Programmassistenz ERINNERN:AT (m/w/d)

OeAD GmbH; Wien; Hybrid; EUR 15,000 - 18,000; Part time

Benefits offered by this job

Homeoffice möglich

Flexible Arbeitszeiten

Weiterbildungsmöglichkeiten

Job summary

OeAD GmbH in Wien sucht eine:n Administrative:n Mitarbeiter:in für das Office Management im Programm ERINNERN:AT. Sie unterstützen das Team in büroorganisatorischen Aufgaben, fungieren als Schnittstelle zur Finanz- und Personalabteilung und betreuen den Mail- und Posteingang.

Zu Ihren Aufgaben gehören Datenbank- und Statistikpflege, Inventarisierung, Veranstaltungsorganisation und Terminkoordination. Wir bieten 20 Wochenstunden, flexible Arbeitszeiten inklusive Homeoffice und

Qualifications

• Matura oder abgeschlossene Ausbildung als Bürokaufmann/-frau oder vergleichbare Qualifikation.
• Berufserfahrung im Office Management ist vorteilhaft.
• Sehr gute Deutschkenntnisse (C2) und gute Englischkenntnisse (B2).
• Sehr sorgfältige Arbeitsweise bei Tabellen, Listen, Abrechnungen.

Responsibilities

• Schnittstelle zwischen Projektteams und Finanz- & Personalabteilung.
• Bearbeitung des Rechnungsein- und -ausgangs sowie telefonische Anfragen.
• Betreuung von Mail- und Posteingang sowie interner/externer Korrespondenz.
• Pflege von Datenbanken und Statistiken.
• Unterstützung bei Inventarisierung & Publikationen.
• Organisatorische Unterstützung interner Meetings und Workshops.
• Terminkoordination und -vorbereitung für die Bereichsleitung.
• Ansprechpartner: Datenschutz und Qualitätsmanagement.

Skills

MS Office

Office-Management

Teamfähigkeit

Serviceorientierung

Proaktivität

Education

Matura oder Bürokaufmann/-frau

ähnliche kaufmännische Qualifikation

Tools

MS Office

Job description

Sie möchten in einem zukunftsorientierten Unternehmen arbeiten? Sie begeistern sich für Bildung, Wissenschaft, Forschung und Kultur? Erasmus+, Digitalisierung, Stipendienprogramme, Kultur- und Wissenschaftsvermittlung und Bildungskooperation klingen für Sie spannend? Dann sind Sie bei uns richtig!

Wir sind der OeAD, Österreichs Agentur für Bildung und Internationalisierung. Mit über 404 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiternberaten, fördern und vernetzen wir Menschen und Institutionen in Österreich, Europa und internationalen Schwerpunktländern

In der Abteilung Bildung und Gesellschaft ist das vom OeAD durchgeführte Programm zum Lehren und Lernen über Nationalsozialismus und Holocaust ERINNERN:AT angesiedelt. Das Programm setzt sich auf internationaler, nationaler sowie lokaler Ebene für die österreichische Erinnerungspädagogik und deren Weiterentwicklung ein. Ein Schwerpunkt liegt dabei auf der Organisation und Durchführung von Lehrer:innenfortbildungen zu den Themen Holocaust, Nationalsozialismus und Antisemitismus. Darüber hinaus entwickelt und verbreitet der Bereich Lernmaterialien und vermittelt Zeitzeuginnen und Zeitzeugen der NS-Zeit an Schulen. Nähere Informationen zum Programm finden Sie unter https://www.erinnern.at/.

Das erwartet Sie

• Sie unterstützen das Team in sämtlichen büroorganisatorischen und administrativen Angelegenheiten.

• Sie bilden die Schnittstelle zwischen den Projektteams und der Finanz- und Personalabteilung und sind für den Rechnungsein- und -ausgang zuständig.

• Sie sind erste Anlaufstelle für telefonische Anfragen und betreuen den internen und externen Mail- und Postein- und -ausgang.

• Sie kümmern sich um die Betreuung von Datenbanken und Statistiken.

• Sie sind für die laufende Inventarisierung zuständig sowie die Erfassung von themenspezifischen Publikationen.

• Bei internen Sitzungen, Veranstaltungen und Workshops unterstützen Sie das Team organisatorisch.

• Sie unterstützen die Bereichsleitung bei der Terminkoordination und -vorbereitung.

• Sie sind Ansprechperson für das Qualitätsmanagement im OeAD sowie für den Datenschutz.

Das bringen Sie mit

• Sie verfügen über Matura, eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Bürokauffrau/-mann oder eine andere vergleichbare Qualifikation.

• Eine einschlägige Berufserfahrung im Office Management ist von Vorteil.

• Sie bringen sehr gute MS-Office-Kenntnisse mit.

• Genauigkeit, vor allem im Umgang mit Tabellen/Listen/Zahlen und Abrechnungen, ist Ihnen besonders wichtig.

• Sie haben sehr gute Deutsch- (Level C2, GER) und gute Englischkenntnisse (Level B2, GER).

• Sie haben Interesse an Bildung und den von ERINNERN:AT vermittelten Themen.

• Sie sind teamfähig, serviceorientiert sowie engagiert, kommunikativ und proaktiv.

• Sie sind bereit, gelegentliche Dienstreisen (z.b. jährliche Mitwirkung bei der Lehrer/innenfortbildung "Zentrales Seminar") innerhalb Österreichs anzutreten.

Das bieten wir Ihnen

• Es erwartet Sie eine abwechslungsreiche, anspruchsvolle Tätigkeit im Ausmaß von 20 Wochenstunden und mit einem Gehalt ab EUR 1.507,30 brutto/Monat (Überzahlung je nach einschlägiger Berufserfahrung).

• Ein Arbeitsbeginn ist ab sofort möglich.

• Nach einer Einarbeitungszeit wird ein unbefristetes Dienstverhältnis angestrebt.

• Durch unser Gleitzeitsystem sowie die Möglichkeit zum Homeoffice wird Ihnen ein flexibles Arbeiten ermöglicht.

• Laufende interne und externe Weiterbildungsmöglichkeiten unterstützen Ihre Entwicklung im OeAD.

• Im Rahmen der betrieblichen Gesundheitsförderung können Sie diverse Angebote nutzen (z.b. Yoga, Rückentraining, Gesundheitsvorträge, frisches Obst).

• Das Büro befindet sich in zentraler Lage in Wien und ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln gut erreichbar.

• Nach der Einarbeitungszeit können Sie das Jobticket beantragen.

Vielfalt, Inklusion und Chancengerechtigkeit sind uns besonders wichtig. Wenn Sie diese Werte mit uns teilen, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung!