden Kulturveranstaltungen mitzuwirken
• gute Erreichbarkeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln (Wien Mitte: U3/U4 sowie div. S-Bahn Verbindungen)
• familienfreundliches Umfeld

Die mdw – Universität für Musik und darstellende Kunst Wien achtet als Arbeitgeberin auf Gleichbehandlung aller qualifizierten Bewerber_innen unabhängig von Geschlecht, Geschlechtsidentität, sexueller Orientierung, ethnischer Zugehörigkeit, Religion, Weltanschauung, Alter oder Behinderung.

Die Universität strebt eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen, künstlerischen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordert daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf.

Sich bewerbende Personen haben keinen Anspruch auf Abgeltung von Reise- und Aufenthaltskosten, die aus Anlass des Aufnahmeverfahrens entstehen.

Der hier angeführte Text entspricht dem im Mitteilungsblatt kundgemachten rechtsverbindlichen Ausschreibungstext (§ 20 Abs 6 Z 10 Universitätsgesetz).